浅谈信息化在高职院校档案管理中的应用

郭登权

【摘要】随着信息社会和档案事业的发展，档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。本文从高职院校档案信息化的重要性和档案信息化管理存在的问题等就高职院校档案信息化应用途径进行了分析。

【关键词】高职院校 档案 信息化

在高职院校档案管理中，通过应用信息网络技术，可以有效提升档案管理的有效性，不仅能够为用户提供便捷的查询通道，还能提供科学的决策依据。高职院校档案管理包括党群行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等档案资料，涉及学校管理的方方面面。面对这些日益繁杂的档案资料，传统档案管理办法存在一定局限性，档案管理信息化的应用有利于提升工作效率。

1 高职院校档案管理信息化的重要性

1.1档案管理的繁杂和社会发展的需要。在高职院校的档案工作中，规范档案管理的过程，应用信息网络技术，可以将促进高校各类信息资源的分类管理，用户登录就能查到所需资料，在信息化管理发展和普及的过程中，通过档案行政管理部门的组织规划，能够确保档案管理的合理性，更好地利用现代化的网络技术、信息化技术的支持。通过转变传统实体档案管理方式，将大量的档案信息通过有序的归类整理进行存储，将纸质档案转化为电子档案，使档案的整理与调取更加便捷。

1.2信息化管理可以提升档案管理水平。传统以纸质为基础的档案信息管理，由于内容多样，加之重视度不足，人手不够，档案管理质量不高。但是通过应用网络技术，管理人员将信息档案记录到计算机中，按照程序系统和软件操作流程，档案信息自动归类到不同的文件夹中，不仅方便提取，而且还能保障信息的永久存储。高职院校档案管理信息化的重要性还体现在业务领域，尤其是学生的学籍档案资料的管理，对学生的入学、成绩、纪律、转学、休假、毕业资格和学位证书等方面进行记录和审核等。

1.3 信息化有利于提升档案管理的使用效率。借助网络进行更加广泛的传递分享，也减少了传统管理模式下应用档案不便捷而导致的档案资源闲置。信息化网络最大的一个特点就是存储功能强大，因此在档案规范化管理中应用网络信息技术，可以无限存储形式各类的档案资源，只要几个命令，档案信息就能按照年份和资源类型自动分类，方便管理的同时，也为校内外相关人员的调取提供了便利。同时，对于一些即时性的公开性文件，还能在最短的时间内促进共享，大大提升档案资源的使用效率。

2 高职院校档案信息化管理存在的问题

2.1档案信息化建设的观念落后。在高职院校中部分领导对档案管理工作没有引起足够重视，档案管理人员创新意识不强，采用相对落后的传统管理方式，档案管理的制度不完善以及缺少足够的人力等问题。没有充分开发信息化档案的软件，阻碍了建设信息化档案的发展。另一方面，高职院校的招生规模越来越大，逐步增加了管理档案的任务。但在实际中的档案管理中，各部门没有专业的人员负责管理档案，院校档案工作又无检查，需要移交才临时进行整理，表现得很混乱，过于被动的档案管理工作，其应有的作用也就无法发挥出来。

2.2档案管理人员信息化水平有待提高。在管理档案的过程中，传统的档案管理做法仍然存在，并且部分管理人员在思想上对档案的利用不够重视，只注重保管，在档案管理的人员当中，年齡相对年轻的人员对于信息化管理接受能力较强，而一些较大年龄、更新知识层次过慢的人员则比较排斥信息化的管理方式，不肯对其传统的管理方式进行转变，尽管他们工作经验丰富，或者是具备了某个高级的专项技能职称，却无法高效地学习计算机网络技术，对高校建设信息化的档案产生了阻碍。当前，在高职院校管理档案的人员中，很少有专门学计算机与档案学的，没有培训过专业化的档案管理，缺少专业的管理档案的知识，因此信息化的档案管理也就受到了制约。

2.3档案信息化管理设施相对缺乏。在高职院校中，档案管理的设施简陋，使得信息化档案管理的发展受到了阻碍。在软件条件上，使用较落后的软件去管理档案，使得在实际的工作中无法产生较高的效率，信息化的档案管理的优势也就无法良好地呈现出来。在硬件条件上，有相当一部分的高职院校在管理档案中，使用配置较落后的设备设施，因此只能进行常规的档案管理。在高职院校建设信息化档案管理的过程中，造成最大影响的因素就是落后的软硬件条件以及缺乏足够的投入资金。

3 高职院校档案管理中信息技术的应用途径

3.1强化档案管理的信息化建设意识。高职院校档案管理过程，对于信息技术的应用，需要将传统管理模式的转变作为前提条件，正确树立档案管理意识，同时加大管人员信息化建设重视力度。首先，高职院校对档案管理需要正确认识。。其次，加强资金投入，档案管理的信息化建设通常需要花费资金。高职院校应该根据档案管理信息化建设需求，以实现专项资金的设立。管理的贯彻落实，应该利用管理流程的规范建立、管理人员工作职责的确定等方式，对相关工作内容进行具体落实，确保档案管理工作更加规范化。

3.2提升管理人员信息技术应用能力。实现信息技术有效应用，在进行高职院校的档案管理时，应该将提升管理人员信息技术能力作为基础，若是管理人员缺少技术能力，直接会影响管理系统发挥其效应。对此，高职院校档案管理人员自身需要不断加强综合能力，积极参加相关技能培训，以此提高管理人员的计算机技术能力。此外，高职院校还应该加强高素质、高能力人才的选拔，通过有计划的纳入优秀人才，且满足应用型与复合型需求，从而做好档案管理工作，实现信息技术的高效运用。

3.3强化档案信息的安全保障。档案管理过程中，由于信息技术具备高效性与快捷性特点，同时存在安全漏洞与问题，例如：在构建信息化档案管理系统时，经常会发生档案信息丢失、泄密等现象;版本更新不可读或不兼容等，均会导致其出现损坏，并对高职院校造成较大损失。因此，在实际档案管理工作中，高职院校需要针对可能出现意外情况做好相应准备，对计算机加密功能进行档案资料性加密，同时进行档案使用权限合理设置，以此提高其安全性。另外，在对档案资料进行使用和保密时，除了需要保证安全性要求之外，还应该为其操作、使用提供便利，从而实现信息技术在高职档案管理中的应用。

参考文献：

[1]喻念念.浅析信息技术在高职院校档案管理工作中的应用[J].人才资源开发，2016（16）

[2]李云霞.高职院校人事档案管理的信息技术应用研究[J].办公室业务，2014（15）