董事会秘书，究竟是谁的秘书

高红梅

董事会秘书是谁的秘书

《中华人民共和国公司法》规定，股东（大）会由全体股东组成，是公司的权力机构。《上市公司股东大会规则》规定，董事会、监事会不仅应当向股东大会报告上一年度的工作情况，董事、监事、高级管理人员还应就股东的质询做出解释和说明。2018年，修订后的《上市公司治理准则》在2012年版基础上增加了条款，规定上市公司设董事会秘书作为高级管理人员。然而，近来却发生了在上市公司股东大会上，因部分股东的权利未能受到董事会秘书充分尊重引起关注的事例，公司董事会秘书也为自己在股东大会上质疑“小股东”参会意图的不当言论公开道歉。不免让人产生疑问，上市公司的董事会秘书负责投资者关系管理，作为公司高级管理人员，本应接受股东质询，为什么会违背公司治理理念、逾越公司治理规则质疑权力机构的组成者？

另一方面，在公司治理违规和信息披露失范案件中，董事会秘书都是证券监督管理部门、证券交易所重点处罚、惩戒对象，近年来随着证券监管加强，因职业风险非常大，常被称为高危职业。以中国证券监督管理委员会公开的行政处罚书为例，2019年6月以来，在处罚对象涉及上市公司的行政处罚书中，董事会秘书无一幸免，全部同时出现在处罚对象之列。如2019（57）号、2019（58）号、2019（60）号、2019（61）号、2019（65）号行政处罚书处罚了5位董事会秘书，其中2位为代行董事秘书之职。据检索、统计上海证券交易所公布的监管信息公开数据显示，2019年上半年近90次纪律处分、监管措施中，有约40次涉及董事会秘书，占比为45%左右。然而，在公司治理实践中，董事会秘书经常面临处理股东（大）会、董事会、监事会、经理层关系的问题，也受到无法及时、准确获得公司重要信息的制约。不可否认，在许多公司治理违规案例中，主要的根源在于董事会秘书在公司治理机制中的定位、职权不明确，导致公司对外部监管规则的合规管理工作薄弱。投资者关系不仅影响公司的公众形象，更是公司在资本市场表现的晴雨表，决定公司的融资能力。勘正董事会秘书的定位误区，是董事会秘书任职人员保证职业安全和职业发展的需要，更是公司治理机制有效运行，促进公司健康发展的要求。

从目前公司治理的现状来看，解决董事会秘书职责不明确、履职难等问题，需要从公司治理法律规范角度解读设立董事会秘书制度的初衷和根源，充分理清以下几组主要关系：一是董事会秘书与董事长的关系，二是董事会秘书与董事会的关系，三是董事会秘书与股东的关系。

不是董事长的秘书

认为董事会秘书就是董事长的秘书，这是董事会秘书定位误区产生最早的一种观念。时至今日，无论是在公司内部，还是对外交往中，公司董事会秘书被认为是董事长秘书的情景还会发生。甚至有一些公司的董事会秘书也会认为自己的岗位是董事长秘书，把主要精力用于服务于董事长的会议、行程等日常工作事务。这一误区的危害非常大，毫无疑问，如果公司内部将董事会秘书定位于董事长的秘书，在聘任任职人员时通常会认为只要具有行政、文秘专业和有日常事务服务特长的人即可担任董事会秘书职务，而不会将公司治理、证券、财务管理等专业知识和股东、董事会、监事会等治理机构的综合协调能力作为选任要求。基于这种选择方向产生的董事会秘书，必然很难胜任董事会秘书的核心职责，或是极易将工作重心转移到为董事长日常事务服务，忽视本应履行公司治理的核心职责。以董事长个人为核心的公司管理机制与股东会、董事会、监事会等治理机构的民主治理具有天壤之别，公司治理疏漏、违规是这一认识误区的必然结果。

然而，即使追溯到20世纪90年代公司制度初建期，也从没有关于董事会秘书是董事长秘书的任何误导性规定。1994年，《国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》正式在境外募集股份及上市的股份有限公司中引入了董事会秘书制度，明确规定董事会秘书是公司高级管理人员。此后，证券监督管理委员会等机构据此颁布了《到境外上市公司章程必备条款》《境外上市公司董事会秘书工作指引》等规范中全面完善了董事会秘书制度，对董事会秘书的地位、主要任务、任职资格、职权范围和法律责任等进行了系统规定。2005年《中华人民共和国公司法》修订时正式将董事会秘书制度确立为境内上市公司的法定制度，上市公司设立董事会秘书为高级管理人员，规定了董事会秘书广泛承担着维护公司治理机构有效运行的管理职责，并非为董事长个人履职提供服务支撑的岗位。

不仅是董事会的秘书

单从字面上看，把董事会秘书视为董事会的秘书，似乎顺理成章。但是，事实上，从法律规范规定的董事会秘书职责和董事会秘书在公司治理中实际需要承担的职责来看，董事会秘书的管理职责也不仅限于为保障董事会运行。如果董事会秘书仅将自己定位为董事会的秘书，也会一叶障目，疏忽或怠慢股东（大）会、监事会等其它治理机构的职能，不利公司治理机制的良好运行，也很难及时、完整获得信息披露涉及的信息。如《上市公司治理准则》第二十八条第一款规定：上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备及文件保管、公司股東资料的管理、办理信息披露事务、投资者关系等事宜。从董事会秘书的职责方面说，董事会秘书的职责包括但不限于为董事会运行事务管理，还需负责董事会职权范围外的股东大会职权事务的服务和管理工作。此外，由于现行法律法规未明确规定监事会运行保障机构，在未设置监事会日常办事机构的公司，董事会秘书通常还应承担保障监事会有效履职的功能。

《上市公司治理准则》第二十八条第二款规定：董事会及其他高级管理人员应当支持董事会秘书的工作，任何机构及个人不得干预董事会秘书的正常履职行为。虽然从现行法律规定的任职程序方面说，董事会秘书由董事会聘任、决定薪酬或解聘。但在法律职责上，董事会秘书不仅是董事会的秘书，既要对董事会负责，也需为股东（大）会、监事会提供议事保障。

不仅是“大股东”的秘书

依据《中华人民共和国公司法》和其它公司治理规则的规定，股东（大）会是公司的权力机构，董事会由股东（大）会选任的董事组成，监事会由股东（大）会选任的监事组成。另一方面，表面上，即使在累积投票制下，持股比较多的“大股东”对董事会组成人选的决定权依然很大，而董事会秘书是由董事会选任的，“大股东”投票选任的董事在董事会的投票权影响着董事会秘书的任职。所以，人们容易产生一种误解，即董事会秘书需要听命于“大股东”，是“大股东”的秘书。对于那些持股比例较低，在股东（大）会的表决上发挥不了决定作用的“小股东”，难免有些公司的董事会秘书会置之不理，甚至出言不逊。但是，这一误区也必须勘正，否则将会严重影响公司治理的水平，进而损害投资者关系，从长远方面看，会对公司的持续、长期股权融资造成不良影响，制约公司的发展。

在实行分权模式的公司治理机制下，每个治理机构都是独立的法定机构，股东（大）会、董事会、监事会之间不存在隶属和领导关系，彼此独立存在并依法定程序各自行使职权。股东（大）会按照表决规则选举产生董事，组成董事会之后，所有的董事都需对公司和包括“小股东”在内的全体股东负责，而不是定向地向提名或表决同意选举自己的某个股东。毫无疑义，董事会秘书一经董事会聘任，就需全面履行法律規范规定的全部职责，而非履行与聘任自己的董事会相关的职责，更不是看似可以间接决定自己能否任职的“大股东”的专有秘书。公司和董事会秘书都有必要充分认识到，股东法律权利平等，股东权利的差异是基于股权数量和表决规则而产生的表决影响力的客观差异，并不是股权多寡的实质差别。董事会秘书应该尊重所有股东，保障法律赋予股东的平等权利，不能将股东划分为三六九等，使公司治理行为违规失范。给予每一个股东同等的尊重，保障每一个股东平等获得信息，既是董事会秘书职业素养的体现，更是董事会秘书的法定职责。

是负责公司治理合规管理的“公司的秘书”

那么，董事会秘书究竟是谁的秘书，应该具有什么权责？肇始于到境外发行股份并上市的公司，从某种程度上说明，董事会秘书制度是在借鉴境外公司制度的基础上产生并发展的。可以分析境外相关制度的具体规定和运行经验，以资借鉴，明确董事会秘书的定位，发挥董事会秘书在公司治理实务中的真正作用。

从设立渊源和现行法律规范规定的主要职责来看，董事会秘书制度类似英国、美国、新加坡等英美法系公司法律中普遍设立的公司秘书制度。英美法系公司法律中并没有董事会秘书制度，但在董事会中心主义的公司治理机制下，许多英美法系法律规定公司秘书由董事会聘任。美国标准公司法规定公司秘书应代表公司签署发行股份、修改章程、合并、解散等重要事项的文档。由于历史原因，我国香港公司条例也实行公司秘书制度，规定有限公司注册时必须登记公司秘书事项，并赋予公司秘书广泛的公司代表权，例如：规定公司秘书和董事都有权签署需要公司认证的文件或议事程序记录;公司招股时，和董事都有权做出需呈交核证的文件副本，或书面授权代理人做出。帮助公司建立及维持稳健、有效的管治框架，制定风险管理及内部监控系统，在决策过程中向董事会及高级管理人员提供合规建议等都是香港交易所上市公司秘书的主要职责。我国澳门商法典在借鉴中创新了公司秘书制度，将公司秘书与股东会、行政管理机关、监事会或独任监事并列为一个法定的公司机关。股份有限公司、有10名及10名以上股东的公司、发行债券的公司、公司资本额等超过一定限额的公司，必须设有公司秘书。作为一个独立的公司机关，澳门公司秘书拥有证明、审核、签字等法定权利，有签署、认证、送交议事记录、登记簿册、公司章程和相关决议的权责。中央企业华润（集团）有限公司也曾将公司秘书制度援用于合规管理实务中，在各个业务单元的法律管理体系中设立公司秘书机构，发挥公司秘书在公司治理合规管理方面的职能，提升公司管治的能力与水平。

从现行法律对董事会秘书的权利、职责规定看，董事会秘书的法律定位、法定职能与法定公司秘书制度中的公司秘书如同一辙，是主要负责公司治理合规管理的“公司的秘书”。公司要依法合规运行，达致良好治理的状态，董事会秘书要出色履行工作职责，保证职业安全，都需谨记，作为依据法律法规设定的机关或岗位，“公司的秘书”对公司负责，具有以下两个核心职能：首先，负责与董事会、经营层、股东、外部监管机构进行沟通并协调它们之间的沟通，而不是“大股东”、董事会或某个职位的专属秘书;其次，统一负责公司规范运作，保证公司遵守关于公司组织、运行等方面的监管规则，包括招股规则、上市规则、治理规则等，保障董事会等公司治理机构的工作程序合法合规。香港交易所董事及董事会指引列示的公司秘书职责就充分明确了定位：为企业管治及其它监管合规事宜的主要顾问，董事会与管理层、发行人与股东、发行人与监管机构之间重要的沟通渠道。很多上市公司治理案例都已反映出，董事会秘书定位、职责不明确或是履职不力公司治理就会违规失范，公司和董事会秘书都需为此承担证券监管机构处罚等不利后果。所以，一方面，公司应该为董事会秘书依法依规履职提供内部资源保障;另一方面，从职业安全和职业道德计，董事会秘书也应储备公司治理、财务管理、投资者关系等方面的相关法律专业知识，摒弃为董事长个人服务，仅为公司董事会、“大股东”服务等错误观念，严格以法律法规、公司章程等外部、内部规则为工作依据，保障公司治理依法合规运行，做一个公司治理的合规管理者。

作者系中国政法大学破产法与企业重组研究中心研究员