航天企业档案数字化外包的档案质量和信息安全风险分析和对策

原 月，熊 瑶，王红军

(北京临近空间飞行器系统工程研究所 信息技术室，北京 100076)

大数据时代，档案管理由实体管理阶段进入信息管理阶段，档案数字化成为实现馆藏传统载体档案信息化的主要方式和数字档案馆建设的重要内容，数字化项目在各行各业迅速推广开来。档案数字化外包服务因其在提升效率、节约成本等方面的优势成为许多企业的最佳选择。档案数字化外包是指承包方(数字化加工公司)利用计算机技术对发包方(档案机构或部门)的纸质档案、音像档案、缩微档案等进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘、固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。

1 航天企业档案数字化外包的背景原因

1.1 价值需求

航天档案完整记录了我国航天事业六十多年的成长足迹与发展脉络，凝聚着几代航天科技人的心血，是极具利用价值和长久保存价值的科考资料和宝贵的国家信息资产，对其进行数字化有利于档案的长久保存和价值利用的最大化。

1.2 利用需求

航天行业自动化、数字化和信息化水平的急速发展和提升需要档案利用突破时空限制，更加便捷、高效和多元。档案数字化将传统“死档案”变成可以在网络上自由流动的“活信息”，可以更好满足企业对档案信息的利用需求。

1.3 现实需求

我国航天事业发展六十余年来，形成累积了数百万卷册的珍贵档案。这些档案总量多，类型杂，部分档案历时久远、状况堪忧，其数字化工作对人力配备和设备配置的要求高，由企业档案部门自主加工的难度大、成本高，将其外包不失为一种优化选择。

2 航天企业档案数字化外包的风险分析

风险管理思维在西方国家重要工业部门的管理中得到广泛反映，它们采取制定项目风险管理手册等形式，强化对过程风险的管控，使这种方法更加科学、规范和系统[1-2]。国际标准化组织发布了ISO31000《风险管理指南》并于2018年更新，目前已有超过57个国家采纳并在此基础上发布了本国的风险管理标准[3]。国际标准化组织指出,新的标准帮助企业更加有效地响应风险和恢复风险造成的影响[4]。国内学者郭波等提出通过风险管理，消除不良后果或预先做好应对措施，从而保证项目目标的实现[5]。

笔者将基于风险思维对航天企业档案数字化外包风险进行分析。常用的风险识别与分析方法包括德尔菲法、头脑风暴法、SWOT技术、风险核对表等[6]。德尔菲法是一种非见面的专家意见收集方法，通过其反复多次使用，就能将专家的意见逐步统一起来，是一种高效的解决复杂问题的方法[7]。通过运用德尔菲法，笔者最终将档案数字化外包的风险分为三类：泄密风险、档案数字成果风险和档案实体风险[8]。其中泄密风险是无法接受且必须避免的风险，因为保密一直是航天企业不容触碰的“高压红线”和“生死线”。航天档案一旦泄密，不仅危及企业的生死存亡，还可能影响国家的国防战略部署。

对于档案数字化成果风险和档案实体风险，笔者将以具体数据为依托，构建风险分析评价矩阵，基于评价准则，进行风险评价评分，形成风险评价结果和处理建议。

2.1 风险类别判定

笔者以本企业15514件数字化成果和对应档案实体作为风险分析对象，在对数字化成果和实体进行质量检查基础上，对存在问题的580个对象进行了风险分类，形成了风险类别判定与频数统计表(详见表1)。

表1 风险类别判定与频数统计表

2.2 风险评价矩阵构建

笔者利用模糊综合评价法参考风险评价矩阵进行分析。该矩阵中危险类别及等级评价集为{灾难性的，严重的，轻度的，可忽略}对应分值集C为{4，3，2，1}；频率评价集为{频繁，很可能，偶然，很少近乎不可能}，根据风险分析样本数量，对频率评价集进行指数分级，对应分值集P为{4，3，2，1}，风险指数M=P×C，详见表2，按风险指数区间排序，按建议的原则做出接受或者不接受的决策。

表2 风险评价矩阵表

表3 风险指数区间与处理原则对照表

2.3 风险评价结果

基于上述的风险评价准则，针对每个风险因素进行分析评价，形成最终的风险指数结果和风险处理的建议原则，详见表4。

从风险评价结果来看，大部分档案数字化成果和档案实体可能存在的风险都是可以接受的，只要通过一定的举措进行干预，对档案数字化的整体实施效果不会产生太大影响。不可接受的软件风险、扫描风险和加工处理风险需从管理规划、加强监管、谨慎选择外包公司等多个方面采取措施，尽量避免风险产生。

3 航天企业档案数字化外包风险应对策略

3.1 进行整体规划，减少全盘风险

档案数字化外包工作是一项保密安全要求高、规模庞大、环节复杂、涉及面广、周期长的系统工程，航天企业在开展数字化外包工作前，应进行全面系统、科学合理的整体规划，减少项目实施风险。

表4 风险评价结果表

(1)宏观层面。项目实施前，深入分析自身需求，进行数字化外包项目的可行性论证特别是保密方案论证，编制整体规划和项目实施方案；提前规划数字化工作基本流程(详见图1)，明确各阶段档案部门与外包公司的工作内容与职责，做到责任明确，内容清晰，流程透明，确保项目按时有效持续推进[9-10]。

(2)微观层面。依据国家、行业档案数字化标准，结合航天档案特点，编制各门类档案数字化技术规范和要求；编制档案出入库管理、数字化加工现场管理、人员管理、设施设备、安全保密、验收评价等相关管理制度，规范数字化过程中各项行为活动；利用档案出入库登记清单、数字化流程记录单、数字化成果验收单等工作表单，记录数字化过程中的档案实体运转和档案信息处理情况，确保数字化工作质量[11-12]。

3.2 做好档案预处理，避免因档案实体质量产生的风险

档案预处理是档案数字化加工的第一步，做好数字化档案的预处理工作是确保档案数字化外包的基础和前提。

图1 档案数字化基本流程及工作内容图

以本企业为例，档案部门在确定数字化对象后，严格对照《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)标准要求，制定《纸质档案数字化前处理工作单》，对档案规格类型、数量、整理状况以及档案管理系统内相应的目录数据库情况进行详尽的帐实核对、摸底盘查，同时编制档案著录规则，开展实体整理、目录数据调整等工作，解决历史遗留或遗漏问题，使档案实体规范化、目录数据有序化，为数字化外包提供可直接加工的档案实体和规范的目录数据，避免因实体整理问题或目录数据不准确等导致的返工处理、系统导入不匹配等，影响数字化成果质量，延误项目进度。同时编制《档案出入库登记表》，清点记录出库档案类型、数量、质量状况等信息，做好数字化加工后档案实体入库检查，确保档案实体安全。

3.3 谨慎选择外包公司，减少加工处理风险

安全可靠的外包公司是保证档案数字化外包服务质量的关键和基础。本企业在选择外包服务公司时，严格按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》(以下简称《管理规范》)的要求，进行多方比较和充分调研，重点关注外包公司保密资质、业务能力、人员素质等情况，以选择具备档案数字化外包资质和条件的企业[13]。

(1)按照《管理规范》要求，优先选择具有甲级国家秘密载体印制资质的公司，这类公司可以在全国范围内承担绝密级、机密级、秘密级国家秘密载体印制业务[14]。目前国家发布的《甲级国家秘密载体印制资质单位名录》中资质类型为档案数字化加工的仅有9家，再加上地域限制，基本确定可选范围。

(2)本企业在项目实施前，选择了档案密级相对较高的同类型的军工企业进行实地调研，这种方式帮助企业减少资质调查成本，且能通过项目实际成果直观感受外包公司能力、信誉、服务质量。

(3)出于数字化档案质量和保密考虑，重点对外包加工人员进行考察。一方面提前了解加工人员的项目背景和工作经验，特别是具体操作人员，尽量选择从业时间长，项目经验多的人员。要求外包公司提供相应证明材料，必要时进行相应专业技能考评；另一方面提前查看加工人员保密等级考试结果、密级备案、政审资料等情况，并在合同签署时将此类证明文件作为合同附件，使其具备法律效力，同时与所有加工人员分别签署保密协议，确保加工人员符合保密要求，避免泄密风险。

3.4 实行全程监管，杜绝泄密风险

出于保密要求规定和档案安全需要，按照《管理规范》中提到的要求，本企业档案数字化外包项目加工场地为企业内部独立封闭场所，以确保对档案数字化的有效监管。与此同时还从监管方式、技术、手段等方面采取不同措施，实现对数字化加工流程的全程管控，有效杜绝泄密风险，确保档案实体和信息安全[15]。

(1)从监管方式来看，本企业采取全程陪同和现场抽检相结合的方式。航天档案涉密内容多，因此派驻档案人员全程监管加工现场，对现场工作环境、人员进行实时监管，考察各项管理制度落实情况；同时企业还不定期对数字化加工现场或关键性阶段成果进行随机抽检，了解项目进展和成果质量，及时发现问题，调整偏差，避免返工延误。

(2)从监管技术来看，利用监控设施设备对数字化加工过程进行全程监管。数字化加工场所是一个配备监控系统的独立环境，出库门禁、视频监控、无线信号检测等监控技术都运用其中。此外档案部门还会定时查看、随时调阅监控视频和日志，及时了解加工现场情况。监控记录和日志等文件在项目实施后将由企业档案部门留存备查。

(3)从监管手段来看，充分利用合同条款，将数字化实施流程、技术标准与要求、验收指标与条件等方面要求以及对人员、环境、制度、设备、安全等方面管理要求纳入其中，以限定和规范外包公司，确保数字化外包工作按质合规的顺利开展与实施。

此外，其他企业也可以借鉴建设工程的管理经验，引入第三方独立的监管机构，签署合同，由其对项目实施过程进行监督、管理和控制，确保数字化加工质量。