档案进馆评价方法研究★

孙晓燕 薛惠芬 王文玫 孙雨新 张蔷

（1.国家海洋信息中心 天津 300171；2.中国海洋档案馆 天津 300171；3.南开大学商学院 天津 300071）

档案接收进馆是档案馆根据相应的法规依法接纳收集当地的企事业单位、机关团体等形成档案的基础性业务工作[1]。建设结构合理、门类齐全、内容丰富、整理规范的馆藏是综合档案馆建设的目标之一，档案进馆是不断充实馆藏、丰富档案信息资源的根本途径，是馆藏档案资源建设的“主渠道”，各种门类、载体的档案正是通过这个“主渠道”进入档案馆进行统一管理[2]。档案接收进馆工作是档案事业得以不断发展的基石，是档案工作的基础环节。探讨进馆问题，改进和提高进馆工作质量和效率具有实际意义。建立合理的档案进馆评价指标体系，进行量化评价，有助于实现进馆工作规范化和提高进馆档案质量的目标[3][4]。

一、研究方法

本文基于现有文献中关于档案进馆的相关研究、实际工作经验和档案专家访谈三种方式初步获取档案进馆工作评价指标，访谈数据分析编码后初步构建评价指标，采用德尔菲法对指标进行修正和完善，运用层次分析法计算各指标权重，构建科学合理的档案进馆工作评价指标体系。采用的研究方法包括关键对象访谈、德尔菲专家咨询法和层次分析法。

访谈法应用在档案进馆工作评价指标构建阶段，目的是通过档案专家访谈获取档案进馆工作可能的影响因素。本研究共进行了10人非正式访谈和8人正式访谈。采取面对面和电话交流的方式，访谈对象是多年从事档案工作的档案员。正式访谈建立在非正式访谈基础上，采取半结构化方式，一对一与被访谈者进行深入交流，针对关键问题获取深层信息。访谈前根据非正式访谈结果对访谈提纲进行了修正，8位访谈对象中男性3位，女性5位，年龄从25岁到53岁，分别在综合档案馆、专业档案馆、企事业单位档案室内从事档案相关工作，具有丰富的档案进馆工作实际经验。而且在“档案进馆”方面，通过其他人没有获取新的信息，达到“信息饱和”。访谈地点选择在安静的餐厅或会议室中，环境均安静舒适，具有一定的私密性。访谈前告知被访谈者访谈的目的和大致内容，在征得对方同意的前提下，对访谈进行录音，并在访谈后48小时之内将录音转录为文字。

德尔菲法用于对档案进馆工作评价指标体系进行检验和修正，层次分析法确定各指标权重，形成最终的档案进馆工作评价指标体系[7][8]。德尔菲法首先要选择符合一定条件的专家，进行匿名发表意见，经过多轮征询专家对相关问题的意见，经过多次反复的调查、修改、归纳和总结等，形成大多数专家认可的看法的过程[5][6]。层次分析法是通过构建相关矩阵，进行两两元素间的相关比较，分析元素的相对重要性，将人的主观判断和思维过程进行量化，将复杂决策数学化的过程。具体方法是首先通过建立判断矩阵，建立层次结构模型，然后进行单独层次排序和一致性检验，然后进行层次总排序和一致性检验。

二、档案进馆工作评价指标体系构建

（一）评价指标的获取

专家深入访谈录音总长258分钟，共转录文字39127字。访谈数据分析使用Nvivo 11软件进行辅助。在整体把握基础上，将文稿进行拆分、标注，提取与档案进馆密切相关的内容，然后进行开放性编码、主轴编码和选择编码三个过程。开放性编码是针对“档案进馆”部分采用逐段逐句的研究，反复推敲提取重点语句和关键信息；主轴编码是对开放编码后得到的关键信息进行进一步归纳，将属于同一意义层的概念进一步抽象，形成不同类目，对现象进行深入解释。主轴编码的目的是发展主范畴和副范畴，并发现其潜在联系。通过主轴编码，本研究共抽取出40个主要范畴，通过主轴编码，初步勾画出档案进馆工作的主要方面；选择编码是为了从主范畴中挖掘“核心范畴”，并与其他范畴联系起来，验证相互之间的关系，把概念化发展不完整的范畴补充完善的过程。在选择性编码阶段，本研究将档案进馆工作归纳为7个核心范畴，分别是组织机构保障、档案鉴定、档案齐全和完整性、档案整理规范性、目录数据著录、随同进馆材料、档案验收和进馆。通过已有文献[9][10][11][12][13][14]、实践经验总结和访谈数据的分析，初步构建档案进馆工作评价的7个一级指标和43个二级指标。

（二）德尔菲法的运用和指标重要性的确定

1.选择咨询专家。根据研究需要，选择对档案进馆工作比较了解，并有丰富的档案工作实践经验和理论知识的专家。本研究先后进行两轮专家咨询，专家人数均是20名，其中来自专业档案馆具有丰富的档案管理和进馆工作实践经验的专家8名，来自国家和地方综合档案馆的专家4名，来自企事业单位档案室的专家5名，来自档案学界研究成果丰富而且涉及档案进馆工作的学者3名，所有专家都具有硕士以上学历，高级技术职称。

2.编制专家咨询表和专家咨询实施过程。首先根据前文初步获取的档案进馆评价指标，构建档案进馆工作评价指标专家咨询表，根据专家所在地分别采用现场和邮件两种方式，要求专家针对各项指标分别提出具体意见，并针对各个指标项的可操作性和重要程度等进行打分。首轮过后，针对专家咨询结果进行认真分析，根据专家的修改意见对最初的评价指标进行适当的修正，并重新编制第二轮专家咨询使用的评价指标咨询表，进行第二轮的意见征询，要求专家对评价指标体系进行再次评价。两轮征询过后，根据专家意见综合考虑，基本形成意见大体一致的档案进馆评价指标体系。

专家咨询过程中，专家需要对每一个评价指标进行评估，按照李克特量表将重要性赋值5-1，分别对应超级重要、比较重要、一般重要、不太重要和不重要、不太重要5个等级；将专家对指标的熟悉程度分别赋值0、0.25、0.5、0.75和1，分别对应很不熟悉、较不熟悉、一般、较熟悉、很熟悉5个等级。专家判断依据划分为直观感受、同行了解、理论分析、实践经验共4个等级，对应赋值分别为0.2、0.4、0.6和0.8。

3.专家咨询数据分析。问卷的有效回收率可以反映专家的积极系数，两轮专家咨询表均全部回收，回收率为100%。两轮专家针对指标体系提出修改意见的比例分别为90%和20%，这表明所选专家对本研究的积极程度较高。专家权威系数（Cr）通常由专家对指标的熟悉程度（Cs）和专家对问题作出判断的依据（Ca）两个因素决定：即Cr=（Cs+Ca）/2。通常专家的权威系数（Cr）大于0.7，表明是咨询结果是可以接受的，两轮咨询的专家权威程度均值分别为0.81和0.82（见表1），表明专家咨询结果可靠程度较高。专家对所有评价指标的协调程度、对信息的可操作性和重要性的意见集中程度用专家协调系数（W）反映，W值介于0-1之间，W越接近1表明指标的协调程度越好，专家对指标的一致认同程度越高，结果越可靠。本项研究中，两轮咨询的专家可操作性协调系数分别为0.423和0.431，专家重要性协调系数分别为0.452和0.479（见表2），表明咨询专家的意见比较一致。然后在研究组内根据专家所提修改意见，开展深入讨论，对指标逐个进行分析，对有意见分歧较大的进行删改，最终明确形成档案进馆评价指标体系包含一级指标7个，二级指标40个，一级指标没有变化，二级指标增加2条，删除5条，修改6条。

表1 两轮专家咨询一级指标权威程度

表2 两轮专家咨询一级指标协调系数（W）

（三）应用层次分析法确定指标权重

首先构建重要性比较矩阵，将各指标的重要程度分别进行两两比较，划分为特别重要、非常重要、明显重要、稍微重要和同等重要5个等级，分别标记为：9、7、5、3和1；比较各指标的不重要程度划分为绝对不重要、非常不重要、明显不重要和稍微不重要4个等级，分别标记为1/9、1/7、1/5和1/3；然后对判断矩阵进行一致性检验，计算CR＜0.1的权重均值。计算出一级指标（组织机构保障、档案鉴定、档案齐全和完整性、档案整理规范性、目录数据著录、随同进馆材料、档案验收和进馆）的权重系数分别为0.139、0.121、0.115、0.239、0.157、0.124、0.105。二级指标权重采用百分位权重法和乘积法计算确定，最终形成所有指标的权重系数，分别见表3和表4。

表3 一级指标权重量表

表4 二级指标权重量表

三、评价指标体系的操作

根据指标权重对各项指标进行赋值，其中一级指标总分为100分，按四舍五入精度保留法对二级指标进行赋值；结合档案管理办法、档案进馆实施细则等法规文件，增加指标注释和评分细则，以确保评价体系具有较好的明晰度、可操作性和可读性。档案进馆评价指标体系分为7个部分40个单项，其中1至32项可以由专项验收组现场打分，33至40项由档案馆根据后期工作落实情况打分。具体得分Y计算如下：Y=评估分（满分100分）*权重。档案进馆验收时，档案抽查数量根据实际进馆档案数量来确定，原则上1000卷以上的检查数量不低于60%，1000卷以下的检查数量不低于70%。评价指标中第15至26项得分还应考虑进馆案卷的总数和存在问题案卷的比例情况，因此，第15至26项所得分Y计算如下：Y=100*（1-X）*权重。其中X为含问题案卷比例=问题案卷数/检查案卷数。最后得分保留2位小数，四舍五入。

四、档案进馆评价指标的实施和应用

依托中国海洋档案馆的实际档案进馆工作，将此评价指标体系用于评价13家进馆单位的档案进馆工作。13家单位的进馆工作综合得分在68.5-88.6分之间，最高的单位为88.6分，最低的单位为68.5分，单位得分排序与档案进馆人员对各进馆单位档案质量的主观感受较为符合，其中大多数单位在档案鉴定工作中得分较低，普遍低于5分，各单位对档案鉴定工作的重视程度较低，与实际进馆中密级鉴定和调整工作落实不到位等实际情况相符。大多数单位的目录数据著录方面的得分普标较高，高于12分，由于该次档案进馆工作采用了档案目录信息采集系统，对目录数据著录的准确性可以进行校对，从而提高了目录数据的质量。部分单位在档案整理规范性方面得分较高，部分单位随同进馆材料方面得分较高，与档案馆工作人员的接收过程的相关经验和体会非常一致，表明评价体系能较好体现出档案进馆单位的工作现状，既能充分反映了基本情况，也能充分表现突出问题。大多数单位在组织机构保障、档案整理规范性、目录数据著录方面的得分较高，在档案进馆鉴定、随同进馆材料等多方面得分不高，在档案验收和进馆、档案齐全和完整性方面的得分平均，表明各进馆单位对档案进馆工作普遍较为重视，匹配了相应的经费和人员，重视档案整理和目录数据的质量，但为档案进馆鉴定工作的重视不足，随同进馆材料编制的规范性方面还有很大的进步空间，为今后档案进馆工作管理提供了参考和借鉴。

本研究基于专家访谈、实际经验和相关文献梳理的档案进馆评价指标，并通过德尔菲专家咨询法等进行验证和修正，包括7个一级指标和40个二级指标，通过层次分析法赋予了相关权重值，实践证明有较好的操作性和区分度，适合档案进馆工作的评价管理，对于提高档案进馆工作水平具有积极意义。