论企业秘书如何做好商务谈判的前期工作

梁贵林

摘要：一场成功的商务谈判离不开秘书人员的前期准备，进行商务谈判秘书人员需要做的准备工作主要是收集信息、提供资料，拟订谈判计划以及设计谈判方案。

关键词：企业秘书;商务谈判;前期准备

商务谈判是一项系统工作，不是一个人（包括领导）单打独斗就能完成的，一次成功的商务谈判离不开秘书人员的前期准备。

一、收集信息、提供资料

古语云：“知己知彼，百战不殆。”在谈判前充分了解双方情况，尤其是对方的实力、目标意图和双方退让的幅度，是必不可少的准备工作。商务谈判的成败，谈判者地位的强弱，往往取决于其中一方对信息资料的掌握程度。掌握信息资料越多，在谈判中越容易驾驭谈判的进程。

只有作好了充分准备，才能胸有成竹地坐在谈判桌前，与对方就共同感兴趣的事情讨价还价。因此，收集谈判双方的信息资料，整理后提供给上司是秘书的重要工作。尤其是对方的真实情况，如对方的法人资格、资信状况、法定地址、法人身份、经营范围以及企业现状，对这些基本情况应事先予以审核或取得旁证。

谈判对方负责人的个人情况也要深入了解，如性别、年龄、学历、资历、个性、爱好、风俗习惯、价值观念等。

通过这些了解和分析，对双方在谈判中所处的地位，各自最大的需求和让步的范围、幅度、谈判的时限等就有一个清晰的认识。这样，在谈判中就能做到审时度势、进退自如。

二、拟订谈判计划

一般来说，谈判的准备工作就是要制订一个简明、具体而又有弹性的谈判计划。谈判计划应尽可能简洁，以便洽谈人员记住其主要内容，使计划的主要内容与基本原则能够清晰地印在他们的大脑里，进而使他们能得心应手地与对方周旋，而且能随时与计划进行对照应用。计划必须具体，不能只求简洁而忽略具体。既不要有所保留也不要过分细致。此外，计划还必须有弹性。谈判人员必须善于领会对方的谈话意图，判断对方的想法与自己计划的出入所在，进而灵活地对计划加以调整。

这些当然都是纸上谈兵，实际情况往往迥然不同。在实际工作中，谈判人员要收集许多情况，阅读档案中相关的大量文件，同时尽量与这次谈判有关的人员交换意见，他们的见解往往会各不相同。当在谈判者乘汽车或飞机前往谈判的路上时，要充分利用这段时间，把杂乱如麻的情况理出头绪。

（1）确定谈判目标。谈判都以目标的实现为导向。目标是谈判的前提，只有在明确、具体和可行的目标指引下，谈判才可能处于主动地位。盲目和含混的目标意味着谈判的失败。

（2）确定谈判策略。谈判策略是指为达到谈判目标而制定并运用的基本纲领或指导原则，它是通过调查分析双方的需要及实力后而制定出来的。为谈判的每个部分制定一个总的策略是必不可少的步骤。针对不同的谈判主题或对手，秘书可以设计出不同的策略。比如，在某一特定条件下，可以采取拖延、长期施加压力的战略;而在另一特定条件下，则可以采取速战速决的闪电战略。

（3）培养谈判人员的素质。商务谈判是由公司的谈判人员完成的，谈判人员的作用至关重要。谈判人员的素质是构成其基本谈判力的最基本要素，是决定谈判能否成功的重要因素之一。需要培养的谈判人员的素质主要有用语言表达想法的能力，说服别人的能力，思路清晰、判斷准确、反应敏锐，巧妙运用谈判谋略的能力等。

（4）提高谈判能力。谈判能力简称谈判力，从主观来说是个人能力问题，但从客观来说，谈判人员的谈判力受到诸多客观条件的限制。谈判力包括综合谈判力和具体谈判力两部分。综合谈判力指谈判人员所属国家或所属公司集团的实力。综合谈判力是客观存在的事实，也是你无法改变的。比如说，你的谈判对手是发达国家的大公司，这一事实本身就使你在谈判中处于弱势地位。遇到这种情况，只有尽量发挥你在具体谈判力方面的优势，努力取得谈判的成功。具体谈判力包含的内容很多，它依据谈判议题的不同而不同。

三、设计谈判方案

秘书要协助上司拟定谈判方案，并按方案进行预演，以保证谈判有条不紊地进行。

（1）确定谈判班子。选择适当的成员组成谈判班子，是谈判能否成功的关键。谈判班子一般以三四人为宜，上司领军，他既是导演又是主演。其他助手包括秘书则是配角，以各自的专业经验协助上司谈判。针对商务谈判，通常需要成立相应的谈判小组，确保谈判以专业性的方式达到双方都能接受的结果，这个谈判小组的搭配，涉及人员安排的结构性、配套性、主次性、互补性，所以不能“乱点鸳鸯谱”。凡是参与商务谈判的人员，均应具备基本素质，即专业品质和专业能力;而其中个别人，更是必须具有特殊素质，即专业知识和专业经验。

（2）确定谈判时间。谈判于何时举行、何时结束，很有讲究，有时候甚至会影响谈判的过程和结果。谈判必须等候合适时机，否则难以达到预期目标。除此之外，要避免在上司或其他重要谈判成员身体不适、过度疲劳、精神心情不佳时安排谈判。另外还要尊重对方，在征求对方意见的基础上，选择双方都认可的时间举行谈判。

（3）确定谈判地点。一般来说，选择谈判地点，以自己越熟悉的环境越好。因为每个人都天生具有领域感，在自己所熟悉的环境里，能得心应手地发挥自己的睿智与口才，而且容易说服对方。

谈判环境不仅是指谈判的地点，而且还包括谈判时的气氛和情绪。谈判环境的优劣会对谈判结果产生重要影响。在舒适明亮、色彩悦目的房间里，人们容易心平气和、思维清晰，便于倾听和理解对方的意愿和要求，作出恰当的反应。反之，人就会烦躁不安，思维呆滞，情绪恶劣。

（4）确定谈判事项日程表。秘书在设计方案时，要对对方可能提出的方案作出预测，并提出自己应对的方案。只有这样，在对手提出方案时，己方才能应付自如。谈判方案应尽量切实可行，并且留有现场发挥和见机行事或者必要调整的空间。

总之，只有前期做了充分的准备才可能取得谈判的成功。