大数据时代背景下高校档案管理模式的创新

曾小辉

【摘 要】档案管理是高校的重要工作之一，满足了大家获取档案信息资源的实际需求，为管理决策工作的有序开展提供支持。在大数据时代，高校档案管理工作面临着很大的挑战，档案管理人员需要实现档案管理工作的数字化和信息化，论文主要研究了大数据时代高校档案管理模式的变革和创新。

【Abstract】 Archives management is one of the important work in colleges and universities， which meets the practical needs of people to obtain archives information resources and provides support for the orderly development of management decision-making work. In the era of big data， archives management in colleges and universities is facing great challenges. Archives management personnel need to realize the digitization and informatization of archives management. This paper mainly studies the reform and innovation of archives management mode in colleges and universities in the era of big data.

【关键词】大数据时代;高校档案管理;创新

【Keywords】 big data era; archives management of colleges and universities; innovation

【中图分类号】G271                                            【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）07-0019-02

1 引言

在大数据时代，互联网技术已被广泛应用到各个行业的发展中，使得人民群众的生活方式发生了很大的变化。在高校的发展中，档案管理为高校整体发展水平的提升提供了支持，能够提供网上资料查阅、档案接收、信息采集和共享等服务[1]。高校档案管理数据信息量比较庞大，传统的数据管理模式已无法满足高校数据管理工作的实际要求。基于此，文章分析研究了大数据时代高校档案管理模式的变革与创新。

2 大数据时代背景下高校档案管理模式的变革

2.1 档案管理观念的转变

传统的档案管理工作主要包括档案的收集、整理、保存和利用等部分。在开展档案管理工作之前，相关人员需要预判档案价值，根据相关的法律法规和档案的实际价值，明确档案保存的时间和方式，由此才能够开展档案的收集和整理工作。同时，在客户提出服务要求后，档案管理工作才能够进入档案信息利用和使用环节。在大数据时代，传统的档案管理模式已无法满足新时期的发展需求，云技术、计算机是现代化档案储存的媒介，档案管理理念发生了很大变化，越来越注重档案管理的服务功能和利用功能。

2.2 档案大数据的采集、处理

首先，整合原有的数据。高校档案管理部门应根据各个学员所属的部门进行网络数据建档，在根据数据来源进行归类后建立数据庫，随后将其上交给上级部门。其次，针对档案数据进行校对，删除超过保存年限的数据，并规范现有的数据管理模式，提高数据的准确性。最后，高校需要利用自身的优秀人才和科研成果，研发安全性高的软件，并将其用到档案管理工作中。

2.3 档案数据的归档、保存

相关人员需要利用计算机技术设置档案数据，并在档案入库时，统一进行时间标注，合理地设置保存期限，确保档案数据查询的便利性。同时，还要按照相关标准进行分类，为档案管理提供更为优质的服务。

2.4 档案数据的安全性

在大数据时代，档案管理数据的安全性面临着很大的挑战，由于档案储存模式的信息化和电子化，黑客的攻击和病毒软件的入侵会导致档案数据缺乏一定的安全性。除此之外，储存档案数据的电子设备的使用年限、技术条件也给档案数据的安全带来不利的影响。档案储存方式方法不当，也会影响档案数据的安全，储存档案信息的客户端也是网络攻击的主要对象，极易出现安全风险。

3 大数据时代背景下高校档案管理模式的创新

3.1 推进高校档案管理信息化建设

为了满足大数据时代的要求，高校需要加大人才、资金的投入力度，推进高校档案管理信息化建设，提高档案管理工作的效率。例如，档案管理部门可以增加资金投入，合理地安排资金支出，通过更新并升级计算机和电子设备，加强设备的管理和维护工作，提升档案管理的信息化水平[2]。除此之外，高校需要在档案管理信息化建设中投入相应的资金，积极建设数据库，开发档案管理专业软件，完善查询目录、搜索引擎等功能，提升档案管理的整体水平。

3.2 建立现代化的档案安全保障系统

3.2.1 档案管理的网络安全

在大数据时代，高校档案的管理和传输实现了电子化和网络化，这就需要档案管理部门购买专业的网络安全软件，确保档案管理和传输安全，重视对安全软件进行维护和升级，提升档案管理的安全性。

3.2.2 档案服务客户端的网络安全

在高校档案管理过程中，高校需要升级档案服务的客户端。高校要注重其网络安全保障工作，并应用专业的网络安全软件、安排专业人员管理并维护档案服务客户端。

3.3 建设高素质的档案管理人才队伍

为了实现档案管理建设工作的有效实施，高校需要引进更多专业的技术人员，提高档案管理人才队伍的信息技术应用能力和处理能力。同时，相关部门需要定期针对档案管理人员开展培训活动，加大档案管理信息化标准培训，还要实施继续教育，提升档案管理人员的理论水平和技术水平，加大一才多用型人员的培养力度，提升档案管理工作的整体效率[3]。

4 结语

综上所述，在大数据时代，高校的档案管理工作发生了很大的改变，为了满足新时期的发展需求，档案管理人员需要树立全新的管理理念，加大对计算机和信息技术的应用力度，建立完善的数据库。在实现档案管理的数字化的同时，还需要确保数据信息的安全性，提升档案管理的整体水平和服务质量。

【参考文献】

【1】吴锡.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代经济信息，2018（10）：131.

【2】周向东.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].中国管理信息化，2018，21（07）：138-139.

【3】王树娴.大数据背景下高校档案的信息化管理探究[J].科技展望，2015，25（31）：197.