企业档案保密与档案信息化发展的融合分析与研究

于英辉

摘要：本文对档案信息化发展的特征、档案管理信息系统建设的保密过程进行分析，通过强化专业管理队伍的保密观念、严格遵守基本保密思想等方面对提升档案信息化发展与企业档案保密融合效率的措施做以深入探讨，希望能为相关人士提供有效参考。

关键词：档案信息化；档案保密；监控手段

随着现代化的发展，要保证企业的档案安全性，必须加强对其的管理，为了迎合时代的发展，应当着重提升其信息化的进步。加强档案数字化的普及，转变原有的档案记录方式，实现电子化的运行，不仅能够有效的促进企业发展，还会为档案管理工作提供一份安全保障。

1档案信息化发展的特征

档案信息化发展通常是指利用当前的数字化技术帮助企业提升档案管理工作的效率，保证能够契合时代的发展，并加强其现代化的工作水准，通过在企业中建设专业办公区域，采用先进科学设备以及局域网的连接，实现在档案管理以及服务系统之间建立一个高级的网络框架，并以此为最基本的应用方法，从而能够将原有的档案管理形式转变成信息化档案进行存储。不仅能够提升企业运行的效率，还会因为减少人员的参与，从而降低人为失误率，保证整体服务的高质量和高效率。在企业实现档案管理的过程中能够帮助企业进一步实现档案的信息化，利用现代化计算机设备帮助其进行信息的传送以及接收工作，有利于实现存储和共享的集中化管理。在档案公开并且在企业内部实现共享化的过程中还可以帮助档案的信息化全面的发展，借助档案场馆中的数字化、多种电子信息的管理以及多媒体设备的利用，可以为企业带来足够的便利性，加快了信息在企业的流通速度。

2档案管理信息系统建设的保密管理过程

企业档案会由专门的存储部门对整个公司的档案进行管理和存储，并接受公司内部上交的所有文件和档案，根据实际的需求，经过整理之后的档案再由专业的部门进行统一的共享化管理，但是由于档案内部所记载的资料影响着公司的整体发展，公司有必要加强对档案的保密工作，从而维护企业的正常发展。现阶段国内部分公司都已经在上世纪后期将档案的管理工作纳入企业的发展规划中，制定专业的管理计划，以确保档案管理的信息化发展，实现档案数字化的全面运用。由于时代的发展，公司内部的档案管理以及办公流程得到了专业的调整和升级，能够将档案管理从传统的方式过渡到现有的信息化管理，将公司大量的信息予以公开化处理，内部员工可以根据实际的工作需求对其加以利用，切实的提升专业管理人员工作效率和质量，加强信息管理化向自动化管理系统的过渡，从而带动了企业的发展。在企业档案管理的过程中，应当将其保密管理工作作为主要任务，可以采用现代的技术，利用全息信息化管理的方式，将内部的网络和外部的区域网进行区分，并分设专人对其进行管理，设立专业的权限访问，强化对于电子信息下载操作的监管，增强企业信息化管理的可靠性和保密程度。

3提升档案信息化发展与企业档案保密融合效率的措施

3.1统筹管控保障库藏档案数字化过程中的信息保密安全

在企业的发展过程中，档案的管理一直都是最重要的工作之一，不仅是对企业发展历史的完整记录方式，还是能够沿袭企业发展的一种可靠力量，方便实现企业的可持续发展，根据当前发展过程中所遇到的状况进行及时的分析，有利于企业更好的解决企业发展所面临的档案问题。在转变传统化的信息档案管理方式期间，不断向现代化的信息管理过渡，在此過程中，推动了企业对于信息的管理，还增强了日常工作的效率和质量。公司在开展信息化管理的过程中，会对存储时间较长的档案进行扫描，并利用大量数字化加工技术对其予以整理，将纸质的档案转换成数字化，将其上传到网络存储管理中。档案的信息化管理过程不仅是储存过程的一种创新，同时也是考验公司的信息保密工作。在企业的前期规划期间，通常会实施全面的信息化管理工作，并针对统一化的管理原则对其进行专业化的保密管理。在此过程中，应当仔细的核对专业数字化档案管理人员的专业素质和资历，并制定合同协议，使整个保密工作能够有可靠的依据作为支撑。只有严格的控制整个数字化档案管理的过程才会加强企业的档案管理工作。

3.2加强档案信息化与档案保密的协调管理

企业的档案管理工作通常会将档案利用专门的渠道进行传输，并会在此过程中设立专门的签收、登记和管理工作，经过专业人员的检验才会在转交流程上签字。此档案的保密工作会进行保密管理，经过专业的信息化管理之后，根据有关的政策以及标准，将其信息以及所属内容予以划分，并根据其中的信息文件和内容严格的输入到与之对称的管理系统中，只有专门的密码和检索渠道才会进行访问，设立检验整体流程的审批流程，在此过程中能够保证信息的保密性。在企业的档案保密工作，通常会根据公司的实际发展将其划分为商业性质、日常工作流程等方面，在内部系统的设立中建立多种商业秘密渠道，将其按照关键等级进行划分。公司通常会建立文件整体化管理的流程，大量的信息会被放置到内部的管理区域中，有效将公司低级的信息进行公开化，方便工作人员在工作中对企业资料的访问。企业在发展的过程中，经常会对部门的项目进行加密处理，整理之后的加密保护能够提升公司安全管理的安全性，有利于将公司的核心材料予以有效保管，防止在行业内部的泄漏。

3.3强化专业管理队伍的保密观念

企业档案工作通常会经由专业的管理人员进行管理，与此同时也会对公司的整体资料有一个全面的了解，并且通常会比公司部分员工所知的时间早、所涉及的范围较广、核心内容了解程度较为集中等优势，所以公司的管理层应当加强对于档案管理工作及其人员的重视程度，提升其对工作岗位的重视程度，强化在工作中的责任感，有利于维护企业的利益。档案工作的精细程度关系到管理人员的素质以及对待工作的态度，应当具备一定的责任心，有充足的管理意识，明确相关的档案管理准则，切实了解公司保密体系，熟读相关的管理流程，防止档案资料的意外泄漏。例如，公司为了培养专业的管理人才意识，定期组织专业工作教育，保证档案的管理职工可以及时掌握有关标准以及相关的业务规定，在不断的改进工作水平的同时还会加强人员专业知识的存储程度，定期更新所掌握的知识，有利于跟随时代的总体发展。另外，还需要公司重视对于保密工作的培训，防止员工对保密工作认知的不到位，意外的泄漏企业的档案材料。

3.4实行监控手段

为保证档案保密工作的有效进行，需要对其监管手段进行进一步的调整，可以应用大量的现代化信息技术，利用网络的优势对其予以隔离，从而提升档案的管理工作。目前档案整理工作已经普遍实现了信息化，利用网络平台对其进行全面的信息化传输。采用专业的保密项目予以实时的管理工作，经过专业渠道的上传和收发等一系列的工作能够保障与企业有项目合作的客户可以借助此系统的帮助了解公司内部资料，通过设立专业的访问权限，对外来人员采取有效的隔离。另外，在公司向下级进行文件转交的过程中，需要借助专业的设备对档案进行系统化的导出，并上传到管理中心，然后利用本地用户的权限对下载进行监控，防止信息的大量流出。加强整个系统运作的流程，保证公司的上层可以借助此种监控渠道实现对档案工作的有效管控。

4结论

综上所述，随着大数据时代的发展，档案的保密工作能够影响企业并促进其稳定发展，应当推行档案信息化管理工作，并将其与现代化的档案管理工作相融合，才会保证企业能够在同行业内可持续的发展。

参考文献：

[1]王玉瑾.档案保密工作与信息化发展的融合[J].办公室业务，2018（13）.

[2]钟红.企业档案保密与档案信息化发展的融合探索与实践[J].中外建筑，2018（01）.

（作者单位：中交一航局第三工程有限公司）