高校图书馆多校区、多分馆复杂文献采访模式构建

聂兰渤

关键词：高校图书馆;文献采访模式;委托订购;分采分编

摘 要：文章简述了新形势下高校图书馆面临的新问题，以大连理工大学图书馆为例，提出了一校、两地（大连市、盘锦市）、三区（大连凌水主校区、开发区校区、盘锦校区）的采访人员、工作制度和自动化系统革新，建立了基于汇文系统的“分采分编”及“委托订购”功能全新的复杂文献采访模式，以期为高校图书馆构建多校区、多分馆的复杂文献采访模式提供借鉴。

中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号：1003-1588（2019）08-0046-03

1 新形势下高校图书馆面临的新问题

近年来，我国高校不断进行重组合校及建设新校区，产生了一大批拥有多个校区的高校集合体。有些高校甚至还有不同城市异地校区和独立学院的办学模式。相对于原有的高校单一校区、单一图书馆的文献采访模式，多校区图书馆的文献采访面临新的变化和挑战。笔者对我国20余所设有分校区和分馆的“985”“211”高校图书馆进行调研，对其分馆建设、经费来源、OPAC数据管理、图书采购加工等情况进行了汇总分析，发现这些高校图书馆主要有以下几种模式：①同校区多分馆（以清华大学图书馆、中国科学技术大学图书馆等为代表）。主馆采访一个经费出口，经费来源复杂，主馆订购并加工图书，分馆订购图书，主馆代为加工，OPAC数据统一揭示。②同城多校区分馆（以武汉大学图书馆、中山大学图书馆等为代表）。主馆采访一个经费出口，经费统一管理使用，主馆统一订购并加工图书，各校区分馆与主馆OPAC数据统一揭示。独立学院分馆人员和经费独立，OPAC数据完全独立。③异地多校区分馆（以哈尔滨工业大学图书馆、吉林大学图书馆等为代表）。同城主馆采访一个经费出口，经费统一管理使用，主馆统一订购并加工图书，同城各校区分馆与主馆OPAC数据统一揭示。异地校区分馆人员和经费独立，OPAC数据完全独立。

大连理工大学图书馆现有的馆舍为一校、两地、三校区、四馆的分布格局，两地为大连地区和盘锦地区，三校区分别为凌水主校区、开发区校区及盘锦校区。其中，凌水主校区有两个图书馆;开发区校区图书馆人力有限，文献建设工作一直都是由凌水主校区图书馆代为采购和加工，随着该校区图书馆人员配备、业务素质及对学院文献资料需求了解程度的逐步提升，其提出想要参与图书文献资料的采购工作;盘锦校区图书馆与凌水主校区图书馆距离较远，不适合由主校区图书馆代采及加工，因此其建馆伊始便独立进行文献采购和加工。由此可见，大连理工大学图书馆拥有多所分馆，且经费来源多头、采购加工模式各异，因此亟须建立一套适合其自身情况的采访模式。

2 复杂文献采访模式的建立

大连理工大学图书馆要想建立一个两地、三校区、四分馆，经费来源多头、采访模式多样、OPAC数据要求统一、复杂的文献采访新模式，既要避免文献资源重复建设，又要对资源进行科学合理的整合、优化和配置，才能达到共建共享的文献建设目的[1]。该馆通过先期调研和多轮讨论，最终设立了解决方案和步骤，形成了一种全新的文献采访模式，能较好地满足自身的功能需求，详见图1。

2.1 组建相应的采访团队

开发区校区图书馆可设立专职采访人员，盘锦校区图书馆可根据队伍建设需要，招聘新人员作为专职采访人员，由主校区图书馆采訪馆员对招聘的新采访人员进行相关的文献采选培训。

2.2 确定不同校区图书馆新的采访模式

新的采访模式有：①凌水校区图书馆的公开招标模式。该模式由凌水校区图书馆和中标书商共同聘用加工人员驻馆加工图书，包括拆包、检验磁针、贴条码等文献粗加工工作，编目工作由图书馆编目馆员完成并进行质量控制。②开发区校区图书馆的委托订购模式。该模式由开发区校区图书馆采访人员自主选书，凌水校区图书馆代为采购、编目、加工后运送到开发区校区图书馆，经费使用纳入总馆招标体系，开发区校区图书馆年底一次性结算支付给总馆。③盘锦校区图书馆的分采分编模式。该模式的经费独立，来源于盘锦校区，但纳入总馆招标体系，设立单独标段，单独结算。中标书商每学期进行两次图书到馆加工，包括图书的验收、编目、上架等，总馆人员负责监督和质量控制工作。

3 高校图书馆自动化系统的革新

目前，大连理工大学图书馆采用的是汇文Libsys图书管理系统，鉴于其一校、两地、三校区、四馆的实际情况，该馆在分析研究采访、编目等工作要点后，提出了新的委托订购和分采分编工作模式，优化了工作流程，并制定了配套的工作制度。该馆在汇文公司的大力配合下升级了原有的系统，对相关细节进行了优化，及时反馈沟通系统运行过程中出现的问题，消除漏洞，完善流程，为今后的工作打下了坚实的基础。

3.1 委托订购功能

汇文公司应大连理工大学图书馆要求开发了基于WEB的浏览器操作界面，采访人员只要登录固定网页即可进行选书委托订购，界面直观亲切，不易出现操作错误。采访人员登录委托订购系统后，可在相应的征订目录中选择图书，所有图书选择完成后，进入临时订购单栏目核对订购馆藏地、经费来源及订购套数，无误后即可确认订购，至此委托方订购工作全部完成，详见图2。委托方完成图书订购后，主校区图书馆采访人员可在汇文系统客户端采访模块征订菜单的“委托订购”模块中进行查重、批零订购、删除等处理。委托方委托订购的图书可在WEB端进行可视化选择，在汇文客户端采访模块批量处理，在相应征订目录下的订单组织中自动生成订购记录。对采访人员来说，新的操作模式更加直观方便、用户界面更加友好，节省了大量的时间和人力成本。

3.2 分采分编功能

分采分编功能，顾名思义就是图书馆两个或两个以上的分馆采访编目人员，可以就同一征订目录分别进行订购并生成各自独立的订单，并且在这个过程中互不干扰，彼此相互独立，如在编目时遇到两条MARC数据对应同一图书时，则进行编目数据合并。图书采购的基础是查重，分采分编功能进行了订购批查重的设计改进，不同校区图书馆的采访人员可针对不同馆藏地、校区、分馆进行图书查重，订购自己所在图书馆馆藏中没有的图书即可。订购完成后形成订单组织，各分馆可独立形成并输出订购书单发给书商进行订购、验收、编目和典藏等。为防止订单中征订号和验收时财产号的多馆产生冲突，分采分编功能支持各分馆自定义征订号和财产号。此外，各分馆编目人员分别编目时如遇两条MARC数据对应的是同一本图书，就需要进行数据合并。编目人员在书目数据整合过程中要注意数据的一致性，按照统一原则进行判重处理，避免一种书有多条记录，尽量减少冗余数据，消除同书异号、异书同号现象[2]。分采分编功能是在采访编目的各流程中改进相关细节完成的（如增加多种查重模式、设定后自动生成区别主校区图书馆的征订号和财产号等），是一种为达到预期效果而对后台程序的更改，对多馆分采分编工作流程起到了重要的技术支持。

4 建设新的采访模式后工作制度上的相应改进

图书馆工作制度化是图书馆各项工作顺利完成的有效保障，在采访模式新功能升级后，大连理工大学图书馆顺应形势对相应的工作制度进行了调整和改进，以配合新的工作流程。

4.1 征订目录的导入

新的采访模式是多馆采访人员针对同一征订目录进行不同订购组织，而高质量的征订目录是分采分编和委托订购工作顺利开展的先决条件。因此，为确保征订目录的来源和质量，大连理工大学图书馆应指派专人负责导入征订目录，并对其进行查重。

4.2 各分馆明确各项工作的时间节点

新的征订目录导入后，负责导入的主馆采访人员需及时与各分馆采访人员进行沟通，促使其及时订购。开发区校区图书馆（委托方）应及时选择图书并生成临时订单，凌水主校区采访人员（订购方）通过采访客户端把委托订购的图书批量加入相应的征订目录订单组织中生成订单发订，至此完成图书的委托订购工作，相关时间节点详见图3。对于新导入的征订目录，盘锦校区图书馆负责采访的人员也应及时完成订购，不要错过征订目录的截止日期，从而影响图书的采购到货率。

4.3 提高编目质量

高质量的编目数据是图书馆的核心数据，是保证读者能够准确检索到所需图书的基础。在分采分编工作流程中，由于征订目录来自于不同的书商，因此会存在数据差异，有可能在征订目录批查重时出现失误，造成订购图书时产生多条征订MARC数据对应同一种图书的情况。因此，为保证OPAC系统查询检索的准确性，采用分采分编工作流程的多校区各分馆均加强了对编目工作的重视，编目人员在工作过程中也加强了责任心，最大限度地提高编目数据的质量。

5 结语

面对异地多校区、多分馆的复杂文献采访形势，高校图书馆界既要有所继承又要有所發展，探索出适合学校自身情况且独具特色的文献采访模式，以适应新时期高校发展的需要[3]。大连理工大学图书馆复杂文献采访模式的构建，满足了该馆应对高校异地、多校区、多分馆等复杂办学条件下文献建设工作的保障需求，能够为相关高校图书馆文献采访模式的改革和创新提供一定的借鉴和参考。

参考文献：

[1]陆建芳.高校多校区图书馆的文献资源采集策略[J].现代情报，2003（7）：135-136.

[2]王彤，聂延平.高校多校区图书馆文献统采统编实施意义及策略研究：基于协同论的思考[J].情报科学，2013（8）：103-107.

[3]张良辉，刘虹，章文苑，等.多校区高校文献采访问题探讨：以四川农业大学图书馆为例[J].农业图书情报学刊，2014（1）：80-83.