做好高校文书档案管理工作之我见

孙红源

摘 要：分析高校文书档案管理工作在高校建设发展中的作用及存在的问题，并提出规范文书工作与档案管理的衔接;重视人才引进，加大培训力度;领导重视，做好文书档案管理工作;提高创新能力，提高服务效率;加强制度建设，保障执行力度等五个方面措施做好高校文书档案管理工作的建议。

关键词：高校;文书档案;管理

文书档案管理工作是高等学校内部管理工作中的一个重要组成部分，是衡量一所高校管理水平的重要指标之一。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。如何提高高校文书档案管理水平，及时、准确、完整、系统地为广大师生提供更为全面系统的档案信息，更好地为教学、科研、行政管理服务，已成为高校管理工作的重要内容之一。为进一步加深对文书档案管理工作的认识，根据本人工作实践和理论学习，结合目前高等学校文书档案管理存在的问题及现状，从如何做好高校文书档案管理工作方面进行一些探讨。

一、高等学校文书档案管理工作的重要性

文书档案是高校管理的一个重要组成部分，是学校各项综合工作的重要组成部分。做好文书档案管理工作，不仅有助于提高公文质量，健全文书处理工作制度，而且有助于提高高校工作效率及作风建设。

1.助手作用

文书档案管理工作是高校的服务性、辅助性工作。规范、准确、高效的文书档案管理工作，可以通过协助行政领导和各个职能部门做好信息的收集、传递和处理工作，为行政领导和各职能部门提供准确、及时的信息和咨询服务，促进高校各项工作的顺利开展。

2.纽带作用

文书档案管理工作是高校传递和处理信息的工作。行政管理的政策、方针都要通过文书工作渠道进行传达和督办，正是由于文书部门的信息传递，才能使高校的各项工作得以落实。

3.窗口作用

文书档案是一项业务性较强的工作。无论是下级请示工作、上级下达工作，还是各部门间相互联系，都要通过文书、档案部门。因此，文书档案在一定意义上就成了高校信息传递的窗口。

二、高等学校文书档案现状及存在的问题

1.文书工作与档案工作衔接方面存在问题

“文书工作是档案管理的基础，档案管理则是文书工作的继续和延伸，两者密不可分。而在实际工作中，文书和档案往往实行分块管理体制，在某种程度上拉大了文书工作与档案管理的距离。”档案管理人员很少接触文书工作，文书工作人员的档案意识也比较淡薄，致使两者在衔接过程中会出现脱节。

2.缺乏专业的档案管理人才

作为一所高校，档案管理水平的高低，取决于档案管理人员先进的工作方法、专业技术水平和较强的管理能力。随着计算机技术广泛应用于各个领域，高校档案管理也急需一批在自身领域有着扎实专业知识的管理人才和有着复合型知识结构的档案队伍。目前，高校文书档案管理水平普遍较低，与高校文书档案队伍专业人才匮乏有着极其密切的关系。

3.档案意识不强

高校文书档案管理工作离不开高校各级领导、全院师生的支持、协助与配合。但在实际工作中，工作常常处于被动状态，档案管理部门得不到领导及广大师生的重视，部分师生档案意识不强，认为档案只不过是储存文件的仓库，对档案管理工作的程序、要求及檔案工作的意义认识不够。

4.继续教育力度薄弱

在大多数高校中，由于档案管理工作没有得到足够重视，在档案管理人员队伍的配备上，没有坚持科学合理配置，档案管理人员偏少，在继续教育以及人才引进方面没有得到领导的重视，缺少专业化水平较高的档案管理队伍，文书档案管理者往往都是身兼数职，还有部分领导没有充分认识到档案管理工作的重要性，导致每年的培训都向教师队伍倾斜，档案管理人员很少有机会出去进修和学习。

5.缺乏制度创新，与科学化管理的要求不相适应

在经济社会发展的进程中，近年来大部分高等学校创新力度都很大，大的制度建设有领导主抓，层层落实，而具体到档案方面的规章制度就很少有领导亲自负责，亲自督办，这严重地影响了档案管理的科学化、法制化、规范化，与新的外部环境不相适应。文书档案管理工作带有明显的党政机关档案管理的色彩，基本上是几十年一贯制。同时，档案人员将大部分精力集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，在实际工作中也一直存在“重藏轻用”的传统思维方式，忽视了对其他工作的渗透及体现档案价值的服务，工作手段相对落后，与信息时代高效便捷的要求不相适应。

三、提高高校文书档案管理水平的对策

1.规范文书工作与档案管理的衔接

“文件是档案的前身， 文件质量的好与坏直接影响到档案的质量， 没有高质量的文件就没有高质量的档案， 高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。”文书人员要有非常强的档案意识，形成良性互动的行动路线，在参与实际活动过程中履行指导、监督、服务职责，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中， 要时刻想到档案工作， 实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。文件处理要及时、准确， 收发文件要及时登记，发现缺失要及时查找。只有这样， 才能实现高校文书工作与档案管理的互动、衔接、协调机制，使文书档案工作的生成和利用环节顺利对接。

2.重视人才引进，加大培训力度

做好高校文书档案工作的关键是建立一支稳定的、业务精通的档案管理队伍，加强对现有档案人员的培养，通过对档案管理人员的培养教育，增强档案工作的技术含量，提高档案工作效益，多渠道、多形式地培养、引进人才，逐步优化档案队伍结构，提高档案队伍的整体水平。切实加大对档案人员培训的经费投入，通过走出去引进来等方式提高档案队伍的业务素质，选拔一些业务能力强、专业技能高的专业人才充实到档案管理队伍，建立切实可行的人才培养方案和激励机制。采用全方位、多层次的培养手段，定期开设培训课堂，讲授档案管理的专业知识、先进的管理经验和信息化的管理方式，重视岗位培训，不定期地进行考核，加强各学校间档案管理交流沟通，以适应高校文书档案管理工作的要求。

3.领导重视，做好文书档案管理工作

领导重视，是做好文书档案工作的前提。采取灵活多样的形式向领导和教职员工宣传档案法律法规，不断提高领导及教职员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。

4.增强创新能力，提高服务效率

要树立现代的档案管理理念，无论是档案管理工作、档案信息交流，还是开展档案业务工作，都应以现代化技术手段作为媒介，充分利用网络及计算机进行现代化管理，提高管理水平和效率，帮助解决问题。要确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，扭转研发者对档案管理无效益的片面认识，形成研究新需求、接受新技术、应用新手段的强烈使命感。

5.加强制度建设，保障执行力度

“着力推进制度创新工作，根据学校的管理体制、机制、机构变化，甄别废除完全不适宜的规定，修改完善部分不相适宜的规则，建立新兴业务的管理办法，建立阶段性修编档案规范制度，为档案工作提供强有力的组织制度保障。”在档案部门外围环境不断变化的过程中，档案工作制度建设不可能一蹴而就。为此，我们要定期对现有的规章制度進行评审，组织系统内的管理力量集中进行筛选、修订或补充，以使我们的制度符合实际和切实行之有效。

四、结语

文书档案管理工作是一项专业性很强的工作，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作;它不仅要求文书工作和文书档案管理人员具有良好的工作能力和业务能力，有良好的职业道德和高度的责任心，而且也要求各级高校领导的高度重视，为文书档案管理工作提供各项保障。只有这样，才能提高高校文书档案管理水平，发挥文书档案在高校改革发展中的作用，更好地为学校和社会服务。

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