基于“互联网+”背景探索高校档案利用服务开放、共享创新

任世忠 刘瑞强

摘 要：21世纪信息技术与科学技术不断发展，各类新技术与新应用层出不穷，其中以互联网为依托创新一个又一个的奇迹。在互联网+背景下，档案管理人员如何应用互联网+创新档案管理工作，使档案充分发挥自身效能，与现实紧密结合，使用户感受到档案的价值与方便，这是一项亟待探究的重点课题。基于互联网+背景下分析并探究高校档案利用服务现状以及存在的问题，并提出具体的共享创新策略，旨在促进高校档案能够提供开放式服务，充分发挥自身价值与功能。

关键词：互联网+;高校档案;利用服务;开放;共享;创新

一、“互联网+”对高校档案利用服务的重要性

互联网+对于高校档案管理工作有着至关重要的意义，它能够提升档案管理工作的质量和效率，使档案管理工作发生天翻地覆的改变，有助于打造服务公众的档案管理工作平台。提供开放式档案服务，加强档案信息与价值的共享，有助于解决高校档案发展的多类问题。由于近几年高校档案工作呈现不断发展趋势，虽然有关高校档案利用服务的相关研究逐步升温，但是数量却差强人意，视角并不宽广，大部分探究是基于某一方面，例如基于服务视角或者是技术视角展开探究。

二、“互联网+”背景下高校档案应用服务存在的不足之处

1.缺乏“互联网+”工作思维

互联网+档案是以互联网为代表的信息技术在高校档案管理中的有效应用，这种应用并不是互联网与档案的简单相加，而是在互联网上应用搜索工具查找档案，称之为互联网+档案。互联网+档案代表着传统的档案服务，逐步转型升级为现代化档案服务，在转型升级过程中，主要包括开发并利用档案信息资源有效实现档案工作的跨界融合与开放协同工作，同时也包括档案利用服务方式的转变与创新。

但是档案管理工作不能够有效地与服务意识相互融合，缺乏互联网和工作思维相互联系的意识，导致服务工作无法有效的进行提升，服务质量也无法得到拓展。

2.存在网络安全隐患问题

在互联网时代背景下，网络是一把双刃剑，既有利也有弊。所以互联网能够给高校档案资源利用提供快速查询、及时调用的便利，同时也可能隐藏着巨大的不安全因素与网络风险，相比较传统的纸质档案资源应用情况而言，数字档案面临较大的风险，由于互联网上各类信息良莠不齐，再加之互联网具有开放共享这一特征，所以难免会存在各式各样的网络安全隐患问题，必须要引起我们的重视，虽然这一问题难以避免，但是却可以进行有效规避。

3.在线服务工作质量较差

随着我国互联网技术的不断发展，越来越多的高校档案管理部门应用档案门户网站，实现了信息公开与预约查档、信息推送与在线留言等各类信息服务。通过提供各类服务有助于精简查档手续，进一步优化档案利用服务方式，有效地加强人员与档案之间的联系，为档案管理工作人员带来诸多的方便，提高档案管理工作的质量和效率。但是当前高校档案部门在线服务，却缺乏以线下为基础的工作支撑，提供的线上服务内容与信息极为有限，线下资源与线上服务间存在脱节现象，用户满意度较低。部分高校档案部门即便能够提供在线档案预约服务，但是大部分用户在提交档案预约申请后，通常难以得到高校档案部门及时反馈的信息，通常是在预约之后，需要亲自去高校档案部门调取档案，所以此种在线档案预约服务形同虚设，也难以在高校档案利用工作中得到有效应用，无法发挥真正效能。

4.档案利用现代化程度低

目前大部分高校档案利用服务现代化程度较低，高校档案管理室主要是档案管理和应用这两环节，由于档案管理工作缺乏相对应的专业性指导，档案管理室过于落后，无法利用现代化信息技术进行档案管理和应用，部分学校领导忽视档案管理工作的重要性，并且在学校的建设过程中缺乏对档案管理室的技术设备安装和应用，从而无法真正提高档案的存储和使用水平，档案管理人员缺乏相对应的专业性，服务意识较低，无法进行细致耐心的档案管理工作，并且不能够及时的创新和提升，使得档案在规定时限存在众多的问题，甚至会导致工作遗漏或重复。由于高校档案大部分是纸质档案，以原始的状态保存于库房之中，在档案查询过程中通常需要手工翻动，而且档案管理室也难以进行系统的封闭和维护，很容易将档案保护不当，出现破损和老化，再加之档案管理缺乏相对应的创新和改善，基础设施相对较为落后，大部分只是配备了温度计和空调常规设备，却极少配备现代化数字柜或者是消防控制系统等等，所以在保管过程中极容易出现档案资源丢失、破损等问题。

三、“互联网+”背景下高校档案利用服务开放、共享创新策略

1.加强“互联网+”档案宣传，提高工作人员档案认知度

由于高校档案的利用人员大部分是在校师生，也有校友或者是社会人员，如果档案利用人员无法了解学校的档案机构，也并未了解学校的档案资源，难以正确有效應用档案解决实际问题。所以高校必须加强档案服务的宣传，才能够科学有效地提供档案服务。高校可以构建档案网站以及档案微博、播放屏幕、网络直播等各类新媒体平台，加强学校档案的宣传以及校史和相关知识的普及与教育。通过进行多形式的档案宣传教育，才能够有效发挥档案文化教育功能，使档案利用人员认识到档案资源的服务内容以及相关程序、作用及价值，切实提高档案认知程度与利用效率。

2.设置档案利用服务方案，搭建好档案利用服务平台

基于互联网时代下，高校档案部门必须树立互联网思维，并且以大数据和云计算等各项技术为依托，有效规划档案利用服务方案，开发更加便捷且快速的服务模式。例如，针对校内用户，高校可以建立校内网档案服务平台，通过设立档案管理系统，加强校内档案的收集管理及应用工作，帮助档案管理工作，针对于数字档案的管理和储存以及数据之间的传输和数据之间的保护，提高安全性，更方便用户的使用和学习;对于校外的档案利用者，可以构建以学校为中心的公众网档案服务平台，加强档案与档案门户网站服务平台有效融合，通过设置在线咨询与馆藏建设、在线查阅资料以及档案预约、个性化定制等多元服务窗口，满足校外人员的多元档案应用需求。在档案利用服务工作中切实扭转传统落后的被动式服务观念，积极主动以开放的姿态融入互联网时代，提供异地档案查询与咨询、等多元化服务有助于加强档案信息的在线互动交流。

3.加强各部门协作交流，推进档案利用服务工作开展

高校档案部门如果只凭借自身的力量，难以制定科学完善的互联网+档案技术标准，所以高校档案部门必须加强各部门间的交流协作，可以组织跨学科与多部门、跨领域等进行联合攻关。高校档案部门以高校数字校园为依托，有效选取智慧校园的建设成果，搭建对外服务档案平台，以高校师生熟悉的互联网平台上开展档案利用服务工作。在此基础上有效借鉴图情领域的学术研究成果，将档案利用服务的特殊理念以及体系进行规范创新，引入到数字档案信息服务中。通过开展高校档案协会与中国档案协会、档案协会等多重机构的协作与交流，在互联网新形势下，利用档案管理工作的理论和实践进行相互的磨合和提升，使得档案管理服务工作能够与时代接轨，并且利用信息化进行拓展和提升，通过相应的档案服务外包机构更好地完善档案管理工作的正常进行。进行联合开发档案利用服务平台或系统，有助于解决系统的兼容性，切实提高网络安全防范能力，有助于确保数字档案信息资源安全。通过加强国际与档案行业间的交流合作，积极有效的学习并借鉴国内外高校先进的档案利用工作理论及实践经验，不断地结合自身实际情况进行完善，才能够推动档案利用服务工作实际性开展。

4.加强档案利用服务信息化管理，优化现代化服务环境

在互联网时代下，高校提供档案利用服务，必须要有丰富的档案资源，能够实现查什么有什么这一目标。同时应当应用现代化条件，在各部门档案管理系统中，确保系统能够有效的衔接和半互通，还可以将各类信息进行统一的规划和整理，实行有效的分类。在管理的过程中避免信息传递不够及时和信息管理不够整齐，使得档案管理工作无法正常的进行。所以利用信息化管理平台能够有效提高档案管理的质量和效率，区别于传统的纸质档案，电子档案更加有利于信息的保存和传播。摆脱传统的档案管理模式，精简档案管理的流程，更加便捷和高效地提高档案管理的完整性和多元性，从而在档案共享的过程中更加便捷和开放。

四、结束语

综上所述，当前我国互联网技术不断发展，人们已经进入了互联网+时代。在互联网+时代下，高校档案资源利用服务面临着新的发展契机。如何使档案服务工作结合互联网时代的发展思维，是高校档案部门亟待探究的重点问题。高校领导人员必须正确认识档案资源利用服务工作的重要意义，树立网络意识，积极有效地学习互联网操作技术。高校档案管理服务工作，应当随着科学社会的不断进步和发展，利用先进的电子技术和二维码扫描技術来提高档案服务的管理。

参考文献：

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[2]张倩.“大数据”技术在高校档案信息服务中的应用探索[J].档案与建设，2017（3）.

[3]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报：哲学社会科学版，2018（4）.

作者简介：任世忠（1964-），男，汉族，山东省临沂市，博士，教授，硕士生导师，研究方向：档案学;

刘瑞强（1972-），男，汉族，山东省临沂市，副研究馆员，研究方向：档案管理。