高校基建档案的特点及其归档存在的问题、对策

摘 要：高校基建档案是指在高校范围内进行审批、规划、勘察、设计、建设（新建、扩建、改建以及大、中型维修）和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、照片、财会账册、凭证及决算报表等各种载体的文件材料。高校基建档案是高校工程建设真实、系统、完整的反映，是对高校基建工程项目进行审计、监督、管理、验收、维修以及维权的重要依据，对高校后续的工程改造、扩建、维修等工作起到非常重要的作用。

关键词：高校基建档案;特点;归档;问题及对策

一、高校基建工程涉及部门多、历时久，产生的材料繁多复杂、专业性强

1.复杂性和专业性。高校基建档案形成于高校基建活动的过程中，涵盖工程地质勘察和水文地质勘察、人防、环保、消防等的审查，还有施工图及节能设计、招投标、监理、工程施工、竣工验收及决算等内容，涉及到地质勘查单位、设计部门、建设单位、施工单位、监理单位、消防环保部门等单位。每个参与基建工程的部门都会形成各自的材料，这些材料涉及地质学、气象环保学、建筑学、结构、给排水、供变电、采暖、电信、消防等多专业知识，这些都決定了基建档案内容的复杂性和专业性。

2.成套性与周期性。高校基建工程涉及多部门、多专业，产生的材料繁多且复杂，但是这些材料归根到底是因为某一个基建工程而产生的，因此具有整体性、成套性的特点。一个高校基金项目从计划立项到工程项目投入使用，需要经过建设单位规划选址、可行性分析、政府部门审批、设计部门设计、施工单位施工建设，在施工过程中接受监理部门监理，质检部门质量监督，工程完成后还有规划、消防、环保、民防、防雷等部门出具各种认可验收意见书等等，每一个环节中都会形成各自的材料，这些材料又全部涉及该工程项目。因为项目牵涉到多部门不同阶段的协作完成，通常需要经历不止一年的时间，大的工程甚至要跨年度或者几年才能完成。时间跨度长，导致的直接后果就是基建档案的收集、整理、归档也需要较长的时间，这无形中增加了其收集的难度。

3.有效性。虽然高校基建档案复杂性强，工程时间跨度长，收集困难，但一份完整的基建档案，在基建工程项目结束后仍可以利用，是高校基建工程使用、维护、管理、扩（改）建的重要依据，项目完工后几十年甚至上百年都会发挥作用。以我校为例，我校有3个校区，老校区建于上世纪60年代，因为建筑老旧失修，加上整体搬迁到上世纪90年代建设的校区，老校区除了大礼堂外，其余建筑（包括教学楼、食堂、医院、图书馆、宿舍等）都已经推倒重建。早期的老校友非常怀念老校区的校园风光，提出以募捐的方式在新的校区建设老校区的缩微景观。缩微景观的建设，就得借助60年代老校区建筑物和整个老校区风貌布局的设计图和竣工图。再比如，新建宿舍楼或教学楼，假如样式及功能和原来已建建筑相同或相似，就可以利用原来建筑的设计图，节省新建筑的设计费用。

二、高校基建档案归档存在的问题与对策

1.高校基建档案归档存在的问题

（1）收集工作难度高。高校基建档案产生于多渠道、多部门，从项目可行性研究、立项、勘察、设计、施工、监理、工程验收及工程投入使用等环节，涉及到建设单位及参建单位（包括勘察、设计、施工、总承包、监理、设计制造、第三方检测等），基建工程使用时间也较漫长，有些工程只需要十天半个月，有些长的则需要数月甚至数年的时间。建设过程涵盖单位多，档案专业性强，工程历时久，造成档案长时间分散于各个单位，对档案的收集和整理带来相当大的困难与阻力。

（2）学校基建相关部门对基建档案归档工作重要性认识不够。高校基建部门不重视基建档案，对基建档案的复杂性和专业性及工作难度估计不足，配备的基建档案管理员一般都是兼职的，管理员通常还兼任很多别的工作任务，导致无时间，也无心思收集、整理档案，基建档案的专业性和难度也非常大，加上无心思，对档案的理解更加大难度，使得高校基建档案缺失严重，归档质量未能尽人意。例如，我校基建处配备的档案管理员本身没有专业背景，同时还兼任本部门的很多工作，基本上没有时间静下心来整理档案，导致很多基建档案散落各个处室，没有按时间和项目类型分类归档。

（3）对基建工程项目施工方的约束不够。施工单位作为基建档案收集、整理、组卷、归档的行为主体，如果缺乏对档案重要性的认识和责任心，是无法尽职做好基建档案收集等相关工作的。我校2002年左右启动第三个校区建设工程，在其后的十几年时间里，新校区完成了大量的基建工程项目。当年，学校对基建工程规范化建设缺乏认识，为了省钱，很多工程没有和施工方签订符合规范的协议，也没有留足够的工程滞纳金，施工方完成工程建设后，没有交付完整的基建档案，学校也没有办法追究，导致新校区基建档案缺失严重。

（4）档案书写、整理的不规范性。就书写方面而言，在一套完整的基建档案管理流程中，往往要涉及到多方参与人员。除了项目施工方外，还包括设计院以及监理方在内的设计人员、管理人员共同参与档案的编制管理工作，人员的复杂性也就意味着档案编制的复杂性大幅度增加。在档案的实际编制工作中，很多在工作流程中占有一席之地的工作人员并非专业人士，所以说各式各样的档案资料书写不规范的现象难以避免。比如，没有使用档案编写所强制性规定的特殊用笔，没有严格按照档案编写的原则来书写档案，需要书写的资料以及需要打印的资料经常性混淆。编写档案时，由于一些档案是要长久性保存的，而笔墨却会随着时间的推移逐渐褪色，在这种情况下使用手写方式可能会造成后期不必要的困扰。而对于一些需要重点表示强调的档案内容，不使用特殊字体颜色予以标记这种疏漏也时有发生，一方面会降低档案的准确性，另一方面会增加核实档案时查阅资料的工作量，这些问题都是档案书写不当的比较典型的问题。

2.高校基建档案归档的对策

（1）针对复杂、专业性强的高校基建档案，高校基建部门应该建立各参建单位和相关部门的档案网络化管理，并且对各参建单位和有关部门的相应职责进行明确的划分。高校作为建设单位对项目前期的立项文件、招投标文件、合同协议文件、勘察设计文件，征地、拆迁、移民文件、项目管理文件及竣工验收文件等档案进行收集整理。施工及安装等单位应该对施工及安装等操作过程中的文件以及竣工图等收集和整理文件进行整理。当项目工程验收后，所有参建单位都应该向高校基建部门档案进行移交。

（2）对高校基建档案进行全程跟踪。首先，高校要制定高校基建档案规章制度。只有制度完善了，才能更好的协调各方履行各自的归档职责。

我校目前的基建档案管理办法依据历年来国家和地方上级部门出台的有关规章制度、法律法规而进行制定、调整和改进。目前，我校制定的基本建设类档案管理办法是在《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校基本建设类档案工作规范》和2014年制定的《建设工程文件归档规范》等法律法规的标准下制定。《桂林电子科技大学基建档案类管理办法》对我校基建档案的归档范围、归档流程、基建档案工作岗位职责等作了详细的介绍、说明和要求。

其次，基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建工程文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与工程档案验收同步进行。工程竣工验收合格之日起15日内要完成竣工验收备案。竣工备案后，全部基建工程材料必须归档，档案部门出具归档合格证明。否则，扣留滞纳金，待相应档案全部归档后，学校才向施工方返还滞纳金。

（3）高校要重视基建档案工作。高校要把档案工作列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。学校基建处配备的基建档案管理员应该是熟悉业务、责任心强的有工程技术背景的人员，他们具体能够负责每项新建、扩建、及维修项目的档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。在基建项目开工建设前，将工程项目名称、设计单位及设计人员、施工单位等资料告知档案馆，便于档案馆准确掌握学校各项新建、扩建、维修等工程的情况，以便跟踪监督工程项目檔案的归档工作及后续工作的开展。在工程中期检查、竣工验收等重要会议时，及时通知档案馆人员参加。平时，基建处档案员要和档案馆保持密切联系，积极参加档案馆开展的档案归档学习讨论活动，积极参加上级主管部门开展的有关基建档案培训研讨会。

（4）加强基建档案信息化建设。基建档案繁多而且复杂，利用率也很高，办理各种证件需要的时间也非常长，很容易导致基建档案丢失。我校目前就存在这种问题，基建部门和国有资产管理部门需要借阅大量的基建档案用于办理各种手续和证件，历时非常长，有时候要跨越几年，期间换了好几个办理人员，有些基建档案已经借出几年还没有归还给档案馆。信息化建设开启后，档案馆要将重要的图纸、文件和变更信息等资料及时导入信息化系统中，以防止重要档案丢失的情况发生。

综上所述，我们必须认识到我国高校基建档案管理工作目前的问题，并结合这项管理工作的自身特点，对基建档案管理工作全程追踪，高度重视，建立健全科学的基建档案系统，实现高校基建档案的优质化管理。

参考文献：

[1]欧阳琳，曹虹.高校工程图纸类基建档案管理存在的问题与对策[J].资源信息与工程，2019，34（02）

[2]缪爱英，邱艳，管志权.新形势下高校基建档案管理存在的问题及对策[J].现代农业科技，2018（24）

作者简介：谢能伟（1979-），女，广西桂平人，桂林电子科技大学档案馆馆员，硕士，研究方向：教育学与档案管理学。