浅谈中小企业如何使用财务软件建立会计核算体系

2019-09-10万英

商讯·公司金融 2019年25期

摘要：主要从财务核算角度，对财务软件几大模块的选择、设置进行介绍，以实现用财务软件提升财务管理工作效率，助力企业实现战略目标。

关键词：财务软件;选择使用;高效;财务管理

一、背景概述

随着市场经济和行业的发展，会计正在实行核算型向管理型转型。在信息化飞速发展的时代，随着财务管理软件的普及，为会计的转型奠定了基础。在实际工作中，各企业因规模大小、负责人的重视程度、财务人员的经验、专业度等各方面原因，使得各企业的信息化水平良莠不齐。有的企业在信息化建设方面较为落后，对于中小企业这一现象更为明显。一些企业虽然有财务软件，但因为账务建立不科学，给后期的管理，核算造成了一些问题，有的引起账务核算较混乱或核算不健全。给后一步的利用财务数据进行分析、管理造成了很大困难，也增大了财务团队手工加工整理数据的工作量，虽然有的企业又补充了很多电子表格进行账外管控，但因电子表格不具有财务软件的连续性和严密的勾稽关系，使财务基础工作产生了事倍功半的效果。由此可见财务最基础的工作账务设计，账务建立不容忽视，它直接影响后期的核算框架、核算水平、人力投人成本等諸多方面。财务管理的高效，从选择一款适合企业的财务管理软件，正确使用发挥软件功能人手。随着信息化、智能化的深化，适合不同规模、层次的公司软件层出不穷，本文仅探讨中小企业的软件选择、使用。在此浅谈如何利用财务软件建立一套适合企业的账务体系。有了财务软件的管理，会让财务管理的基础工作更加标准化，规范化，提高准确性，及时性;减少人为因素及随意性，也能使内部控制工作更加完善。

二、具体实施

下面将从财务软件的几大主要功能模块浅谈我们在建账时如何选择、设置、使用软件各功能模块建立会计核算体系。

（一）选择软件

根据公司规模大小，以及公司战略规划，软件的功能与企业的需求、企业对软件的预算等多方面结合选择软件投入。如果公司规模较小，属于初创期，成长较为缓慢的公司，适合选择投入金额较小的软件。如果公司规模较大，成长迅速，则需要选择可扩展、可升级、容量较大的软件。能达到几年内都能适应公司持续稳定，经营发展核算管控的需要。如果公司属于成熟期，原有软件达不到公司管理的要求，应该考虑升级、换代改造。以适应公司发展管理需要。选择软件，一定要选择适合企业的，不能盲目贪图贵或贪图便宜。

在调研、论证、选定软件后，实施阶段，主要有以下软件与核算、管理相结合的实施工作。

（二）设置核算科目

软件初始化，一级科目设置时，科目选择首先要适合行业要求：建安行业，服务行业，工业企业、商贸行业等。不同的行业，管控环节和管控点不同，所建立的账目不能千篇一律。有的企业因建立了不适合本企业的账务，导致账目不清晰，核算难度加大，工作事倍功半。核算的内容不同，在建账时所设置的科目也有千差万别。这需要对所处行业的业务比较熟悉，找到适合本企业的核算科目。系统初始化中需要我们根据公司业务选择一套适应公司发展，管理需要的会计科目。

会计科目选定后，需要根据公司规模大小以及业务特色和战略规划等因素，总体权衡科目级次，是选择多级次核算还是核算项目核算？这是建账人员必须考虑的一个问题。科目多级次核算，与科目一同显示比较直观。缺点是，如果往来单位较多，会让科目界面的显示比较臃肿，导致效率变低。此时按项目核算管理，就显示出优势。例如：施工企业应收账款科目需要按工程项目、按往来单位核算，就不能仅在应收账款科目下设置二级单位明细科目，这样会导致同一个往来单位，在不同的工程项目中的数据不能在账套中清晰核算。要达到清晰核算，需要在建账时就将科目和核算项目预先设置好。一般企业往来单位大于50个对应该进行核算项目管理，不要在科目中显示。

（三）选择使用进销存功能

进销存是很多企业经营必不可少的环节。进销存软件的选择关系到存货管理水平的高低以及成本、利润的准确性。建议存货量大，品种繁多，产品进出频繁的企业，一定要结合企业情况仔细了解软件实现的功能，做好选择。存货成本的核算方式，成本管理水平，对企业利润的体现直接相关。也与企业人员设置，存货管理成本直接相关。例如有的软件能达到实时结转成本，实时看到进销存数据，有的软件需要当天结账后反映进销存数据及成本，不同的功能体现与企业的投入及需求有直接的关系。一旦选定上线后，要改变功能，相对成本较高。这提醒企业一定要做好调研、选择。

（四）往来管理功能

对于商家众多，往来、结算频繁的企业，往来模块的建立可以大大地节约核算、管理成本。这一个模块对于中小型企业值得关注。有的公司因科目设置不合理，往来模块核算不健全，导致往来账款不清晰，会对经营造成损失。有的公司因为往来模块不健全，设立了很多电子表格辅助核算，但又因人员更换频繁，电子表格数据不完整或数据错误，给往来账款管理大打折扣。建议这种情况直接通过系统集成统一管理，系统的勾稽关系完整，至少能保证数据齐全，即使出现绞账，也能通过对账后，进行及时调整，不会导致少收或核对不清的情况。

（五）实时资金管理功能

对于资金量大的大中型企业，资金模块是非常有必要设置的。例如：出纳录入原始数据，将单据传递到核算环节，会计审核单据生成记账凭证，达到资金的及时反馈、监控、管理。对于银行账户多，涉及资金的业务发生频繁的公司，设立此模块能达到资金数据的及时反映，达到合理利用资金，让资金实现高效运转。

（六）选择资产管理功能

为了保证公司资产的安全，超过10种资产的公司，建议建立资产模块，有利于及时核算计提折旧，盘点，保证公司资产的安全完整。

（七）选择工资核算功能

对于提成方案复杂的企业，将工资方案关联其他相关模块的数据，达到数据集成，实现关联生成工资数据，会达到准确、及时、清晰、完整。

（八）选择关联生成报表功能

报表模块是经营分析、管理必不可少的一块。在科目设置科学合理的前提下，能保证报表模块的数据方便、高效。对于集团公司，或核算复杂一些的公司，报表模块的优势就较明显，在合并报表，汇总报表方面则会显示出及时性，准确性的优势。

对于规模稍大的公司，一款好的财务软件在管理中显示的优势更加明显。费用报销、报表生成这些工作的管理能更加高效、准确、快捷，大大地节约基础工作的管理、运行成本。

三、结语

财务软件上线后，后期的跟踪管理也是必不可少的。随着企业经营的变化，对公司核算体系的要求也会有一些变化，这需要软件及时更新、升级，调整、适应新需求。对于已用软件管理的企业，可以根据以上步骤，衡量、评估现有软件是否达到核算管理的需要，是否需要改进完善，让我们的核算与管理提升一个台阶。

为了更好地做到业财融合，更好地实现内控管理，需要我们将一些流程和功能提前预埋到软件实施中，从业务前端开始进行分析管控。例如费用单据、收付款单据、发票开具，这些工作可以利用软件考虑前置管理。