现代人事档案管理信息化建设探索与实践

葛琰

摘要：人事档案的管理工作是当前社会发展的重要保障，在一定程度上而言，加强人事档案的管理工作是新时期社会发展的重要前提。本文以此为基础，就新时期人事档案现代化管理工作的开展问题进行探索，致力于通过相关研究工作的开展，为今后人事档案管理工作的升级做出积极的参考。

关键词：人事档案;现代化管理;建设探索

信息化的管理是当前人事档案管理工作的主要发展趋势，作为新时期社会发展的必然需求，加强信息化的人事档案管理也是我国未来人事档案工作的重要发展方向。作为新时期的从业人员而言，如何结合时代的需求，着眼于当前的档案管理升级，这也是值得关注的重要问题。

1正确认识人事档案的信息化建设

1.1信息化建设是信息时代发展的必然选择

随着信息技术的不断发展，社会信息化的进程也在逐步加快，信息的获取已经成为了一种高价值的资源，这种认知也已经得到了更多人的共识。人事档案工作的管理，本质是一种对原生信息资源的管理，人才是社会发展的重要驱动力，人事档案管理工作的价值也正在于此。

当前网络技术以及信息技术的发展已经为人们的生活以及工作方式带来了巨大的改变，开放化的市场发展也为档案管理工作带来了新的挑战与契机。如何结合实际，加强信息技术在档案管理工作中的应用，落实人事档案信息化的建设与发展，这也成为了必须关注的重要问题。档案管理工作的主要目的在于更好的服务于社会发展，人事档案信息化建设的提出，也正是我国信息化时代的重要表现。

1.2人事档案的信息化建设是人事档案信息共享的重要前提

人事档案的信息化建设，是人事档案信息共享的重要前提，这对于工作质量以及劳动效率的提升都有显著的推动效果。当前信息化工作的开展极大程度上颠覆了人事档案管理工作的模式，而多媒体信息网络系统本身所具备的共享、系统、直观以及综合等特点，也为人事管理工作中对于人事信息的获取需求提供了保障。作为管理者，能够在信息化管理的基础上更为高效的了解到人事的综合信息，同时也能够获取更为主观立体的声音或是影像资料。这对于档案管理工作而言，无疑是提高了其及时性与动态性，有助于人事全方位综合信息的获取与查询。

互联网以及局域网的应用，使得信息的共享成为了现实。这对于规避不同部门之间信息的重复录入大有裨益。除此之外，电子档案本身所具备的共享性也使得在工作中即时产生的信息能够第一时间更新。有助于档案管理工作对于信息的第一时间搜集，这对于相关工作的开展无疑也是提高了效率与实效性。在实现了人事档案管理工作的信息共享后，在局域网的基础上可以保证管理者从不同的角度去了解一个人的具体信息，这也极大程度上突破了部门业务的限制，提高了档案应用的实际效果。信息化的建设也提升了人们对于人事工作深度与广度的认知，这在另一层面上也是对未来人事档案管理工作的无限延伸。

2人事档案信息化建设的主要思想

在信息化发展的当下，人事档案的管理工作的信息化自动化建设，其主要目的在于提高档案管理工作的动态性、快捷性以及即时性。为此在人事档案信息化建设的过程中，应首先明确信息化建设的重要意义，作为具体的管理人员应不断进取，积极学习，不断提高自身的专业素质以及对先进设备技术的掌握与应用水平。除此之外也要加强全体工作人员档案意识的培养，不断提高人事档案管理工作的系统性与综合性。在管理工作的开展中需做好全面衡量与统筹兼顾，协调调动不同方面的积极性。最后也要落实在实际的档案管理工作中，认真探索信息化应用水平的路径，就信息化管理的工作内容与发展趋势予以不断的关注与探寻，就现阶段所存在的重要问题予以严谨客观的看待，并予积极有效的解决。

3人事档案信息化建设的主要内容

客观而言当前人事档案的管理工作还尚未实现完全的信息化管理，为此在今后的信息化发展过程中，应敢于冲破固有的模式，积极转变构建人事档案管理工作的新模式。加强档案信息的数字化以及信息化变革。

3.1转变传统的档案存储模式

信息化管理的重要特征便在于信息数据的数字化体现，在实际工作的开展中，应加强技术层面的升级，加强信息的数字化与网络化处理，提高应用于保存的有效性。其次对于一些已损坏以及使用频率较高的档案信息而言，不仅要妥善保存同时也要做好数据信息的建档与拷贝。不同于其他的档案信息，人事档案信息与职工自身的利益密不可分，其在員工自身发展以及人事纠纷等问题上发挥着重要的作用，也正是如此需进一步做好人事档案的信息化建设与管理。档案存储模式的转变很大程度要取决于管理者管理意识的升级，为此加强相关的宣传与教育，也是档案存储模式转变不可或缺的环节。

3.2建立人事档案目录数据库

作为一项系统且漫长的工作，人事档案管理的周期通常以几十年为单位。所以建立档案数据库也是提高人事档案信息化管理的重要内容。同时对于一些重要人物的档案管理而言，数据库的建立也能够进一步保证其档案管理的有效性。相比于以往纸质档案不易存储、存量大、数据多等因素的限制，数据库的建立本身也是人事档案信息化管理的重要内容。作为纸质档案向电子档案迈进的重要指标，数据库的建设也是提高人事档案管理效率的重要前提。

3.3注重相关设备的配备以及专业人才的培养

技术设备的保障是人事档案信息化管理的重要基础，为此在人事档案信息化管理的开展之中，应予以资金层面的保障与支持。注重先进设备的采购与应用。只有如此才能更好地发挥人事档案信息化管理的积极作用。除此之外专业人才的培养也至关重要。不同于以往档案管理工作的开展，新时期的信息化管理也对管理者本身提出了新的要求。首先要具备现代化的档案管理意识，其次应具备熟练的专业技能。只有如此才能切实发挥先进技术设备的作用，提高人事档案管理的有效性。为此在今后工作的开展中，一方面要大力引进专业的对口人才。另一方面也需注重对现有管理团队的培养与在教育。只有如此才能不断提高人事档案管理团队的专业性，切实保障新时期人事档案管理工作的工作效率。

3.4注重数据档案的安全保障

在信息资源保障的新时期，网络信息安全的重要性也需予以高度的关注。实际上当前因网络信息安全而导致的数据信息泄露事件层出不穷。对于新时期的人事档案管理工作而言，同样要予以高度的重视。一如上文所示，新时期人事档案本身也是一种重要的资源，如果为竞争对手或是别有居心的人所获取，势必会对本单位造成一定的影响与损失。为此在今后工作的开展中应首先提高档案管理工作的安全意识，其次在日常的设备操作以及执行中，也需做好规范、严谨、有效，避免因操作问题而引发的信息安全危机。除此之外也需加强技术层面的保障，例如备份档案信息、设立数据库的使用权限等手段，都能够在一定程度上起到有效的防护效果。

4结语

新时期的社会发展为不同领域的进步带来了宝贵的契机，就人事档案的管理工作而言，信息化的建设与发展无疑会提高管理工作的效率与有效性。但是受传统管理工作的影响，在信息化的建设道路上也存在有较多的困扰，这就要求相关人员结合实际需求努力实现工作的升级与转变。本文所述内容皆立足实践，围绕新时期人事档案管理工作的升级与发展展开论述，希望为今后人事档案管理工作的升级提供有价值的思考。

参考文献：

[1] 郭晶.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯，2017，16.

[2] 鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2016，16.

[3] 陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学，2012，18.

（作者单位：吐哈油田公司物资供应处）