互联网时代档案管理存在的问题及对策

郭佳

摘要：随着社会信息的不断发展和互联网向互联网+发展的加速，互联网+时代的档案管理面临着巨大的机遇和挑战。档案管理也从纸质化转变为数字化。在档案信息量不断增加的新形势下，相关工作难以开展。因此，在互联网高速发展的背景下，如何转变传统的档案管理方式，以适应档案管理的需要，使档案管理工作有序有效地开展，是值得探讨和研究的课题。

关键词：互联网时代;档案管理;问题;对策

1互联网时代档案管理存在的问题

1.1不够重视档案交接手续

绝大多数行政事业单位的档案管理人员不是专职人员，甚至身兼数职。这部分档案管理人员流动性大，在离职或转岗时档案交接手续简单，未按程序严格处理，容易造成档案数量和资料责任界限不清。因此，存在着工作前后交接断开、档案管理硬件设施不完善、文件管理人员培训不足等问题。

1.2管理能力落后

少数具有专业教育背景的档案人才实际上流向了高校、企业等领域。实际工作人员大多没有档案知识的专业培训，文件收集意识薄弱。此外，大多数文档管理人员年龄结构偏大，工作中存在惯性思维，有些档案不真实、不准确，补充档案不及时、不准确，不能真实反映工作实际情况，造成档案不完整。

1.3互联网时代档案的重要性宣传不够到位

首先，档案的重要性还没有被档案管理者广泛宣传。其次，大多数人事档案管理是并行的，属于非专业管理。由于专业和时间的限制，档案管理人员不能及时了解档案管理的新知识和新技术。

1.5档案管理手段落后

在许多单位和部门，往往有陈旧的档案库房，相关设备严重短缺，现有设备老化，更不用说现代化的红外监测、湿热控制等现代化设备。在一些部门，他们只愿意在其他工作上投入更多的资金，而不愿意在档案管理中增加新的设备和新的人员，使档案库的设备老化，工作陈旧，甚至出现报废的情况。有些单位和部门没有专门的档案管理职能，或者直接在仓库内设置档案库。这种档案管理极为落后，容易造成档案信息的丢失、变质和封存。档案管理由人工检索处理，档案信息丢失将成为本单位无法弥补的巨大损失。

2互联网时代下档案管理问题解决对策

2.1加强档案管理工作的安全性

建立档案保密管理制度势在必行。各单位还应当根据本单位的具体情况，制定一套更加实用、更有针对性的规章制度。在日常工作中，要加强制度宣传，增强档案管理人员法律意识。完善档案管理责任制，建立健全监管机制，增强包括档案管理人员在内的全员档案法治观念，促进广大群众知档、建档、用档。对于企业来说，历史数据存储在档案中并进行管理。因此，确保档案的安全等同于保证企业的安全。档案信息泄露，可能影响企业利益，对企业发展产生严重影响。因此，要营造安全可靠的檔案存储环境，必须加强网络安全保护，引进世界先进的安全技术，定期对档案管理系统进行病毒检测，警惕外来文件。

2.2网络数据归档

随着互联网时代的到来，数据和云计算应运而生，增强了网络发展的竞争力，促进了社会的有效发展。档案管理是国家决策在这一战略中发挥作用的重要保障。因此，要求档案具有一定的完整性和真实性，要求相关管理人员将各种内容结合起来，提高档案管理的有效性。如何整合用户、技术、管理和法律，已成为当前产业发展的首要任务。随着互联网时代的发展，多方面内容的整合已经成为现实，互联网为这种发展模式提供了基础。推动档案管理与新的运行模式相结合，促进新媒体技术的出现，自动结合网络数据的检索和筛选，帮助管理用户大量下载和存储这些数据，提高管理工作的效率，提高管理工作的效率。同时，我们还可以通过实施激励机制，促进困难数据的管理和下载，提高档案管理的效率，促进档案网络数据采集的全面发展，进而保证其准确性，防止一些不必要的数据采集。版权纠纷，有利于产业的发展。

2.3转变管理理念

在互联网时代，档案管理者有必要改变自己的管理方法和管理理念。增强档案信息化管理，不仅可以降低管理成本，还能提高档案利用率，减少人力投入。因此，只有实施信息化管理，才能全面提高档案管理水平。

2.4建立稳定性强的数据库

进入互联网时代以来，所有的数字形式，即数据信息，都被应用于档案信息的保存。它的传播主要依靠计算机网络，实现了档案信息的即时传播和发布。为了实现档案管理的数字化，必须建立数据库。因此，行政事业单位、企业应更加重视数据库的建立，确保数据库的稳定性。在满足网络传输标准的基础上，数据库还应便于管理人员使用和读取，并能随时检索档案信息。如今，科技更新的速度非常快。因此，应采用先进的管理软件建立数据库，提高数据库的使用寿命，减少数据库的更换频率。目前，计算机网络技术得到了广泛的应用，有效地提高了档案管理的效率，但仍存在一些安全问题。因此，在建立数据库时，应注意系统中档案数据的维护，避免因建立档案而造成的数据丢失，创造档案管理工作。

2.5提高档案工作者的综合素质

随着互联网+时代的到来，网络信息技术在档案管理中的广泛运用，使得档案管理的方法和模式都不断地改进和完善。对于传统的档案管理“重藏轻用”的观念我们也要发生转变。开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力发展档案信息资源，才能为群众提供更好的服务。随着网络信息技术逐步进入档案管理工作，其工作人员必须熟练操作各种先进设备，了解有关操作知识，能够正确处理常见问题和困难。我们不仅要强调政治素质，还要强调文化素质和业务素质。同时，要鼓励竞争，把档案工作者由数量转为质量，努力做到高效，满足互联网+时代档案工作的需要。

结束语

根据“互联网+”时代发展特点对档案管理工作进行分析，研究发现它有一些缺点。为了适应时代的发展，促进创新，管理者需要根据时代的特点，提高自身素质，推广信息平台，实现激励机制。提高档案的利用价值，为国家发展作出更大贡献。

参考文献：

[1] 衣英强.“互联网+”时代档案管理创新策略研究[J].中国管理信息化，2017，（04）：166-167.

[2] 高丽.“互联网+”时代档案管理改进的几点思考[J].办公室业务，2017，（04）：170+172.

[3] 孙立新.“互联网+”时代档案管理改进的几点思考[J].赤子（上中旬），2018，（23）：240

（作者单位：荆门市社会救助管理局）