高校实物档案数字化及共享平台建立研究与实践

田佳妤

摘 要：随着社会的不断发展，信息技术的不断进步，尤其是高校不断发展和对校园文化的重视，实物档案越来越受到人们的关注。传统的实物档案管理模式已不能适应学校快速发展的需求。本文通过对实物档案定义、种类的梳理，对国内实物档案数字化研究的检索分析，提出进行实物档案数字化的重要意义和必要性，通过结合学校实物档案管理工作实际，提出当前高校实物档案数字化及共享平台利用的发展方向。

关键词：实物档案;数字化;研究实践

高校综合档案分为党群、行政、教学、科研、外事、出版、设备、基建、财会、声像、实物类。其中，实物类档案因特殊的载体特征，使其管理模式、存放形式都具有特殊性。实物档案，顾名思义，是指以物质实体为载体，能够反映人们生产生活实践活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品，它是一个立档单位档案全宗的重要组成部分，具有档案所具有的原始性和直观性。随着社会的不断发展，信息技术的不断进步，尤其是高校不断发展和对校园文化的重视，实物档案越来越受到人们的关注。

一、研究实物档案数字化管理的意义

1.定义及种类：根据中国知网检索到的文献分析，最早提出实物档案的文献是1964年上海市档案馆，称实物档案为实物材料。当年将“印章、奖章、征章、银币、敛盾、锦旗、妙票、瓷器、字画、模型、雕塑、机械零件、舒算尺、冰洲石（光学玻璃原料）、水上救生衣、子弹、七首、刑鞭”归为实物资料。后来，对于实物档案算不算档案，怎样进行界定和分类，一直是档案界讨论研究的话题。随着社会的进步，科技的发展，实物档案逐渐被大家认可和重视，成为档案管理类别中不可缺少的重要门类。如今将实物档案定义为以各类物资为载体存在着，对相关机构或部门的活动因素进行记录，具有一定的信息承载与社会意义，实物档案具有信息的原始性与客观性，也具有信息的潜在性与多样化。

2.高校实物档案种类：在日常教学、科研活动中形成的具有保存价值的奖杯、奖状、牌匾、锦旗、证书;校庆及重大活动中的题字、礼品、印信;历次学校更名的校章、校牌;校友赠送的礼品;学校教学过程中有意义的教学设备等。

3.实物档案数字化检索分析。国内对于实物档案的研究，始于60年代。本文作者在中国知网数据库上，以“实物档案”为检索条件，检索到相关信息331条，其中，2000年之前，對于实物档案的研究为35篇文献。文献中，最早的一篇为1964年上海市档案馆袁吉甫发表在《档案工作》杂志上的《我馆对档案中实物材料的处理》。该文是以上海市档案馆实际工作成果为例，对其馆内保存的实物档案进行鉴定、确定去留，对留下的实物档案有很明晰的保管方法及存储要求，论述了经鉴定需返还的档案进行归还的重要性，并且列举了实物档案鉴定的意义，该篇文章，应该说是媒体上最早的关于实物档案归档规范利用的最早最详细的文献资料。

随着科技的发展，数字化早已悄然走入人们的生活，实物档案数字化管理迫在眉睫。通过中国知网检索，以“实物档案 数字化”为检索词，共有18篇文章涉及实物档案数字化管理的相关论述，由此可见，实物档案数字化管理及应用应是目前档案工作者亟需研究的问题。

二、学校实物档案数字化管理与利用的落实

1.管理规范落实：拟定实物档案管理办法。2007年，是学校搬迁新校区的第4年，在许多重大活动中形成了大量的实物档案。为加强学校实物档案的管理工作，更有效地保护和利用学校的档案资源，使实物档案管理更科学、规范，根据《中华人民共和国档案法》等相关法规并结合我校实际情况，结合学校校园文化建设需求，学校档案馆初步拟定了实物档案管理办法，当时拟定的归档范围为奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册;上级领导、知名人士、有关单位赠送给本校的题词、字画、工艺品;有保存价值的物品;学校在国内外各项活动中获赠的重要纪念品;老校区搬迁至新校区，以延续学校发展，见证发展历程的纪念品，如建校以来的老校门、校牌、牌匾、校徽、各种证书及曾经使用过的物品;具有教育意义且能永久保存的其它实物。

按照其不同类别，当时学校的实物档案编号以“实物-类号-流水号”为编目号。即（1）奖品类（实物1-流水号），如本校在重大活动中获得的各类（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册等）有保存价值的物品;（2）名人字画类（实物2-流水号），如上级领导、知名人士、有关单位赠送给本校的题词、字画、工艺品等有保存价值的物品;（3）纪念品类（实物3-流水号），如学校在国内外各项活动中获赠的重要纪念品;（4）校史类（实物4-流水号），如老校区有意义的物品搬迁至新校区，以延续学校发展，见证发展历程的物品，建校以来的老校门、校牌、牌匾、校徽、各种证书及曾经使用过的物品等;（5）其它类（实物5-流水号），如具有教育意义且能永久保存的其它实物。由于实物档案存放地点的不确定性，自2007年拟定实物档案管理办法起，学校档案馆对校内所有实物档案进行按类别登记，并根据分类，对每份实物档案进行标签。该管理办法一直沿用至今，提高了工作效率，保证了实物档案的存档质量和信息掌握，近几年为历次学校宣传活动、校庆、教学科研评估等重大活动提供实物档案千余次，达到较好利用效果。

2.实践环节落实：全方位多渠道收集实物档案。2007年，学校依据当时出台的实物档案管理规定，在拟定的《实物档案管理办法》中，对于实物档案收集整理做了初步规划和要求，即，实物档案由发生或形成部门负责收集存档，并编制详细的说明性文字材料，于实物自形成后的一个月内移交综合档案室统一管理，对于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留的，应将该实物照片及相关材料移交至档案室登记存档，并办理相关手续;归档的实物档案应保持整洁、无破损，任何部门及个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人;档案室将对归档的实物档案进行拍照，并将所拍照片纳入照片档案的管理，两者之间建立准确的标识关系;利用实物档案必须严格履行档案借阅手续，实物档案原则上只针对本校各单位利用并按期归还。

目前，学校实物档案管理在当年实物档案收集整理规定的基础上，结合工作实际，不断改进管理模式，以提高工作效率、发挥档案利用最大化为目的，加大实物档案收集、整理、编研力度。学校于每年5月份开始全校上一年度的档案归档工作，实物档案也列入其中。由于荣誉类档案需要留在各单位展示柜内进行展示，近几年，学校档案馆只要求各单位上传电子版照片到档案管理系统内，并进行存放地点的备注。学校重视实物档案的征集工作。于2008年、2018年，学校分别在校庆之前，为展现学校发展成就，全面提升学校文化建设水平，向校内师生、毕业校友及社会人士征集学校办学以来的实物、声像等各类资料，对于捐赠者，学校颁发收藏证书。

3.数字化管理落实：实现全馆实物档案数字化。2018年，是学校建校70周年，实物档案在学校组织的各种大型活动、校史馆建设中起到了举足轻重的作用。2018年初，档案馆将馆内千余件奖牌、证书、奖状、锦旗、字画等实物档案进行拍照处理，实物档案均以暗红色大绒布做背景，拍照像素均在300万以上，以JPG格式存储。实物档案形成电子版后，专业人士进行图像的检查和技术处理，以达到最佳利用效果。修好图的照片，按“类别——形成时间”进行分类并分别建立文件夹。其中，为方便检索及区分荣誉类奖项的获奖等级，在文件夹中，每一个牌匾的文件名以“年度——获奖名称——国（或省、市）”命名。实物档案与电子文档一一对应，并张贴标签。目前，实物档案形成电子版后全部上传至学校档案管理软件系统。在数字化过程中对信息资料进行加密和保护，对不同等级的数据设置不同的查阅编辑权限，档案资料的使用得到了安全保障，方便相关部门利用。

4.利用效果落实：最大化发挥实物档案利用价值。实物档案利用，是档案工作的最终目的和价值。近几年，学校实物档案在学校活动中所做的工作有：学校60年、70年校庆中各大型活动的展板;学校各类画册、校史书籍;学校办学成果展;学校校史馆等实物、图片的提供。另外，学校重视档案多媒体的宣传渠道，学校档案馆依据实物档案性质，根据不同时间段，精选出部分荣誉类实物档案在学校档案馆网站上展示，降低了展板展示成本，扩大了宣传范围和水平。

三、高校实物档案数字化及共享平台发展方向

1.提高学校实物档案管理数字化意识。实现实物档案数字化管理，是实现人工到计算机管理的转变，不仅提高了工作效率，减轻了工作人员的工作压力，更提升了学校档案管理水平。学校档案管理部门应转变观念，变被动转变为主动，尽快实现档案的数字化管理模式。

2.完善实物档案管理细则。档案管理部门应在国家相关管理规范的前提下，结合本单位工作特点，及时完善实物档案管理细则，以适应学校发展步伐。

3.提高档案管理人员数字化专业水平。随着实物档案数字化管理、共享平台程度的不断深入，对档案管理者的各方面技能的要求也越来越高。一方面，档案管理者应有主动学习的意识，不断填充自己的知识体系，另一方面，学校应重视对档案管理者的培训教育，提升整体管理水平。

4.强化实物档案数字化管理安全意识。档案数字化转换过程中，应注重档案安全意识。在数字化过程中应对信息资料进行加密和保护，对不同等级的数据设置不同的查阅编辑权限，在档案资料的使用得到安全保障的前提下，方便相关部门利用。

5.多渠道多角度为实物档案提供展示平台。档案管理部门应重视实物档案的展示平台建立，通过网站、微信推送、微博等多种形式、多渠道多角度展示实物档案，提高档案文化传播效果。

参考文献：

[1]虞吉芬.学校实物档案数字化方法、利用与管理[J].蘭台内外，2019.

基金项目：辽宁省档案局课题项目：大数据时代下声像、实物档案数字化建设及共享平台建立研究与实践课题号：L-2018-R-13。