关于做好财务档案管理的若干思考

谭丽明

摘 要：无论是公共机构还是大学，财务档案管理都是其中非常重要的一部分。它既是财政工作的重要组成部分，也是单位各项活动顺利开展的保障，这显示了它的重要性。为此，本文主要分析了做好财务管理的一些参考文献，希望对财务管理的质量有一个好的作用。

關键词：财务档案管理;思考;措施

公共服务在当下的单位工作中发挥着非常重要的作用，其财务活动也表现出多样化的特点，财务往来十分频繁，必然会产生大量的会计档案信息，其在当下的工作中也是非常重要的。在笔者工作的过程中发现很多的单位还是将纸质文件作为主要的档案和数据保护方法。但是随着中国社会经济的发展，其数据的利用次数越来越多，且对于数据的准确性要求也越来越高，导致在当下的工作中仅仅用纸质档案为主、电子档案为辅的工作方式已经不能满足当下的工作了。

一、财务档案管理分类

财务档案指的是相关的工作人员或部门在工作的过程中产生的相关数据档案。财务档案管理主要是对账簿和会计报表进行规范和科学的管理。财务档案的特点是稳定、专业和严谨。金融文件不光是有纸质的形式，还有电子的形式。随着当下越来越多单位信息平台的完善和改进，当下有越来越多的单位开始将纸质档案数据向电子档案发展，因此在当下档案种类也在向着现代化和多元化的方向发展。除此之外，从文件的归档时间的角度来分析，档案还可以分为一般性的常规文件和永久文件。

由于在之前的工作中，我国很多单位都缺乏相关的数据电子化的技术，因此有很多的单位重要信息数据依然是简单的纸质形式，当下很多单位开始通过数字平台将单位中之前的纸质化信息和档案进行数据化，最终实现财务档案的存储和链接的数字化。通过数字化平台，财务信息数据可以转化为电子数据，便于存储，更好地实现会计档案信息的利用和共享。财务档案管理信息化第一是节省了相关单位的纸质档案管理成本，减少了不必要的麻烦;二是在当下的工作中可以有更高效的数据查询，提高了工作效率，保证了数据的安全。

二、财务档案管理现状

1.专业人才不足

由于中国相关方面的技术发展起步较晚，因此在发展的过程中往往会存在很大的问题。笔者认为，在当下的工作中专业的人才和相关的工作人员在工作中起着非常重要的作用，但是由于在单位中很多都在人才角度上存在很大的盲点，严重影响了财务档案管理工作中的工作效率。在当下的工作过程中，计算机化已经成为财务管理中最重要的趋势，这必将严重影响财务档案管理工作。除此之外，工作态度不严谨、工作质量不佳的工作人员在工作中产生了很大的负面影响。

2.管理缺乏规范

在考虑工作人员工作效率方面存在着很大的问题，无论工作如何进行，考核机制不完善，都会产生严重的影响。会计档案管理工作的发展十分严格。当下很多的工作都缺乏对客户的真正的理解，在工作的过程中没有从客户的实际需求出发，导致财务档案管理工作往往会存在很大的问题，相关工作人员没有考虑档案管理工作的便利性和真实性，影响财务档案管理工作的效率。

3.财务文件内容缺乏真实性

在当下的工作中存在着一个很大的问题，那就是很多单位都没有重视其财务档案管理工作的重要性，因此缺乏完善的工作机制，在工作中没有及时记录，而是盲目进行财务档案管理。造成这个问题的主要原因是很多人认为财务档案是过去式，其对以后的工作没有什么作用，导致没有重视财务档案管理工作，这也是影响当下财务管理工作质量的主要原因。

4.档案管理技术相对落后

档案管理技术的落后是影响当下工作效率的主要原因。笔者在工作的过程中发现，很多单位都缺乏完善的财务档案管理技术。有些单位内部的系统都没有及时按照其内部实际情况进行更新，导致其在工作的过程很多的工作都受到了限制。落后的管理技术不光会影响工作的效率，甚至还会导致财务档案信息的泄露，对单位造成严重经济损失。

三、做好财务档案管理工作的方向

1.提高财务工作的效率

随着社会经济的不断发展，传统财务档案日益复杂和系统化的财务信息需求明显难以满足，基金账户的明细呈现多样化。这就增加了对财务档案管理工作的要求。中国仍处于发展阶段，在此背景下，单位的财务档案工作受到了广泛的重视。因此，加强对财务档案的管理，不仅为单位更好的发展提供强有力的数据支持，而且可以大大提高财务工作的效率。

2.能否很好地避免资金的浪费

对单位来说，财政拨款的很大一部分用于履行公共职能和国家职能。因此，有必要严格控制资金的流动。然而，就我国现行单位的财务管理而言，浪费资金、挪用资金的情况时有发生。国家的财政资源没有得到利用，这主要是因为没有科学的资金管理。因此，合理进行财务档案管理是十分必要的，这样才能有效地防止资金的浪费和挪用，避免国家财政资源的浪费。

四、做好财务档案管理工作的措施

有利于提高财政工作效率。随着社会经济的快速发展，传统的、简洁的财务文件机构显然不再适用于复杂的系统和复杂的金融信息、基金账户的详细描述的多维特征，难以管理金融文件。这对工作提出了更高的要求，也确定了财务档案管理在财务管理中的重要地位。中国仍处于发展阶段，从整体上看经济水平和人民生活水平都有一定程度的提高。在新形势下，高校财务档案得到了高度重视和重组。

因此，良好的财务档案管理可以为单位的整体发展提供科学的参考资料和数据。这样不仅有助于提高财务工作的效率，也有利于防止金融混乱的发展。对于单位来说，大部分财政拨款用于履行国家职能或公共职能，必须严格控制资金的进出过程。然而，以前我国单位财务管理的现状，资金挪用和浪费现象时有发生，造成国家财政资源的浪费。造成这些现象的主要原因是缺乏科学的资金管理。因此，要严格按照有关规定管理财政档案，有效防止挪用和浪费资金，确保国家财政资源不被浪费。

1.加强相关人员的财务档案管理意识，加强财务档案管理队伍建设

在当下的工作中首先需要为相关的工作人员养成正确的财务档案管理意识，加强财务档案管理隊伍的建设工作。

单位的工作人员对法律的意识较为薄弱，导致了很多违反规定事情的发生，所以在以后的财务管理工作中要加强工作人员的法律意识，保证财务管理人员依法办事。不仅如此，单位还应该加强相关管理制度和会计管理制度的完善，保证工作环境有所约束，使其在有约束的环境中工作，提高会计工作人员的工作质量。现在的社会是法治社会，遵纪守法是每个中国公民都需要做到的。但是在单位中仍然有工作人员在顶风作案，不顾一切，为了一己私欲损失单位和老百姓的利益，这样的行为是为人所不齿的，这种损人不利己的行为应该得到强有力的遏制。因此在单位财务管理的工作中，单位要加强法律的宣传，明确哪些行为是违法的、会承担怎样的后果。

2.加强财务档案文件管理

现在的单位因为没有系统的财务分析，导致了现在发展缓慢的问题。所以现在单位要想可以有发展就要将财务的分析重视起来。只有分析单位内财务的现状，才能了解当下单位所处的环境，从而对未来经济的发展趋势进行合理的推断，保证单位内部能平稳发展。现在很多的单位还没有将单位内财务分析重视起来，导致很多的单位无法对未来的经济做出预测，从而提高企业应对风险的能力。所以在日后单位财务管理中加强对财务的管控，平衡收支，提高单位的前瞻能力，以达到提高内部的管控、促进社会发展的目的。

3.建立健全财务档案管理制度

现在有些单位为了改善工作环境而盲目降低工作要求，导致很多的工作人员在没有约束、没有要求的环境中工作，在懒惰松散的环境中自然没有好的工作效率，因此当下单位要建立一整套完善的财务工作人员管理机制，让其工作在有约束的环境中，只有有约束了才能保证工作的高质量完成。当然，在制定相关的管理办法时也应该综合考虑到会计工作的灵活性，确保能让会计工作人员接受这样的管理办法。只有日常工作有所约束了才能够提高工作效率，促进单位的进步和发展。制度和政策的角度加强对财务档案建设、管理和运用的重视。这可以为当前财务档案信息的标准化和标准化提供重要依据，并有助于进一步提高档案数据的真实性和共享性。

4.加强财务管理人员的专业技能考核

现在很多的单位中依然有会计工作人员是无证上岗，还有一些工作人员虽然有会计从业资格证，但是其会计相关的职业技能却较差，这就直接导致了现在的单位财务工作的准确性差、工作效率差。会计是直接面对单位财务工作的工作人员，会计工作人员质量的好坏直接影响着单位的发展，所以要想促进单位的进步和发展，就要加强会计工作人员业务能力的培训。单位可以不定期举办培养会计工作人员专业技能和职业素养的活动，让品德和技能都很优秀的员工上台进行讲话，将自己工作的技巧或者对待工作的态度讲给其他会计听，让他们在耳濡目染的过程中加强自身的修养。

五、结束语

财务档案管理工作对任何业务单位都是非常重要和关键的。事实上，它是提高财务管理水平的重要基础和前提。在当前信息时代背景下，为了更好地实现会计档案管理的效率，有必要加强信息技术的应用，并在此基础上，合理构建会计档案信息管理平台。把纸质文件转换成数字文件。与此同时，有必要构建一个信息档案管理机制，并实现快速查询、检索和整理会计档案的信息管理平台，这无疑会在很大程度上提高会计档案的管理水平，从而实现机构的长期稳定发展。

参考文献：

[1]尹淑红.关于做好财务档案管理的若干思考[J].环球市场，2018，（20）：103.

[2]潘晓红.关于做好财务档案管理的若干思考[J].办公室业务，2018，（12）：113.