档案信息化管理论文

姜长征 陈晓芹

如今，随着现代科学技术的不断创新和发展，传统的档案管理模式已无法适应现代社会的快节奏，高效率的档案管理要求应运而生。新形势下，加强档案管理的识别和定义是非常必要的。建立新的档案管理原则和概念，最重要的是改变文件管理，与新形势下的现代科学技术的结合，通过信息技术、网络技术和数字技术构建档案信息管理系统。

档案信息化建设是依靠科学技术等现代信息技术为信息处理和保存相关文件，从而有效地提高单位档案管理效率，实现档案管理流程的自动化管理。档案信息管理的主要内容主要包括两个方面，一个是信息分类，使用文件管理、检索、提取和管理;二是档案管理的数字化管理，通过数字信息来实现档案信息的部署和管理。

一、新形势下档案信息化管理的重要性

档案信息化建设可以利用档案信息技术和网络技术实现数字化存储，可以减少存储空间，提高档案信息的存储效率，同时可以大大提高档案信息检索的效率，信息检索可以突破时间限制，通过互联网实现虚拟数字操作。此外，通过系统软件可以实现自动匹配检索功能，还可以让用户快速获取文件信息内容。在现代通信技术和互联网技术作为现代社会后盾的大形势下，档案信息化的发展在管理工作中是不可逆转的趋势。

二、新形势下档案信息化管理存在问题

1.缺乏完善的档案信息化管理的制度建设

目前，档案信息化建设仍处于开始发展阶段，相关制度建设相对缺乏，尤其是缺乏更加科学和完善的组织规划，大多数单位档案信息化建设是支离破碎的，档案信息化建设标准参差不齐，缺乏统一的建设标准。由于系统问题，低水平的档案信息化建设对许多单位和部门有效地完善档案信息管理活动和实现造成了极其严重的阻碍。

2. 档案信息化管理的安全存在漏统

网络安全问题的突出表现已成为影响档案信息管理可持续发展的重要问题。文件信息管理的安全问题主要表现在以下两个方面：一是计算机文件管理系统存在安全漏洞;其次，使用互联网传输信息存在安全隐患。此外，网络病毒和黑客技术的不断发展，网络系统可能受到攻击，这也加剧了文件信息管理的安全风险。

3.档案信息化管理人才队伍建设不完善

据有关调查资料显示，目前约有90%以上的档案管理人员没有得到较为正规的档案信息管理知识的培训和学习，仍大部分档案管理人员按照传统档案管理的思维模式来实施档案信息管理。信息化管理活动普遍缺乏网络意识和信息安全意识。专业档案信息管理人才十分稀少，部分单位档案管理由后勤人员兼代，信息管理专业水平较低，也影响了档案信息管理的发展。

三、如何完善新形势下档案信息化管理的对策分析

1.加强档案信息化管理的制度建设

档案信息管理是一个系统运行项目，需要系统内各部门之间的有效连接和协调。因此，加强档案信息管理系统建设是非常重要和迫切的。通过系统构建，可以进一步阐明文件信息管理的思想，要求和工作内容。加强系统构建还可以有效提高文件处理，存储，检索等各个步骤的效率，从而提高文件信息管理的整体效率。另外，要加强档案信息管理系统建设，还要明确档案信息化建设的目的和内容的可行性。在此基础上，进行科学、详细的论证和规划，确定完善的档案信息管理系统内容，力求提高档案信息管理的效率。

2.完善档案信息化管理的安全系统

加强档案信息管理系统安全性是其能否有效运行的关键环节。首先，加强维护档案系统，随时检查系统安全性能，避免系统安全漏洞和信息泄露等安全问题。其次，必须加强安全技术的更新和开发，构建数据备份系统和反病毒系统，通过有效的防病毒技术措施加强外部网络病毒及黑客攻击的防护，如隔离和安全检查，要做好档案信息系统的实时检测和保护。

3. 加强档案信息化管理的人才隊伍建设

加强档案信息管理人才的建设也是非常重要的。通过必要的人才储备和培训计划，加强专业建设的档案信息管理人员。首先，通过独立的文化和外国专业招聘活动，培养和引进专业档案信息技术和管理人才。第二，有效的企业管理人员培训 ，加强档案管理档案信息管理技术的更新和完善，这样他们就可以有效地掌握专业档案信息管理的相关内容。第三，档案信息管理应深入到每个部门，了解各部门工作单元的内容，掌握相关的档案信息，这有利于档案信息管理的工作。最后，档案信息化管理者也必须加强自己的职业道德和社会责任意识的培养和完善。基于一定时间构建一个杰出的档案信息化管理系统的专业人才队伍。

新形势下，随着现代科学技术的不断创新和发展， 过去传统的档案管理模式已经无法适应现代社会的快节奏和高效的档案管理要求。在新形势下，有必要加强档案管理和定义。建立新的档案管理原则和概念，最重要的是将档案管理与现代科学技术相结合， 通过信息技术、网络技术和数字技术建立档案信息化管理系统。

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