电力企业文书档案实行现代化信息管理的措施探究

邓淑茵

摘 要：新时期，现代信息科技持续发展，电力企业文书档案管理正在面临全新的发展方向，现代化信息技术为企业文书档案管理开辟了全新的出路，电力企业只有积极地迎合这一时代发展需求，才能真正提高自身的档案管理工作水平。本文分析了电力企业文书档案信息化管理的意义以及具体的实施策略。

关键词：电力企业;文书档案;信息化管理;意义;措施

0  前言

电力企业文书档案管理工作艰巨、任务繁重，为了有效地应对这一繁重工作任务，最关键就是要充分地依赖于现代化信息科技，推动并实现企业文书档案的信息化、智能化管理，培训并提高档案管理人员的信息化水平，从而实现企业文书档案的高效信息化管理。

1  电力企业文书档案现代化信息管理的意义

电力企业文书档案管理是一项相对复杂、繁琐又颇具挑战性的工作，传统的纸质管理、人工管理不僅浪费时间，也增加了管理人员的负担。信息化时代背景下，高端、发达的现代信息技术为企业文书档案管理开辟了全新的出路，企业文书档案正在依托于这些先进的科技实现全方位的信息化、数字化管理。企业文书档案的信息化管理是时代发展的必然趋势，也是提高电力企业档案文书管理工作水平的最直接、最有效的途径和方式。

2  电力企业文书档案现代化信息管理措施

2.1 搭建软硬件设备库

健全完善的软、硬件设备库是档案数字化管理的基础工具，对此，电力企业首要工作就是要建立、健全文书档案软件、硬件设备库，从而为档案的数字信息化管理提供软硬件支持。首先，硬件的制备。电力企业必须先创建一个档案信息管理系统，主要负责档案信息的采集、归档、录入等工作，形成一个档案库管理平台，达到各项档案的数字化、数据化管理，实现信息的网络化传输，要选择高端、现代的硬件配置，为系统的运行提供畅通的渠道。其次，软件的配设。尝试下创建局域网计算机组，充分发挥局域网中的文件管理、软件分享、打印等控件，来逐步推动档案的数字化管理，此外，还要创造性地应用档案管理软件，当前最基础的就是office办公软件，此外，还要引进档案管理方面的软件，例如：协同办公软件，以此来发挥对档案管理的电子化辅助作用，此软件基本可以实现文书档案的全程化电子管理。

2.2 文书档案信息化管理途径

第一，归纳并整理档案信息来源。为了丰富健全档案信息来源，就要对企业内部各个部门配设计算机，并配备专门的兼职信息录入员，录入员负责通过计算机来采集、整体、归纳并分享档案信息资源，并将其传输至档案管理部门，档案管理部门工作人员则要及时地汇集来自于不同部门的档案信息、数据和资料，并对其进行归类、汇总，可以在各个部门都设置专门针对文书档案管理的信息窗口，而且要对应设置好责任人、文件名、题名、日期以及页码一系列关键信息，这样才能实现档案信息的规范化管理。

第二，强化档案定期归档管理。为了实现电力企业文书档案的规范化管理，就要加强档案的定期归档管理，对此需要电力企业通过计算机系统来创建3-4个档案数据库，具体大致包括：其一，临时档案数据库。此数据库主要用来存储经过立卷处理过的电力工程信息;其二，主档案库。此档案库具备多种功能，例如：索引功能、查询关键词等，主要用来存储一系列经过审计，且核实通过的工程档案信息。其三，通用档案库。此档案库用来发挥查询功能，能够为不同部门的信息查询提供切实、到位的服务。其四，不归档库。此档案库用来存储已经被销毁的工程档案的相关信息和数据，这些数据和信息依然能够在日后的档案管理以及施工工程的其他数据查询中提供参考和依据。在整个的四类档案库中，临时数据库的信息管理最有讲究，其内部档案信息不能长期存放，而是要及时做好归档，实际归档操作中，被录入的相关信息也必须实施筛选、删除等操作，这样才能确保信息的干净、客观、精准，以此来控制其中的信息风险。

第三，视档案库为信息产品。为了提高档案库的管理水平，提高其信息化程度，就要将其当作一个企业的信息产品给予高度重视，而且要切实参照生产产品的管理模式来实行标准化产品管理，要创建档案产品质量管控体系，利用该体系来实现对文书档案质量的检查和监测。现实管理操作中，企业不妨把档案文书的信息、内容等统一组织协调形成一个系统，此系统内部，管理人员可以把档案库的建设、检修与维护等当作独立的项目来加以管控，为了提高管理水平，可以创建评价机制，通过模拟检索的方式来审核档案库的设计水平，明确其中数据信息的真实性、客观性、完整性，而且要对档案数据的收集、录入与储存、备份等的效率、效益等作出客观的评价。

2.3 档案信息化人才队伍的建设

现代社会是信息化新社会，先进发达的网络技术、信息技术、智能科技等都为电力企业档案文书的数字化、信息化管理创造了途径，特别是计算机的普遍使用与高速运行都为数据处理带来了便利，然而，文书档案管理部门工作人员能否正确地掌握并操作这些现代化信息科技，成为一个需要考虑的问题。对此，电力企业必须重视档案信息化人才队伍的建设，确保他们掌握先进的信息化检索手段与现代化的文书档案管理方法，能够驾熟就轻低操作和运行档案管理信息软件，正确低操作现代化办公软件来实现对文书档案的信息化搜索、制作、立卷、归档与维护，能够胜利地完成一切文书档案的信息化管理工作。对此需要电力企业加大对档案管理人员的培训力度，例如：实行分层次的基础知识教育、培训，加强档案专业知识的传授与考核，定期进行信息技术培训与教育等，组织档案管理部门外出学习，积极参与有关档案技术管理方面的工作会议，了解最前沿的档案信息化管理技术，而且要加大对档案管理部门人员的信息化考核力度，制定周密、完善的考核评估体系，重点从信息管理人员的政治素质、业务水平、纪律水平、创新精神、服务水平等方面进行考核，从中选出最优秀的管理人员，树立企业标兵形象，以此激发档案信息化人才的培养。

3  结语

电力企业文书档案现代化信息管理是时代发展的大势所趋，电力企业必须高度重视企业文书档案的信息化管理，不断地吸收并引进现代化的信息技术，提高企业档案的信息化管理水平。

参考文献

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