浅析机关文件收发和文书档案工作

陶荣明

摘 要：在机关行政管理办公中，主要工作之一就是文件的收发和对文书档案进行管理，但是随着科学技术的发展，办公自动化的进程加快，给文书档案管理工作带来了风险和挑战。机关单位在行政管理工作不断创新的今天，在工作形式和内容上都发生了重大的变化，也对岗位工作者提出了更高的要求。本文通过研究行政岗位的文件管理工作，从而加强机关单位与文件管理工作之间的关系，提高行政工作的工作效率。

关键词：机关单位;行政管理;文件收发;文书档案工作

机关单位工作者通过整理文书资料，从而方便领导查找和调取，可以这样说，机关单位的工作很大一部分都是在与各种文件打交道。在新时代下，我们要利用科学的管理手段，提高文件管理工作效率，通过提高文书档案管理工作，进而推动整个部门的工作进程，推动机关行政管理工作现代化、科学化、规范化。

一、机关单位的文件收发工作内容

机关单位的日常需要与大量的文件打交道，文件收发是日常工作的重要内容，看似简单，但却十分繁琐。在办公信息化的时代，机关单位的文件收发多采用电子化传送的方式，因此公务人员每天上班需要登录电子公文，信息收取文件，浏览文件的大概内容，如果是信息类和参考类，不涉及本单位的通稿、长期规划、人事任命、制度总结，则不需要打印出来。如果是本单位的文件，例如会议通知、命令、通报等，则需要打印出来并画出重点信息，按照文件内容的轻重缓急，交与领导阅读处理。一些信息类不需要下发的文件，则可在事后打印出来进行传阅，或者上传到机关内部系统，让大家网上阅读。公务人员也要自行记录打印出的文件，标注出文件的签读情况和截止日期，实时追踪文件的处理情况。通过平邮、会议、传真等形式带回单位的纸质档文件同样先处理急的和重要的文件。当天的文件尽量做到当天处理，下班前签收完当天的文件，如果做不到，则需要签收重要文件。空闲时需要将纸质档案文件扫描存档，按照文件的内容格式进行文件档案管理。

二、机关单位文书档案管理工作

文书档案的主要内容是各级行政机关曾经使用过的公文，工作人员需要根据文件类别，标注好各个文件的内容，按照一定的要求进行管理和摆放，当领导需要时，可以方便领导随时调取资料，并对领导的决策提供相应的数据支持和材料来源。

（一）对文书档案的分类

整理文书的内容，并根据内容对文件进行分类处理，有些文件记载着重要的内容，因此对其妥善保管、合理分类，有助于管理工作的延续性。要制定分类计划，并在具体工作中严格遵守，制订分类细则作为分类依据，让档案分类工作变得更加简单和顺畅。

（二）保证文书档案的完整

文书档案的内容大体上可以分为两种，外来文件与本单位的文件，机关单位工作以这些文件内容进行开展，因此我们一定要保证文书档案的完整性。随着办公电子化时代的来临，文书档案的下发大多是电子化文件材料，一定要对这些电子化的文书资料进行登记和归档。使用计算机对文书档案进行管理，虽然大大的提高了工作效率，但是仍然要注意保证文书档案的完整性，必要时进行打印和存放，以防重要资料、数据的丢失。

（三）有价值的文书档案进行立卷工作

在对文书档案进行管理和分类的时候，有一部分是有价值的文书档案，因此我们要挑选出来，对其进行立卷工作，方便日后的查找和再次利用。立卷过程较为复杂，要对文书档案进行收集、整理、分析、保护等，有些文书档案的下发不是一次性的，要做好积累工作，在最后文件下发完成后，再对文件进行综合分析和整理。日后也要经常对这些有价值的文书档案进行检查，以防出现破损的状况，同时我们还要对一些过时、没有价值的文书档案进行销毁，防止浪费档案空间资源。

（四）日后查阅管理

机关对文书档案的管理不只是为了收集和存放这些文件，更主要的是日后的档案借阅，因此我们要建立相关的借阅制度，保证档案的保密度，对档案的借阅人员进行严格的审查，要有相应的借用手续，经文书档案管理工作领导审批后，才可进行查阅。同时规定一定的期限进行借阅，并在归还时检查文书档案，如果发现案卷存在拆封、增减、污损的情况，要追究借阅人员的相关责任。档案管理工作要有严格的程序，外来单位和个人一般不得进行文档的调阅。

三、加强机关单位文书档案管理工作的有效措施

（一）提高公务人员的综合素质

任何一项工作的开展都离不开人，高素质的工作人员不仅能够有效的开展工作，同时还可以促进部门之间的交流合作，协调相互间的关系。行政岗位的工作人员要有较好的职业道德和操守，文书档案管理工作看起来简单，但是却需要从业人员有着较高的专业水平，同时也要有责任心，更加细心，重视档案管理工作，保证工作的质量。单位要加强对行政岗位的工作人员进行培训，使之树立起大局意识，尽职尽责，在日常工作中能为领导提供建设性的意见，促进工作改革创新，遇到问题时能够做出科学合理的判断，并能够及时的解决，保证工作的顺利进行。

（二）借助信息化手段提高文书档案管理工作

办公自动化的发展，让很多工作都离不开信息技术的支持，文书档案管理工作也要顺应时代发展的潮流，将计算机系统应用到文书档案管理中去，从而实现文书档案管理工作的信息化、电子化、数字化。利用计算机加强文书档案管理工作，使文书档案管理工作更加高效便捷，通过建立信息化的档案管理平台，方便管理以及日后查找、利用。加强电子化信息系统文书档案管理的安全性，防止信息的丢失和泄露。利用信息化手段方便管理，提高工作效率，减少一些不必要的麻烦。

结论

机关单位的文件收发和文书档案管理是一项基础的工作，也是一项特殊的工作，在信息化时代，文书管理工作越发的重要，因此我们要努力提高公务人员的职业素养，结合信息化手段，从而促进文书档案工作规范化、制度化。

参考文献

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