化工建设项目档案管理研究

左晖

摘 要：本次通过全过程管理、制度建设、领导责任制落实、业务指导以及现代化建设等手段的实施，探究如何加强化工建设项目的档案管理。

关键词：化工建设项目;档案管理

1 引言

我国的化工产业一直保持持续高效的发展速度，产业规模不断扩大，环保意识不断增强，基础设施建设和技术改造有序进行，对于我国化工领域的发展起到极大的促进作用。但在企业发展过程中，对于项目档案的管理成为一个难题，特别是在信息化背景下，给化工项目档案管理带来更多的改变。

2 实施化工建设项目档案全过程管理，确保档案收集的完整性

按照相关法律法规规定和要求，化工建设项目需要实现档案的全过程管理，也就是从项目立项开始，到建设、设计、施工、监管、验收、使用等整个生命周期，都要实施科学的管理体制，这样可以提高档案信息的全面性和准确性。化工建设项目的实施过程比较复杂，涉及到的内容很多，专业性也非常强，进行的档案管理工作渗透到项目的每个阶段和程序中，因此进行档案管理需要从源头入手，持续在整个项目进行过程中。档案管理人员需要从项目立项、前期准备、设计、施工、验收和竣工等环节，明确各个相关方的档案管理职责和内容，树立统一的档案质量标准，确定好严格的档案信息提交时间，并建立合理的考核制度，配合奖惩措施，提高管理人员档案管理工作的责任意识和积极性，保证化工建设项目档案资料收集的全面和准确性，以便于为后期项目的改扩建、运行等提供参考资料。

3 坚持化工建设项目制度管理、提高档案工作质量

因为档案管理的复杂性，要保证有科学的制度作为管理依据。因此化工建设企业需要根据时代发展的特点，以及化工建设项目本身档案的特点，完善档案管理制度和标准，严格按照相关法律法规和规章制度进行管理，比如《档案法》等，还要参考本企业制定的档案管理制度进行。化工建设企业要根据项目的具体内容，针对某个项目制定详细的档案管理制度，划定明确的管理标准，保证档案管理规范化;实现标准化建設，建立严格的管理标准，按照统一领导、统一管理、统一验收和统一移交的原则，促使档案管理更加科学化和规范化;制定科学的管理方式，包括档案资料收集、郑丽、归档、保存、转交等，都建立严格的标准和规范，按照档案类别、内容、载体、表现形式等的不同，制定不同的收集和归档标准等。另外还要实现信息化管理，将档案资料录入到计算机中，为项目构建专门的数据库，规划科学的目录形式，对每个环节或程序的资料内容做好标记，还要注意录入时要反复核对信息，保证资料的准确性。

4 建立化工建设项目档案领导责任制，提高档案管理工作的效率

因为化工建设项目的专业性很强，涉及到的企业相关部门较多，因此需要建立档案领导责任制，将档案管理责任落实到位，避免出现无人管现象，提高管理效率。在化工项目建设过程中，要确定参与项目的各个单位，要求他们安排专门的项目负责人参与管理工作，从项目设计、物资采购、施工和监督、竣工验收等整个阶段，都要求相关负责人的参与。同时还要保证这些负责人严格按照相关管理制度进行实施，自主收集和整理项目施工期间形成的各类资料，确保其全面性、准确性，坚决拒绝资料信息遗失或损毁的问题。确定化工建设项目档案管理部门的管理职责和范围，将责任明确到个人和岗位，方便在出现问题后追责。通过领导责任制的落实，保证档案管理的效率和质量，并能实现横向和纵向的全方位管理。这样还能优化配置档案管理工作需要的人力、物力、财力等资源，将所有档案管理资源进行整合，提供清晰明确的管理流程，保证档案管理工作的顺利进行。

5 强化档案业务指导、提高化工建设项目档案管理水平

档案管理也是专业性很强的工作，因为这不仅涉及到档案本职工作，还涉及到化工建设项目的相关内容。较高的管理需求，要求从业人员既具备先进的档案理论知识和管理技能，又具备信息化技术操作水平，还要保证对化工建设项目有所了解，在规整档案资料时不会出错。化工建设项目涉及到土建、水利、安装等专业，施工管理难度大，涉及面广，验收的质量要求也高。但目前来说项目档案管理人员素质普遍不高，专业水平不足，需要对其素质进行提升，这关系到项目管理工作的质量。化工建设企业需要加强项目档案的制度化管理，加强对档案人员的业务培训，提高综合素质和业务水平;定期组织档案管理知识、计算机操作技术、化工建设项目内容等相关的培训工作，提高业务能力;定期组织专家进行现场指导、检查和督工，监督档案资料的整理、归纳工作;增加实践经验的积累;对工作成效进行考核，配合实施科学的奖惩制度，比如说将档案管理工作成效和考核结果与绩效相挂钩，以提高管理人员的积极性。另外还要重视提高管理人员的责任意识和的道德素质，提升对档案管理工作的重视，从思想层面做好准备，增强责任心，保证有高尚的职业道德开展工作。

6 提升化工建设项目档案管理现代化水平

在新形势下要借助互联网技术，提升化工建设项目档案管理的信息化水平。在这里，相关单位需要准备完善的硬软件设施，建立统一的信息化管理系统，实现对化工建设项目和人员的信息化管理，研发针对本企业实际的信息化系统，提高系统的适用性。做好信息化系统的更新工作，定期进行补丁更新和漏洞处理，提高安全性和运行效率。对过去化工建设项目保存下来的的纸质档案进行转化，转换成电子档案，录入到计算机中，形成数据库，对内容进行整理和备份，防止资料丢失、损毁等。还要加强对于档案搜索的信息化建设，提高档案资料的检索速度和查询速度，加快档案管理效率。建立内部网络，实现档案资料共享，推动化工建设项目的稳定发展。

7 结语

化工建设项目的档案管理工作对于整个项目建设的稳定顺利进行十分重要，也关系到项目建设的质量和效率。因此化工单位需要重视对项目的档案管理工作，提高管理效率和质量，为其他工作的开展奠定基础。

参考文献

[1]张建英.化工建设项目档案管理工作探讨[J].内蒙古科技与经济，2014，（15）：15+17.

[2]郑晓雯.基于重点建设项目工程档案管理中的问题研究[J].办公室业务，2016，（10）：157.

（作者单位：盛虹炼化（连云港）港口储运有限公司）