新时期血站档案规范化管理研究

摘 要：做好新时期血站档案规范化管理对提升血站档案管理水平，明确采供血安全责任、保障用血安全等方面具有积极的现实意义。本文在分析了血站档案规范化管理的现实意义基础上，针对血站档案规范化管理环节内容，提出了做好新时期血站档案规范化管理的对策建议，为提升血站档案规范化管理水平提供了理论参考。

关键词：规范化;血站档案;新时期;档案管理

血站档案是指采供血机构在采供血业务开展过程中形成的献血者登记、血液检测、血液制备、血液供应过程中形成的具有保存价值的文件资料。规范化管理是指档案管理者依据严格的章程、制度、操作标准等血站档案业务管理流程，进行统一、有章可循、相对稳定的管理，确保血站档案管理的正常开展。 做好血站档案规范化管理对提升血站档案管理水平，明确采供血安全责任、保障用血安全等方面具有积极的现实意义。

一、血站档案规范化管理现实意义

《血站质量管理规范》《血站实验室质量管理规范》《医药卫生档案管理暂行办法》的陆续颁布和实施，为保障血站档案规范化管理提供了现实依据。

1.提升血站管理水平

血站档案规范化管理是血站工作现代化管理的重要内容和组成部分。血站档案详细记录了献血者的基本信息，采供血中血液制備、检验、发放等业务详细流程。做好血站档案规范化管理，将献血者、血液制备、血液检测、血液供应等成体系、规范化管理，既有利于掌握献血者群体基本情况，便于血站在血液紧缺时能够精准血液采集;也有利于血站对辖区内的无偿献血工作做好指导。通过血站档案规范化管理，总结先进管理经验，查找出工作中存在不足，利于血站自身各项工作的提质增效，提升血站管理整体水平。

2.增强血站服务质量

血站工作的出发点和落脚点是为医疗机构和用血者提供安全、可靠的血液制品。通过血源档案的规范化管理，做到科学分类，建立稀有血型库、固定献血资源库、机采成分血资源库等，为临床急救用血提供更加有针对性的服务保障。此外，通过血站档案规范化管理，提升档案查询效率，缩短血站档案查询时间，为临床用血赢得宝贵时间。此外，通过血站档案利用，精确分析历年采供血数据信息，制定年度采血计划，为血站工作提供优质服务。

3.明确医疗纠纷责任

《中华人民共和国献血法》《血站管理办法》的相继颁布和实施，为血站档案管理提供了法制化保障，也使得血站在开展采供血业务过程中的医疗纠纷的解决有了法律依据。通过血站档案的规范化管理，从源头做好档案资料的规范、完整收集，从中端做好血站档案资料的整理和归档，以及从末端做好血站档案的查询和利用，为医疗纠纷中用血安全提供第一手档案资料的支撑，对明确医疗纠纷责任的划分发挥着重要作用。

二、血站档案规范化管理环节内容

所谓血站档案规范化管理，就是要严格遵循档案管理规范，按照血站档案的特点和要求，从血站档案的分类、组卷到装盒、检索编制等各个环节管理工作的规范化。

1.分类、组卷、排列

分类是血站档案管理的第一步，根据《档案法》、《血站质量管理规范》等，将血站档案管理规范地划分为质量管理类、体检采血类、血液检测类、成分单采类、成分制备类、血液供应类、血源管理类、数据信息类和专业综合类等九大类。血站档案的组卷按照同一年度专业档案依据类别进行组卷，若同一类别数量多，则将其再按时间段组卷，血站档案的排列按年度时间为序进行。

2.编号、编目、案卷题名

血站档案编号则根据单双面分别在相应位置编写页号，做到凡有文字记录的一律编页号，空白页无需编号;血站档案编目是将案卷目录按序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号及备注等进行编辑;案卷题名，即血站档案的案卷标题，通常由“单位-日期-类别”组成。如xx市中心血站xx年xx月xx日-xx日无偿献血者登记表。

3.编制封面、装订、填写备考表

血站档案封面包括案卷内、外封面两种形式。其中，内封面包括血站档案的案卷题名、保管期限、立卷单位、起止日期及档号等;外封面则是指在档案卷盒脊背或正表面印制，包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号等等;装订，则是指血站档案的案卷内封面及卷内目录应按照“三孔一线”的要求，进行整齐、结实、不要压住字迹的规范装订;备考表的填写应规范，字迹要工整。

4.编制档号、装盒、编制检索工具

血站档案的档号编制可按照三级进行类目设置，如一级类目“专业档案”（用“Z”大写英文字母表示）、二级“质量管理类等9大类”（分别用1-9数字表示）、三级“医用废物、物料、业务统计”等（分别用a、b、c小写英文字母表示）。不同级别类号、年度间选择，以及“案卷号”之间分别用“·”、“-”分割。血站档案的档号结构采用“专业档案+分类号+年度+案卷顺序号”进行书写。装盒的规范要求是封面档号与盒上档号一致。检索工具的编制则应规范，便于后期查找利用。可按照“案卷号、题名、保管期限、卷内材料起止时间及备注”等进行案卷目录编制。

三、血站档案规范化管理对策

1.提升血站档案规范化管理意识

规范化是对传统血站档案管理提出的更严格要求，由于血站业务环节多、内容多，在实际管理过程中“重业务、轻管理”的思想使得血站档案管理呈现出档案管理组织结构不严密，资料收集分工不明确，以及信息资源整体不强等。因此，首先要提升血站档案规范化管理的重要性认识，通过专业培训、业务讲座等形式，不断提升血站领导及档案从业人员的档案规范化管理的重要性思想认识。针对血站业务工作，加强血站档案管理的组织机构设置，在档案管理部门的统一领导和组织下，密切各业务部门间的协调配合。

2.健全血站档案规范化管理制度

制度是规范化管理的重要保证。针对血站档案管理的特点和规律，以及规范化管理环节的内容，要注重做好血站档案规范化制度建设，通过构建完善的制度体系来推动血站档案规范化管理目标的实现。根据《血站管理办法》《血站质量管理规范》《档案法》《保密法》等，制定、完善《血站档案管理制度》《血站业务档案规范化管理标准》《血站业务档案归档、借阅、保密制度》《血站档案管理人员的职责》，以及《血站档案借阅、归还、销毁管理规定》等等，通过完善的规章制度的制定和实施，确保血站档案规范化管理有章可循、有据可依。

3.加强血站档案信息化建设管理

近年来，随着各级血站互联网、物联网以及局域网的相继建立并投入运行，信息化建设有力提升了血站业务工作效率。为此，应不断加强血站档案信息化建设管理来助力血站档案规范化管理水平。为此，首先应做好档案资源的数字化工作。既要对馆藏纸质或其他载体的档案信息进行数字化采集，也要注重新增档案的数字化信息转化，重点是要从血站的业务档案信息入手。其次是要加强血站档案信息化基础建设。加大血站档案信息化管理所需的软、硬件设备的投入，添置计算机、扫描仪、刻录机、打印机、数码照相机等，为血站档案的信息化建设奠定扎实基础。再次，加强相关数据库建设。针对血站业务档案的管理特点，以规范管理为导向，注重血站档案的目录数据库建设、全文数据库建设和多媒体数据库建设，将各数据库建设统一起来，实现血站业务档案信息资源共享，打破“信息孤岛”。

4.增强血站档案专业化管理素养

血站档案规范化管理离不开一支高素质的档案专业队伍，人才是保障血站档案规范化管理的根本。因此，要切实增强血站档案从业者的专业素能，要熟练掌握血站档案的分类、组卷、排列、编号、编目、案卷题名、档案编制封面、装订、填写备考表、编制档号、装盒、检索工具等等规范化管理的环节内容，通过专业的实践操作能力，保障血站档案的规范化管理水平。要牢固树立使命担当和责任意识。要甘于平凡，牢记新时期血站档案人员的“初心和使命”，加强职业道德培育，严格按照血站档案的规章制度、业务标准和规范，不断增强规范化管理业务素能。要加强血站档案工作者的业务培训，通过“请进来、走出去”的方式，邀请血站档案行业专家、业务骨干进行讲授，传授规范化管理要领。此外，积极组织中心血站的档案从业者赴先进单位或高校进行业务再培训、再学习，开阔眼界，通过学习培训来提升自身综合业务素能，满足血站档案规范化管理的现实需求。

四、结语

综上，要针对当前血站档案规范化管理的各个环节内容，提升规范化重要性认识、完善档案管理制度，强化信息化基础建设和队伍的专业素能的培育，有针对性地采取有效措施，切实提升新时期血站档案管理的规范化水平，为临床用血安全、保障市民身体健康提供优质、高效服务。

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作者简介：高莹（1973-），女，副高级职称（副研究馆员），主要从事血站档案管理研究。