普通高中电子学籍档案管理刍议

万雅丽

摘 要：高中学籍档案在记录高中生学业情况、学校管理情况方面有巨大作用。随着信息技术的发展，电子学籍档案能更方便快捷的开展各种服务。学籍档案管理从纸质到电子化管理，管理方式上产生了一些新的变化，高中电子学籍档案要抓住特征、找准问题并寻求方法。通过通畅电子学籍档案管理，让教学工作更加智能化、最大限度的实现学籍档案的价值，更好的服务于师生和社会。

关键词：学校管理;电子学籍档案;信息安全

一、学籍档案的特征

随着教学改革的深入推广，扩大了教学规模，学籍档案的工作量更大，学籍档案的特征也更加凸显，主要有以下几个特征：一是唯一性。一个学生在高中三年的学习情况的所有记录都真实的记录在学籍档案中。学籍档案具有原始性、唯一性，是最有效的历史记录。在今日的一个法院审理案件中已经表明学籍档案可信度高于学生持有的相关证件，两者不一致时，应该以学籍档案为准。学籍档案的唯一性也是它具有巨大价值的重要原因，在电子学籍档案管理要高效、便捷，发挥出其价值。二是保密性。学籍档案中涉及很多个人隐私，如学生姓名、教师姓名、家庭情况、在校处分等。学籍档案最终是人事档案的重要组成部分，2018年新出台的《干部人事档案工作条例》中明确提出了涉及商业秘密、个人隐私的信息要按照国家的要求进行管理。学籍档案的隐私性使得在电子档案管理时将信息安全始终放在第一位。三是丰富性。学籍档案的内容很丰富，例如入学报到证、学习成绩单、体检报告、校内奖惩资料、全国级及省市参赛资料、补考辍学转学资料等。由于学籍档案的内容丰富、来源甚广，在进行电子学籍档案管理时一定要做到共享，保证该入档的资料从不同的来源处能汇集到一起。

二、电子学籍档案管理的意义

电子学籍档案管理在全国各普通高中已经开展，这并非在信息时代盲目跟风电子化，电子化管理具有以下意义：

首先，便捷了学籍档案内容的归档工作。电子学籍档案收集、整理及查询都在系统中完成，采用定期在系统中录入信息的方式。根据官方资料，全国有普通高中16153所，在校高中生2514.5萬人。可见学籍档案管理内容很多，教务工作者任务繁重，电子学籍档案的实施优化了纸质学籍档案管理流程，更加省时省力。电子化的管理方式更能适应时代对学籍档案的要求。

其次，方便了学籍内容变动和内容查询。例如学生出现休学、复学、辍学、跳级、换班等时要对相关信息进行修改，手续繁杂。电子学籍档案管理都在系统中进行，优化了手续办理的流程，提高了办事效率。学籍档案是伴随人一生的重要档案之一，利用非常频繁，在学校期间查询甚多。通过电子化检索可以大大节省时间，提高效率。由于数量巨大，原纸质学籍档案查询需要翻找1-2天时间，现用系统查询在1分钟之内就可以搜索到利用者需要的相关信息。

最后，促进学校管理现代化。学籍档案是学校管理的一个重要方面，学籍档案的电子化能带动学校管理水平的提高，能提升学校服务社会、服务教学的水平，推动校务管理工作标准化、统一化、电子化。

三、电子学籍档案管理存在的问题

1.缺乏统一管理标准。目前全国各高中及上级部门已经建立了管理平台。但仍存在学籍档案信息资源分散、各信息源孤立存在的现状。在管理中极容易出现重复投资、重复录入、且没有发现等情形。调查发现有些学校还存在着上级单位要求的系统与本校使用的系统为两个不同系统的情况。本校使用的系统认为适用于本校现状，但上级单位系统认为可以在更多的高中推广开来。这样就降低了工作效率，两个系统都要操作。这就是缺乏统一标准的弊端。另，在系统的操作环节中也经常有不科学的地方。由于没有统一的操作标准，学校只能根据使用情况来优化系统的设置，拉长了系统功能建设的时间，也耗费了更多的资金。因此缺乏标准会带来很多管理环节上困扰。

2.档案意识高度低。随着大数据时代的来临，信息技术在档案行业开始运用。信息技术运用具有复杂性，信息技术作用的发挥需要一个过程，人们对信息技术的优势的接收也需要一定的时间。调查发现很多高中领导都认为电子学籍档案仅是通过系统录入信息而已，而没有充分理解出信息技术管理的意义，难以发挥出电子学籍档案的意义，学籍档案管理队伍的力量也比较薄弱，在电子学籍档案管理中难以做到规划化和创新管理水平。

3.内容安全性有待提高。电子文件具有无痕性，一旦修改就直接覆盖了原有的信息，导致了相关信息无法回溯，导致教务工作者在学籍管理时不便查阅到原始信息。反复修改在数据呈现上看不出来，若有人恶意修改内容则不宜察觉，只能通过查看操作者账号来一一排查，排查耗时长且有力证据不足。由于学籍档案内容都通过系统的方式呈现，所以系统安全是非常重要的。虽然还没有出现重大的黑客攻击事件，但应该防范于未然。如阿里巴巴等互联网公司经常找到黑客攻击，就十分重视维护用户信息安全，用户财产安全等。但现在学籍档案信息安全度是没有达到能防范相关信息安全危害的标准的。根据调查，很多高中学籍档案管理系统没有对可能发生的信息安全事件做预估也并没有提前准备好应对措施，一旦发生相关事件造成的损失是难以挽回的。

4.缺乏专业过硬的管理人才。电子学籍档案由于受重视度不高，领导对岗位的定位较低，在配备人员时没有将计算机水平高，档案规则意识强的优秀人才配置到岗位上;在招聘时也难以将档案专业的相关人员引入到岗位上;在用人时没有搭建健全的培训体系，无法通过培训提升管理人员对电子化的适应力，对系统的操作能力;在留人方面，从事电子学籍档案管理的教务人员待遇一般，他们没有较强的职业荣誉感，缺乏对档案工作的责任心，久而久之对工作的抱怨较多，工作交流也不通畅。

四、加强学籍档案管理的路径

1.加强学籍档案管理相关制度建设与宣贯。学籍档案的管理工作都应该有规范统一的管理制度，归档制度、收集制度、系统建设制度、元数据标准、利用制度、电子学籍档案管理水平验收标准等一系列符合本校实际的制度。同时还要加强对上位法的学习宣贯工作。学籍档案与高中管理制度紧密相连也与《档案法》、2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》（以下简称条例）紧密相联系。以新出台的《干部人事条例》为例来剖析电子学籍档案管理中对相关制度的贯彻。党的十八大以来，各级组织人事部门在严把选人用人档案关、开发利用信息资源应用、推进干部人事档案信息化建设等方面积累的好方法，也需要以制度的加以明确，并以制度创新推动干部人事档案工作各项改革措施真正落到实处的背景下制定的。学籍档案是人事档案核心材料，重要的组成部分。在电子学籍档案管理时要有前瞻性，深刻把握条例的内涵，条例所要求的管理规范电子学籍档案也要加以学习和落实，为电子学习档案内容归入人事档案提前奠定良好的基础。

2.提升档案意识。首先要提升学校领导的档案意识，在学校范围内广泛的宣传《档案法》、开展国际档案日等活动，形成电子学籍档案管理的组织管理队伍，人尽其责，各司其责，落实电子学籍档案管理的责任制。要得到校领导对电子档案管理的认可度，加大对技术、资金、人才的投入，为电子学籍档案管理营造良好的管理条件。其次要提升教务人员的档案意识。教务人员是电子学籍档案管理的核心人员，很多教务人员是电子学籍档案的归档者，只有提升他们的管理意识才能提高归档的质量和数量，保证该归档的信息都能顺利的纳入系统中，减少信息孤岛的存在。最后要提高高中生的档案意识。要让广大高中生知道电子学籍档案的重要性和唯一性，必须要如实的填写相关的信息，必须要高度配合教务人员的档案管理工作。只有提高以上三类人员的档案意识才能提高电子学籍档案管理的效率和保证归档质量。

3.做好信息安全保障。在电子学籍档案的各环节中都与信息安全联系紧密。在电子学籍档案归档时要注意信息安全。由于学籍档案来源广，归档口就比较多，在各口信息进入到系统时要留好相关的操作痕迹，坚持谁录入的信息谁负责的原则，保障归档信息完整安全。在电子学籍档案查询时要注意信息安全，在检索功能设计时要充分考虑到检索者级别和检索内容的关联性。要能控制检索者查看内容和传播范围，不能传播的内容一定能收到档案部门的监管，如果有违反传播的行为一定能收到制裁。在电子学籍档案管理时还要重视系统本身的安全。互联网时代黑客攻击事件时常发生，危害社会的人员及国际敌对分子若发现电子学籍档案对其有巨大的利用价值，一定会采取各种手段盗取学籍档案内容。各高中在学籍档案管理时要防范于未然，在信息安全上提高技术手段。调查发现，一线城市有一些普通高中在信息安全确保上甚至会做黑客攻击的模拟测试，这种测试可以进一步了解到现有的信息安全管理水平，提升人员的信息安全意识，如若遇到相关情况就能胸有成竹。

4.加强电子学籍档案人员的人力资源建设工作。在管理人员招聘方面要加强对档案专业人员、计算机专业人员的招聘，加强对不同年龄段不同性格人员的搭配招聘，让电子学籍档案管理队伍成为一支有活力的队伍，能出成绩的队伍。在管理人员的培训方面，可以根据形势多开展一些培训工作，如与省市档案馆的档案工作培训、信息系统使用的培训、与其他学校的交流培训等。要让管理者成为复合型人才，能在岗位上坐得住，能在岗位上多思考多创新。在管理人员的薪酬方面，要不降低电子学籍档案人员的薪酬福利待遇，要改善工作设施设备，营造良好的工作环境，让电子学籍档案工作人员能有工作激情，对自己工作岗位有较强烈的认同感。

五、结语

电子学籍档案管理在高中教务管理中是一个新课题，高中教务管理者在过程中已经取得了很多成绩，通过不断的优化管理水平，将来我国高中电子学籍档案一定能更上一个台阶。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）[M].中国人民大学出版社，1994.

[2]党跃武，谭详金.信息管理导论[M].高等教育出版社，2008.

[3]朱爱卿.浅谈新形势下高中学籍檔案管理[J].工作指导，2019（8）.

[4]孙莉莉.高中学籍档案的数字化管理[J].兰台世界，2017（9）.