关于企业档案信息化战略的思考

许蓓蓓

摘 要：当前，信息已成为企业经营决策的重要参考依据，各行各业普遍开始重视信息的加工与处理工作。档案作为企业经营发展和日常管理的真实记录，是重要的信息资源，在企业发展中具有重要的参考价值和凭证价值。借助信息化提高企业档案管理效率，充分发挥档案信息资源的价值，已成为企业长期发展的必然选择。本文初步分析了当前我国企业档案信息化建设的问题，提出了加快企业档案信息化建设的对策。

关键词：企业档案 信息化 建设

引言

当今世界已进入信息社会，信息的重要性已经得到了各行各业的普遍认可，而对于以经营为目标的企业，信息的价值就更为突出。它不仅是企业战略决策的参考，也是日常经营和内部管理的重要依据。档案作为企业经营、生产和管理活动的真实记录，是极为重要的信息资源，企业长期以来形成的科技、文书、照片等各类档案不仅是企业发展历程的体现，也给企业未来的发展提供参考。对此，企业应不断提高自身的档案管理能力，充分适应信息社会的需求，推动档案的信息化管理，使档案资源能够更好地为企业服务。

1企业档案信息化建设面临的问题

1.1企业档案信息化标准规范相对滞后

当前我国企业档案的信息化建设工作仍在实验和探索阶段，各企业采用的档案信息化管理还较为原始，如文书档案和照片档案的管理。这涉及了一个很关键的问题，即信息化建设和档案资源数字化的标准与规范。目前，档案信息化建设大都处在探索阶段，建设过程中将会碰到各种各样的问题，虽然原有的档案法规体系在一定程度上解决了企业档案管理的部分实际问题，但随着信息化程度加深，新的问题也日益凸显出来，原有的法规已经不能满足档案信息化工作的发展了。

1.2档案信息化建设基础设施薄弱

档案信息化建设包括多个方面，从环境方面说就是软件环境和硬件环境。软件环境包括企业管理层对于档案信息化建设的重视程度、员工的档案意识、制度建设、流程等，这些要素都是支撑档案信息化管理有序开展的重要保障。

1.3档案信息的安全保密管理面临挑战

企业档案信息化管理的目的最终还是要回归到帮助企业的经营活动。信息化管理大量依赖软硬件设备，且通常处于开放的网络环境下，这也给企业档案带来了更多的信息安全问题。过去，档案管理具有封闭性和利用率低的特点，安全风险通常较小。在开放的网络环境下则恰恰相反。企业档案可能涉及到企业的经营数据或是敏感信息，这些商业秘密一旦泄露或者损坏，则会对企业造成不可估量的损失。

1.4缺乏档案信息化建设的人才

档案信息化工作具备专业性和综合性特点，这对档案管理人员提出了较高要求。无论是企业档案管理制度的制定还是软硬件环境的搭建，其执行者和操作人都是档案管理人员。因此，档案管理人员的素质往往决定了企业档案信息化建设与管理的质量和水平。目前，企业档案工作者知识老化、信息技术水平偏低，信息开发形式传统，不能适应工作需要，直接影响档案信息开发的力度和深度。

2提升档案信息化建设的几点思考

2.1充分认识档案信息化建设在工作中的重要地位

首先，应当从提升单位领导干部认识入手，使领导干部明白做好档案信息化建设的重要性，最大程度地争取到领导对工作的支持。其次，档案管理部门内部应当细化分工。对每一项具体的与信息化建设有关的工作设置专职的管理岗位，将信息化档案管理工作由被动局面转化为主动。最后，单位应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及信息化档案管理知识，以提升社会各界对档案信息化建设的重视程度。

2.2加快企业档案信息化建设标准规范的制定

相对于电子档案，纸质等档案还具有原始凭证的特点。因此，与企业其他的日常管理工作相比，档案信息化工作具有较高的规范性。因此，企业应采取多种措施，着力提高档案信息化的规范性，应给档案数字化提供完善的标准与规范，文档扫描、数字化后保存的字体、格式，以及文档的大小问题等，都要有明确的规定。对于照片和声像类的档案，应注重数字化后的兼容性，对于档案的数据格式、存储格式、软硬件设施等模块进行标准化。

2.3加强企业信息化基础设施建设

基础设施建设是档案信息化建设的重要环节。缺少了基础设施，信息化建设无从开展，实物档案的数字化和智能化管理也无从实现。企业档案信息化基础设施建设主要包括硬件、软件和网络三个方面。对于实物档案的信息化管理来说，首先应解决硬件和软件的问题。硬件上加强数字化转化设备方面的投入，如文档扫描设备、数码照相机等，使档案实现高质量的数字化转化。在软件方面则要重视管理信息系统的搭建，将需求的调研和分析动态化，使其贯穿信息化建设的每个阶段，让功能开发、更新和维护更加灵活。

2.4加强企业档案信息的安全保密管理

传统档案工作具有封闭性的特点且档案利用率较低，这一定程度上保障了档案的安全性。在信息化时代，档案的数字化让信息变得可以复制，且能够较快地传输，企业档案面临着更加多元化，信息安全也更加多元。相对于其他单位的档案来说，企业由于其经营性的特点，档案也必然包含着一些经营内容，很多内容涉及商业机密，因此档案的泄露会给企业带来重大的经济损失风险，企业必须充分重视档案信息安全问题，保障企业的核心利益不受损失。

2.5培养高素质的档案信息人才队伍

现代化档案工作对档案管理人员的综合素质要求较高，要求其具备多元化的知识背景和专业知识，同时随着档案信息化建设的不断推进，对于其信息素养也提出了较高要求。一方面，企业檔案信息化建设需要对计算机和网络以及档案专业知识都熟悉的复合型人才。另一方面，信息技术更新的快速性以及企业档案信息化建设的经营性，也给档案信息化建设带来了新的挑战，对档案工作者的知识补充和更新提出了更高的要求。因此，企业应该把培养高素质档案人才作为当务之急和长远任务。

结语

随着企业经营理念的不断完善和档案价值的日益凸显，档案信息化建设在企业日常管理工作中的作用也会更加重要。为了让档案在企业的日常经营中发挥更大的作用，将传统档案管理转向信息化的档案管理模式，每个档案工作者都应抓住机遇，创新工作方式，提高个人素质，为企业档案管理水平的提高做出应有的贡献。

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