谈档案工作创新发展

韩健飞

摘  要：档案工作是国家的一项重要事业，发展档案事业，服务好经济建设，是社会发展的要求，档案工作要有适应时代发展需要的管理方式和方法。它要求档案工作者要与时俱进，破除因循守旧、墨守成规的思想观念，大胆探索，勇于和善于在实践中进行创新，使档案工作在创新中得到发展和提高。

关键词：档案;管理;与时俱进;创新

档案工作在时间上是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，在空间上档案的类别又十分广泛丰富。我们要发展档案事业，服务好经济建设，就必须要有适应时代发展需要的管理方式和方法。它要求档案工作者要与时俱进，破除因循守旧、墨守成规的思想观念，大胆探索，勇于和善于在实践中进行创新，使档案工作在创新中得到发展和提高。档案工作怎样才能创新，本文从理论、制度、管理、服务四个方面谈一下自己的看法。

一、强化理论创新，为档案工作实践创新打好基础

档案理论是档案实践的指导和先行。我国的档案理论，经历了从无到有，不断完善和提高的过程，为我国档案事业的建立和发展起到了重要的指导作用。面对新的形势，特别是在檔案工作需要更加借助于信息技术手段的情况下，档案理论受到了挑战，同时又有了一个较大的发展空间。

创新档案工作理论，要围绕“一个着眼点”、抓住“两个关键”。“一个着眼点”就是要以充分挖掘和利用档案信息资源，重新审视和发展传统的档案理论，使其保持科学性、完整性、指导性和实用性。“两个关键”：一是档案学基础理论的研究，二是档案管理现代化的研究，特别是要加强运用网络技术后出现的电子档案以及将有纸档案无纸化的理论研究，使过去封闭式的档案变成开放的流动的档案信息资源。

创新档案工作理论不是一蹴而就的，它需要总结过去，需要有一个正确的思路和方法。这就要求我们要善于处理好继承和创新的关系，对过去的理论既不能全盘否定，也不能一成不变;既要重视学习，又要善于借鉴;既要积极吸收相关学科的成果，又要善于总结档案工作的实践经验。

二、完善制度创新是档案创新的保障和要求

制度创新是档案工作适应改革开放和现代化建设要求，走向法制化轨道的大课题。现在我们档案管理仍然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准，这些都是八十年代时期制定的，显然不适合现代企业制度的要求，特别是最近几年企业改革的步伐很大，档案工作不能按照过去的方法进行，我们应在制定企业档案标准、规章制度的体系方面进行创新，考虑分两个方面。

1、档案行政规章法规。它具有强制性，要求企业必须执行，不仅是企业档案部门要执行，而且要求企业法人必须要执行。

2、档案地方标准。这类文件属于推荐性的。每个具体单位是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档案工作来讲，单位根据自己的情况，有权制定适合自己业务特点的一些规定，不能生搬硬套，档案标准也可以结合自己的特点进行创新并执行。

三、强化管理创新，提升档案创新的手段

首先，档案管理应面向大众，提高公众的档案意识。应从以下几方面人手：一是充分利用宣传媒体和信息技术引导公众理解档案的价值。二是广开交流之门，提供主动的服务。其次，要大力丰富、优化室藏。综合档案室要有本部门的特色，不只是接收文书档案，其他专业档案、政策性现行文件等也要接收，使档案室真正成为名副其实的记录历史真实面貌的文化机构，为利用者提供全面、及时的政策信息，把历史记录与现实服务结合起来，使档案室成为名副其实的信息服务中心。再则，档案管理应系统科学。档案是否便于开发利用，在很大程度上取决于档案资料的科学整理。

四、服务创新是档案创新的必然要求

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

服务创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋，想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围，形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、便捷地获取所需信息、面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离;另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务;第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门，因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与单位提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。