高校档案的数字化管理体系建构和应用

摘 要：随着科学技术的不断发展，档案数字化管理体系的建构已经成为一种发展趋势，高校数字化档案管理是将信息技术和档案管理工作有效融合起来，进而将各种数据资源信息进行记录和整理，方便读者进行借阅查找，从而提高管理服务效率。本文则对高校档案的数字化管理体系建构策略分析，在提高档案管理基础上进一步提升高校档案有效利用率。

关键词：高校档案;数字化管理;建构;应用

档案数字化管理的建设和发展是一项复杂系统工程。数字化管理体系的构建涉及数字化档案、技术人员和相关的机械设备，其最终的目的是构建高效的电子档案数据，对各种档案资料实施数字化的管理和控制，便于读者查找和阅读，有效节省了人们的时间。建构高校档案数字化管理体系，管理人员要明确数字管理的范围，制定出详细的规划，进而有效将各种纸质的档案资料进行整理，做好分类、编页、分级以及扫描和处理工作。构建数字化的管理体系，还要建立和完善数字化实施技术的途径，科学进行质量管理和控制，根据其具体内容做好记录和統计工作，进而有效完成档案的数字化工作，让各种数据和资料都能快速的被查找检索，有效节约人们的时间。实施数字化管理，相关责任人员还要负责采购相关的扫描仪器和设备，科学进行分析各种档案的特性，确定可行的实施技术和途径，让档案管理工作更加规范标准，提高档案管理工作的效率。

一、高校档案数字化管理体系建构价值

高校档案管理工作中，由于档案资料数量巨大、类别复杂，再加上经常调阅、长期保存等一系列管理难题，给管理人员工作带来一定难度。基于当前高校档案管理现状分析，通常情况下管理人员没有足够的管理知识，导致在管理过程中力不从心。而且数字化的管理人才比较少，这在一定程度上对于档案管理工作效率也具有直接影响。自然在档案管理中，人才是基础条件，管理人才关系到档案管理在结构设置上是否准确合理。除此之外，实现高校数字化档案管理，人才是技术上的保障，但是基础的硬件设施和先进的软件是影响档案管理工作的另一大因素。高校档案管理工作的开展要注重引进新的设备，紧紧跟随时代发展的步伐，促进档案管理工作的有效开展。另外很多网络设施的安全性能较低，也给数字化档案管理工作带来限制，无法有效建构完善的数字化档案管理体系，直接影响档案管理工作长期发展。高校数字化档案管理工作，能够对各种复杂的档案资料实现电子化归档，为读者对于档案资料的查找和借阅提供便利。提升相关人员业务操作能力，不但要强化培养管理人员责任意识，更为重要的是要提高管理人员对于计算机网络设备的操作能力，进而可以更好更快的投入到专业档案整理和数字化指导和服务上面去。完善档案管理工作体系，提高档案管理效率，在建设中管理人员要紧密结合档案信息化建设及安全管理等几个方面，做好管理工作，只有完善档案管理工作体系，才能让档案管理的各项工作有序开展，给人们提供更大的便利。

二、高校档案数字化管理体系的建构和应用策略

1.完善档案管理工作体系

为促进高校档案管理工作更加规范有序，实现标准化、现代化管理和建设，档案管理相关负责人员要进一步重视档案安全管理工作，完善档案安全处置措施，彻底排除档案安全隐患。还要进一步严格规范档案管理各项规章制度，加强档案规范化，提高档案信息化水平。高校在档案管理中要注重引进先进的管理技术，及时更新管理软件，并积极学习先进档案管理理论，以能够逐渐提升自身综合素养，不断丰富和建构完善管理体系。在高校档案管理工作中，建构完善的管理体系，实现相关流程的简化，以此提升管理效率。完善档案管理工作体系，管理人员可以通过定期化、常态化的推进方式，对管理工作中出现的问题进行分析和总结，对其中不足的部分进行更正，对于管理工作中涉及到的各种服务器、储存介质和扫描仪器设备，使用者也应当按照涉密设备进行管理和使用。还要接受新的专业化的管理理论，学习先进的管理经验，引进先进的技术设备，从而为数字化管理体系打下坚实的基础。为档案管理工作建构相应的责任追究机制，以能够有效地将相关责任具体到人，实现高校档案管理工作的开展。

同时数字化档案管理方式的建立与传统档案管理的重要区别之一，就是能够实现档案资源信息共享。数字化档案管理方式在具有基本的档案目录检索之外，对档案管理工作具有更高的效率，管理误差更小。在密码指令输入之后能够提供检索查找与打印输出服务，在对档案信息资源的管理上突破时间与空间的限制，同时降低信息管理成本，为高校档案管理提供相关的信息共享服务。且在管理过程中也能够为档案信息提供配套的安全过滤系统，用户在网络档案管理系统与管理平台上能够获得相应的信息资源。

2.提高档案管理人员的业务能力

高校档案数字化管理体系的建构，对于档案管理人员来说，要进一步加强学习，提高档案工作人员业务能力，增强档案服务功能，才能全面提升档案工作管理水平。高校档案管理人员一定要提高对档案管理工作的重视，提升管理规范性，基于此提升档案管理人员的工作能力和水平是非常重要的，管理者要定期组织参加档案业务培训，扎实做好档案服务的相关工作，以能够保障档案管理工作高效、规范性开展。定期开展培训工作，不仅能提高管理人员自身的服务理念，强化业务能力，还能增强档案管理人员责任意识培养，以此提升管理工作质量。构建高校数字化的档案管理体系，提高基层管理人员的工作积极性，才能深入落实好档案管理具体细节。档案管理部门提高管理人员的业务能力，要从专业知识、专业素养方面，不断提高他们的业务质量，不断扩展培训内容，有效组织和开展各种实践工作，以此促进档案管理工作的数字化发展。

高校档案数字化建设发展中，要求结合高校的实际需求，按照内容、形式等多方面情况进行科学分类与整理，与高校自身的实际发展情况相结合，可以将高校档案管理工作具体分为教学类、党群类、行政类、科学研究类、产品生产类、仪器设备类、基本建设类、出版类、财会类、外事类、声像载体类、实物类等。与高校自身的实际情况相符合，建立科学化的分类方式。将档案管理材料分为电子、纸质、影像等保存形式。同时将电子档案与纸质档案进行同步管理，以能够提升高校档案管理质量，同时积极开发档案资源，以能够有效提高相关资源的有效利用率。

3.提升檔案管理的信息化水平

一个地方的高校对当地经济发展具有重要的服务功能。因此，要求高校加强档案管理数字化建设工作，通过有效的档案管理为经济发展与社会建设提供良好的服务功能。随着目前高校外部环境的变化，档案管理工作应当积极建立数字化的管理优化方式。在高校档案中能够体现教学业务记录活动以及科研成果状况等。加强对高校外在形式的宣传、介绍与交流等，提升高校档案资源利用率。通过外部宣传、介绍与交流等形式加强高校宣传，增强高校影响力。

4.加强网络安全管理，推动档案管理工作有效开展

网络安全问题是影响高校档案数字化管理体系构建的重要因素，在一定程度上制约了档案数字化管理的构建效果。管理人员应重视网络安全管理工作，规范数据收集渠道，科学构建档案数据库资源。在数据库资源的分析整合中，管理人员要注重优化各种软硬件设施，对于重要的信息资源应当进行加密处理。因此，管理人员要注重网络安全管理工作，除了完善各种安全措施之外，档案管理工作人员还应该提高防范意识，优化各种硬件设施，积极引进专业的杀毒软件，在安全防范上面加强资金投入和精力投入，从而有效避免出现档案数据资源的丢失和泄露，有序稳定地促进档案管理工作的开展。构建数字化的档案管理工作，管理人员应加强数据整合资源的规范化，有效保证数据信息的真实性和有效性，完善数据库的各项建设任务，按照信息安全管理相关要求，以对其实施有效监督管理，在提升档案管理工作质量基础上，也能够促进档案管理工作的数字化发展和应用。

三、结束语

高校档案管理工作中需要保存的档案资料数目较多，涉及的种类也比较丰富，相应的档案管理人员的工作量就比较大。高校档案数字化管理体系应运而生，做好相关档案的数字化加工处理和管理系统入库、挂接、备份等工作，有效规范管理体系。实行档案数字化管理，还能够有效实现浏览查看的权限细分、灵活方便的界面自定义设计、方式多样的录入手段和档案资料的全文检索功能。想要进一步提升高校档案管理工作效率，也就需要建构完善的档案管理工作体系，管理人员要提高自身的专业水平和服务意识，做好网络安全防范工作，从而为人们提供更加良好的服务。

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作者简介：胡彬（1965-），女，汉族，宁夏大学档案馆，本科，副研究馆员，从事高校档案管理工作。