新形势下的机关档案管理探索

关文芳

摘要：我国的机关档案管理依旧是运用着传统的档案管理理念进行执行，致使有很多的机关档案在管理的过程当中有着很大的问题，大大降低了机关档案管理的效率。想要有效的提升档案管理工作效率，就需要机关单位当中的领导人员和档案管理人员对档案管理进行高度的重视，不断的提升管理人员的专业素质，以此来进一步的提升档案管理工作效率。

关键词：机关;档案;管理

机关档案管理工作的高效进行对我国经济发展和历史成果的保护都有着极大的促进作用，因此，机关档案管理人员需要不断完善档案管理机制，与时俱进地做好机制的创新工作，提升机关档案管理工作的信息化和科学化水平，从而推动我国机关档案管理事业的快速发展。

1档案管理工作所存在的问题

1.1对档案管理工作认识不足

在长期的发展中，机关档案工作在管理上仍然存在着管理不规范，制度落实不到位，工作缺乏连续性的现象。这些问题出现的原因存在多个方面，但最主要的就是机关管理对于档案管理的重视力度不够。有些档案管理工作人员对于档案的保存存在一定的误区，他们认为档案管理只是单位其他工作的一部分，并没有那么重要。所以，就只是对档案工作进行相应的收集和保存。很多工作人员也认为档案资料只需要他们记录一下姓名、日期，归档就好。认为工作没有任何权力，枯燥乏味。所以，很多人一提到档案工作就觉得麻烦，没有意思。放在档案室中的资料不丢失，不缺页少码就好。因此，这也就表现出，现在的档案管理工作是没有办法跟上社会发展的大节奏的。

1.2机关工作人员不稳定

档案管理工作在发展過程中，由于机关人员工作不稳定，对档案工作本身也会造成严重的影响。一是一些专职或兼职的档案人员对于工作的责任心不强，不能静下心来对档案工作做一个长远的规划。二是档案的工作人员对档案业务知识了解不透彻，很多管理人员对于这个工作岗位的知识想象得太过简单。三是对相关的管理和收集资料工作不熟悉，不能从大方面上把握档案管理的节奏。因此，造成档案管理上缺乏持续性。四是由于档案管理人员的水平参差不齐，或是档案工作人员身兼数职，档案管理者年龄较大，对档案工作的投入精力少，有些工作不能及时处理，从而严重影响了档案工作的发展。

1.3大部分档案归集整理工作不能一次到位

以社保机关和地税机关的档案归集及整理为例，虽然机关每年都会对档案进行定期整理，但是效果仍然不明显，很多时候存在事倍功半的结果。有的时候因为页码少写数字，就要重新填写，有的时候因为文件顺序不对还要重新整理。这种反反复复的情况就会造成工作的拖沓和人员的不耐烦情绪。象社保机关有时档案需要一年整理一次，存在很多开户的企业文件资料，都要进行统一归档，这样就会将工作积攒的越来越多，使得在工作过程中非常匆忙，档案管理工作就不扎实。

2新形势下档案管理工作的思考建议

2.1加强机关各项档案管理工作

机关档案管理工作是一项政策性比较强的工作，也是专业技能要求比较高的一项工作，如果能够采取有效的措施对机关档案进行良好的管理，那么这些档案的使用时间就会变得更久。因此，机关档案管理部门需要结合档案管理现状制定出一系列有利于档案管理的方案，及时发现档案管理工作中存在的一些问题，并且高效地对这些问题进行解决，这样就可以保证机关各项档案管理工作做得更加到位。除此之外，机关档案管理工作还需要专门的机关档案管理部门和机关档案管理人员从事对机关档案的收集、加工和整理，争取尽最大努力保证这些机关档案的质量。

2.2重视软硬件设施建设

要想完善建设机关档案数字化管理体系，首先需要满足完整存储、随时调阅、信息准确、归类合理的要求。其次还需要加强对相关性认知领域的分析，并按照既定的建设标准进行综合调整，才能真正实现该管理模式的功用，提升工作效能。因此，机关档案管理人员必须重视并加强软硬件设施建设，加大资金投入，对扫描仪、微机、备份磁盘等及时进行更新换代，改进基础设施建设，才能满足机关档案管理的需求，并且符合数字化建设和发展的要求。另一方面，相关人员还应当重视数字化管理体系的安全建设，只有借助各种先进的手段和技术才能保障机关档案信息的安全性，提升抗风险能力，排除各种安全隐患。

2.3规范人事档案的交接工作

人事档案是在管理工作当中最为复杂的系统，因为人事档案的管理需要档案人员具有强烈的责任感，而且能够在认识档案的管理当中严格遵守规章制度进行交接工作，需要档案管理人员和接管人员当面清理档案的遗存业务，正确的核对档案在走，要做出借走档案的顺序和详细情况、原因等，而且还要准确的记录交还时间，做好借据的整理。最后就是要把档案当中过于零散的材料进行归档，严格的依照档案移交程序进行移交工作，并在移交的档案上写上时间、地点以及人物等，明确的清点交接过程当中的档案数量，在最后签上自己的名字。

2.4完善档案管理制度

现如今在我国的机关单位当中并没有制定完善的档案管理制度，想要有效的提升管理工作的工作质量，那么就需要对档案工作的管理制度进行制定，在构建完善管理制度的时候需要遵循以下三点：第一，在完善管理制度的时候需要运用科学、合理的建议，能够从机关单位的实际情况，而且不违背个人利益的前提之下进行完善;第二，所制定出来的管理制度需要具有简明实用的特点，能帮助管理人员更好的进行整理;第三，具有保持制度的约束性，不仅要对管理人员进行约束，也要对机关领导进行约束。

2.5强化档案的现代化管理

机关档案管理工作要打破传统的档案管理方式，集合现代计算机技术、网络技术、信息技术等对档案管理模式进行创新，实现从实体管理模式向数字化、网络化模式进行转变。实现文档一体化管理，推进办公自动化，转变传统的公文书写方式，建立统一的机关档案管理平台。实现机关档案信息从接收、归档、整理、存储到开发利用的现代化管理，建设档案数据库，充分体现机关档案管理信息化建设的先进性、科学性和实用性。机关档案建设时需要注意加强自身网络建设，实现网络对接的无缝隙化，机关单位档案管理时如果能够做好自身的档案数据库建设，所有的档案化资料能够及时地查找和分析处理，必将对档案的现代化建设产生较大的助推作用。

2.6搞好档案的开发利用

机关档案管理工作的最终目的就是要服务单位发展建设、服务群众生产生活，充分体现挖掘机关档案的价值。在机关档案管理工作上要不断前行，积极探索，让机关档案管理工作更加规范、更加科学，开发利用更加充分。加强机关档案的开发利用，既是扭转过去工作被动局面的出发点，也是进一步发展机关事业，增强机关档案服务功能的归宿点。而加强机关档案信息化建设，极大地方便了机关档案的查找利用，为领导和各业务工作及时准确地查找材料，提供了有效的参考依据，使机关规划、编制、建设等活动更有预见性和可行性，从而充分发挥机关档案管理工作的服务功能。为此，必须转变观念，树立服务意识，加强馆（室）藏建设，创造开发机关档案信息资源的物质条件，拓宽服务领域，增强开发机关档案信息资源的能力，从而充分发挥机关档案信息资源的作用。

3结语

在机关单位，不管是县直还是乡镇，档案对我们的业务的开展都有着较为重要的作用。档案管理集成了机关单位业务及人事变化的延续，对机关事业的发展有着较好地促进性作用。但伴随着社会经济的快速发展，特别是大数据云储存等现代信息储存方式的发展，这就需要我们不断地提高自身的综合管理水平，及时创新工作方式，提高档案管理的水平。

参考文献：

[1] 肖海.机关档案管理创新模式研究[J].卷宗，2017（12）.

[2] 李云华.机关档案管理的创新发展路径探索[J].劳动保障世界，2016（15）.

（作者单位：察布查尔县农业农村局）