刍议建筑工程档案管理现状及存在问题

丁桂珍

摘  要：良好的檔案管理工作能保证建筑工程更加顺利地施工，同时 还能节省大量的企业资源，切实提高企业的竞争力。但是目前，建筑工程的档案管理工作存在诸多问题，而这非常不利于建筑行业的发展和进步。基于此，本文分析了建筑工程中档案管理工作的现状以及存在的问题，并提出几点相应的措施。

关键词：建筑工程;档案管理;现状;问题

针对当前档案管理存在的问题，需要全体员工都能认识到档案管理的必要性和重要性，制定一系列的管理措施、标准和规范，同时还需要重视档案管理人员的培训，这样才能最大程度提高档案管理的有效性，保证建筑工程能更加顺利地施工。

一、建筑工程档案管理的现状分析

如今，我国出台了一系列的建筑行业的标准，这对档案管理的信息化管理提出了更多的要求，同时也能给档案管理工作带来参考标准，促使建筑工程的档案管理工作能更加协调、全面地发展。随着我国经济、社会的不断发展，建筑行业也在突飞猛进地发展，档案管理的内容和数量都在逐步增加中;随着信息技术的发展，档案管理也向信息化的方向不断前进。档案管理工作也在积极寻求更加先进和有效的管理方法，合理运用数据库技术，将所有的档案都录入系统，便于人员的查阅和检索，全过程管理建筑工程的各项档案，充分利用计算机技术、互联网技术等实现档案管理的信息化。但是从目前的实际情况来看，要想将所有建筑工程的档案进行有效管理，都需要一个容量较大的数据库，否则档案将会变得十分分散，无法实现统一、规范的管理，无法满足经济发展的实际需求。此外，档案管理未能明确发展目标，在进行档案管理工作时较为随意，这就导致档案管理工作的质量和效率始终无法提高。

二、建筑工程档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理意识较为薄弱

建筑行业具有十分复杂的结构，建筑工程涉及到非常多的项目，牵扯到很多的部门，既包括建筑方、供应商、承包方，还包括政府机关、施工方、业主、施工人员等。正是因为建筑工程涉及到非常多的部门，所以通常需要通过签订合同、协议等方式，来保障工程的顺利开展。因此在建筑工程中，档案、资料的管理是至关重要的。目前，在建筑工程的日常管理中，档案管理人员不够重视档案资料的管理，在日常工作中未能及时整理档案，这就导致在需要建筑资料时，无法从档案堆中及时找到所需资料，或者导致档案资料不够齐全。

（二）档案资料管理的质量较低

第一，建筑企业缺少完善的档案管理制度，未能及时更新和更改资料，未能紧随时代发展的步伐，仍旧采用原始、陈旧的管理标准。如果资料无法及时更新，那么这些资料是无效和不真实的[1]。如果将这些资料纳入到档案体系中，那么将会大大降低档案资料整体的真实性和质量;第二，建筑工程中很多资料都是极为重要的，但是档案管理人员未能重视档案管理工作，致使档案管理缺少规范性，重要资料的签字具有较强的随意性，而这也会在很大程度上降低档案的真实性和有效性。

（三）档案管理体系不够完善和系统

在建筑工程的施工过程中，所有人员的注意力都放在工程质量的提高上，未能给予档案管理足够的重视，档案管理工作无法很好地开展和推进。建筑企业未能针对档案管理工作制定相应的管理措施，未能明确档案管理人员的要求和工作规范，这就导致管理人员在工作时较为懈怠。即使有些企业制定了档案管理体系，但是不够全面和完善，档案管理工作存在非常大的漏洞，缺少较强的执行力度，而这非常不利于建筑工程的顺利施工。

三、建筑工程档案管理工作的方法

（一）增强档案管理的意识

要想从根本上提高档案管理工作的有效性，就需要全体工作人员都能认识到档案管理工作的重要性[2]。首先，建筑企业需要将档案管理与企业文化融合在一起，在企业内进行教育和宣传，改变员工对档案管理的固有印象，这样才能保证档案管理工作能顺利开展;其次，建筑企业的领导需要全面认识和了解档案管理工作，发挥自己的领导作用，积极参与到档案的管理工作中，促使全体员工都能树立起良好的归档意识。

（二）提高档案管理的质量

第一，建筑企业需要结合当前企业的实际情况，制定好良好的奖惩措施、评价制度、考核制度等，增加档案管理人员的工作积极性，保证档案资料的真实性与有效性;第二，档案管理需要紧随时代发展的步伐，充分利用现代化的设备和技术，实现档案管理的信息化、电子化和数字化，给其他工作人员的查询提供较大便利;第三，档案管理需要结合工程当前的施工进度，及时更新工程资料，将工程不同阶段的资料进行及时的保存和管理，保证资料和档案的真实性。尤其是一些隐蔽工程和关键工序，需要档案管理人员能到实际现场，规范、详细地将实际情况记录下来。在竣工验收阶段，建筑企业需要全面审核和检查工程施工过程中的各项资料和文件，及时发现问题，要保证所有档案资料的完整性、真实性以及及时性。

（三）制定档案管理的措施

第一，将档案管理工作变成日常工作，进行监督和管理，建立起良好的汇报制度，这样才能引起档案管理人员的重视;第二，制定岗位制度，各个部门之间需要相互配合、积极沟通，及时共享各自的资料，及时进行档案的归档和管理;第三，建立健全档案管理的标准和规范，促使档案管理人员能严格按照相关要求进行工作，及时归纳和整理各种资料和图纸;第四，实现档案管理的信息化。在当前的时代背景中，信息化管理是必然趋势。档案管理的信息化能实现档案资料的规范化和数字化，充分利用各种各样的管理软件，搭建出一个档案管理的平台，将更多科学、现代化的技术应用到档案管理工作中。

（四）重视档案管理人员的培训

建筑企业需要格外重视档案管理人员的培训[3]。首先，从招聘的方面来说。建筑企业需要招聘一些具有扎实专业知识基础，具备丰富工作经验的档案管理人员，同时还需要具有较强的信息素养，能熟练运用现代化的管理技术，从根本上提高档案管理的有效性;其次，建筑企业需要重视现任档案管理人员的培训，培训内容需要包括档案管理的专业知识、计算机技术、工程施工等方面的内容，逐步增强档案管理人员的职业道德素养和责任意识，使其能紧随时代发展的步伐，学会利用信息技术更好地开展档案管理工作。

例如，在档案管理中，经常需要进行检测，而这就可以利用信息技术完成。档案管理人员需要搭建出一个电子平台，在线审核各种各样的检测报告，这样能保证资料真实性的同时，还能节省大量的时间和精力，最大程度提高档案管理的质量与效率。此外，电子平台的存在督促着档案管理人员去学习相关知识和技能，及时更新自己的管理理念，保证档案管理工作能更加顺利地开展。

结束语：

总而言之，档案管理工作是至关重要的，既能推动建筑企业的发展，还能保证建筑工程的顺利施工。面对当前激烈的市场竞争，建筑企业需要认识到档案管理的重要性，结合实际情况制定一系列的管理措施，构建完善、系统的档案管理体系，实现档案管理的信息化和数字化，这样才能推动企业与建筑行业的稳步发展。

参考文献

[1]  郭珊珊.建筑工程档案管理现状及存在问题浅析[J].四川水泥，2018（05）：211+22.

[2]  赵文龙.浅析建筑工程档案管理情况及对策[J].建材与装饰，2018（13）：142-143.

[3]  刘元春.建筑施工企业工程档案管理工作现状与对策[J].办公室业务，2017（20）：152.