论基层档案室的建设

李云才 王晓圆

档案室是档案工作的最基层单位，基层档案室肩负着本单位所有档案的信息资源收集整理、开发和利用职责。基层单位档案室工作是党和国家档案事业的基础，其室藏档案信息是党和国家全部档案资源的主要组成部分。长期以来，一些单位对本单位档案管理及利用的认识水平不高，导致本单位档案工作处于一个较低的水平，难以发挥出档案应有的作用。

1 基层档案室的基本功能

随着档案卷宗的不断增加，档案室基础条件的改善，为发挥档案本身的作用提供了良好的基础。从实际情况来看，档案室应当具有如下功能：

（一）资料收集。基层档案室要收集和整理本单位所有的归档材料，因此需要档案人员具备全局意识，及时将所要收集的材料全部按时归档，并进行整理，以确保所搜集材 料的全面性和完整性，避免相关材料的缺失。

（二）信息保存。对所保存的档案材料，基层档案室应该在归类整理基础上，保证档案信息的时效性，对关乎本单位发展大局的资料要进行重点保存和维护，以保证信息的完整和准确，为单位发展创造条件。

（三）开发利用。基层档案的开发利用是一项长期艰苦的工作。要结合本单位工作实际，本着“以人为本”的理念，在做好基础工作的前提下，努力挖掘本单位保存的档案的潜力，对已有的档案进行开发，目的是要充分发挥出档案本身作用，为本单位的各项事业发展服务。与此同时，对档案中信息加以充分利用，为领导决策提供依据。

（四）档案编研。长期以来，基层档案室对自身所管理的档案的编研在较低水平上徘徊。档案本身的作用没有得到有效发挥。档案管理人员要不断提高自身的业务素质，重视档案编研工作。在档案编研工作中，挖掘档案本身价值。为更好的利用档案的信息资源创造良好条件。

2 基层档案室存在问题

基层档案室的水平建设直接关系到资源利用以及档案作用发挥，基层档案室虽然长期存在但是多数基层单位档案室投入不足，管理方式落后。档案人员素质不能适应档案信息化建设与发展。基层档案室管理人员的素质与快速发展的高等职业技术教育不相适应，不仅制约了档案信息化发展，同时成为制约基层档案管理水平提高的重要因素。为提高基层档案管理、利用水平。

（一）档案意识不强，领导重视不够。很多基层档案室的工作不能与其他工作同步发展有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案可有可无，认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性。

（二）档案室管理机制和设施不健全。各项管理制度落实不到位，管理设施不健全分管领导不过问，导致基层档案室管理混乱。

（三）档案管理人员更换频繁，专业知识差。管理人员身兼众职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，许多档案管理人员没有长远工作的思想，档案知识贫乏管理水平跟不上。

3 基层档案室发展方向

基层档案长期是在一个较为封闭的系统内运作的，缺乏自身活力，导致已有的资源、能量、以及自身发展都受到较大限制。要提高基层档案室服务能力的实践探索，加强单位内部文档一体化管理，与信息化建设发展同步，加强基层档案室的内部文档的一体化管理工作，更新档案管理软件，同时将文件的接收、管理环节，以及分类、鉴定、整理、归档、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等全部文书管理与档案管理环节进行统一管理，并将在日常管理活动中生成的数据、文件表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交换、处理和管理，达到了电子档案目录、索引自动生成，并实现了及时归档。

（一）增强档案意识。档案室要完善档案室管理制度，加强档案室工作的领导。领导把档案工作纳入全年工作的议事日程。建立健全档案室管理制度，是做好档案是管理制度的重要保证。制定档案保管期限表，归档范围，分类编目方法等规定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一由档案员管理和利用，做好档案借阅登记，利用效果登记等各种登记，手续要齐全。

（二）更新服务观念。要改变“等人上门”的被动服务为主动服务，及时为单位各部门提供宝贵的信息资料。创建一个单位档案室齐抓共管的良好氛围，形成一个以档案室为基地，以档案员为纽带，全员参与的档案管理机制。强化服务能力，是做好基层档案室工作的动力。基层档案工作必须树立服务意识，明确服务是档案的根本宗旨。档案工作就是要以服务为主线，一切档案的保管保护都是为了利用服务。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大发展空间。运用各种管理手段，不断提升档案管理人员的业务素质和业务能力，打造出具有较高水平的人才队伍，为做好档案管理工作奠定一个良好基础，通过培养一流的管理人员建立一流的文档信息资源，才能得到一流的文档信息服务结果。同时，档案管理者需坚定信念，始终明确目标，同？r要求档案管理者强化责任感，有甘于奉献，吃苦耐劳的精神，默默无闻，兢兢业业，才能使基层档案管理和利用工作有更大的发展空间。

（三）、积极加强档案现代化、信息化管理。中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战，中国社会正逐步从工业社会走向信息社会。进而走向“以现代科学技术为核心，建立在以知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济的时代”。档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的保存备查的历史文件。基层档案室工作是十分重要的基础性工作，是衡量与观察本单位管理水平的重要尺度和窗口之一。它具有为本单位领导组织科研、生产和管理提供决策依据。毫不夸张地说，为有秩序的进行课题研究和生产建设提供有效服务的手段。能起到促使到本单位获得最佳经济效益，提高应变能力和竞争中立于不败之地的作用。加大基金投入为档案室购置一些必要的现代化设备，比如电子计算机具有高效率的信息处理能力，能以极快速度准确读入、存储和输出数据。档案工作中的档案、资料统计、管理、编目与检索以及档案系统的行政管理均可运用计算机技术，实现微机化管理。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调。档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技，这样才能使基层档案室工作迈上新台阶，提高基层档案室工作的管理水平，推动档案事业全面发展。不断提高档案室工作人员综合素质，使他们尽快熟练掌握档案管理的的专业和科技技能知识，为档案现代化、信息化管理提供智力和人才支持。掌握档案信息需求，提高辨别信息水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，探索管理工作新思路，提高基层档案室管理水平。

做好新形势下的基層档案室工作，不仅会进一步促进基层单位各项工作的深入进展，而且对于不断丰富基层民生资源，更好地为社会公众服务，推动档案事业可持续发展。作为基层档案工作者，必须提高认识，转变观念，增强责任，积极探索和实践新形势下档案室建设的新运行机制与工作方式。