加强现代会计档案整理工作的有效措施分析

林斌

摘 要：随着我国经济建设的飞速发展，信息技术广泛应用，现代会计档案的载体也在发生质的变化，由原来单纯的纸质载体，变为纸质载体和电子载体共存的局面。有条件的单位都可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。本文主要对加强现代会计档案整理工作的方法与措施进行了论述，可供大家交流。

关键词：会计档案；整理工作；内容；方法；措施

前言

会计档案整理工作的内容主要包括：分类、立卷、排列与编目等环节。会计档案的立卷工作由财务会计部门承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。为了做好会计档案管理工作，会计档案管理人员需要不断的学习和总结经验，在不断提高财务管理水平的同时做好会计档案管理工作。

1.现代会计档案的范围

会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。以下会计资料应纳入归档范围：（一）会计凭证：原始凭证，记账凭证。（二）会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。（三）财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。（四）其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案销毁鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料。

2.现代会计档案的整理要求分析

单位会计机构按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

2.1立卷

A、年度报表、工资表独立组卷。对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。工资表按时间顺序整理，各单位可视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷。

B、帐薄一册一卷，每本帐薄（包括电算化管理的帐薄）在原封面右上角贴上会计档案“小标签”，并按标签上的内容填写。对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上会计档案小标签。

C、会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。

整理会计凭证应注意的问题：由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。

2.2编目

A、编页码——会计报表、工资表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。需要主义的几点就是页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面可在其左上角编写页号。订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页面编顺序号。会计凭证档案不用打页码。

B、卷内文件目录编制——年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实抄录。

C、案卷号编制——案卷号所指的是案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但这个案卷的顺序号最大不超过四位数。

D、案卷封面、卷内备考表编制——案卷题名要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

2.3装订入盒

A、组好的案卷年度报表、工资表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。

B、会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装订，封面要按项目填写。

C、各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案，不能混装一盒，盒面不需要填写，只填写脊背的内容。对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。

2.4案卷目录及目录号的编制

A、案卷目录按目录的格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份与相应的卷内文件目录一起装订成检索目录，一份由会计部门保管，一份向本单位综合档案室移交。

B、按报表、帐薄、凭证、工资表及其它类等五类产生的目录装订成检索目录，每册目录编一个目录号，每满一册断号。

3.加强现代会计档案进行整理工作的有效措施分析

对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。

3.1会计凭证的整理。

会计凭证是会计档案的重要组成部分。《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。再次，清除订书针、曲别针等金属物。最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本。將会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。

3.2会计凭证的归档。

首先，要认真填好会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。其次，填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“×年×月凭证”和案卷号。再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。

3.3会计账簿的整理。

年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案（会计账簿）封面。会计账簿封面的有关内容要写全。

3.4会计报表的整理。

会计报表一般在年度终了后半年内，由专人（一般是主管报表的人员或财会机构负责人）统一收集、整理、装订，并立卷归档。平时，月（季）度报表，由主管人员负责保存。年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案（会计报表）目录，逐项地写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。

4.小结

会计电子档案是伴随着信息技术的发展和应用而产生的，信息技术发展很快，信息化程度越来越高，采用程序化控制要求也越来越多。从电子数据的数据结构来看，电子数据具有数据高度集中的特点，因而非常容易泄密。我们知道，传统会计实行纸质档案管理，在网络时代，新型磁性介质档案管理将取代纸质档案管理成为新的管理方式。电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的，而磁性介质不但体积小而且存储容量大，因此电子数据资料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范围广、涉及的时间长。电子文件归档与管理中新的问题将不断出现，所以会计档案管理人员必须要认真研究新情况，不断学习接受新事物，采用先进的管理方法和技术成果，解决电子档案保真、保密、保存等问题。只有在实践中摸索逐渐积累经验，才能使会计档案得到科学保管和有效利用。

参考文献：

[1] 孙莹，张立军，张大川.会计档案管理工作分析[J].现代商贸工业，2014，26（22）.

[2] 张国荣.关于加强高校会计档案管理的思考[J].湖北档案，2013，（10）：19.