浅谈新时期如何做好档案业务指导工作

2019-09-10余永强

科学导报·学术 2019年6期

余永强

摘要：档案业务指导是档案行政管理部门的重要职责，也是依法行政的基本任务，做好档案业务的指导和服务工作是档案行政管理部门最基本的工作要求。随着信息化的发展，高科技管理技术逐渐应用于档案储存、收集、汇总等方面，在很大程度上提升了我国档案管理的水平。本文基于新时期的时代特点，从人员、技术等几个方面对新时期做好档案業务指导工作提出几点建议。

关键词：新时期；档案业务指导；改革建议

近年来，随着多媒体技术的发展，我国档案工作从内容、领域、技术等方面都发生了巨大的变化，信息化管理模式成为主体。《档案法》规定：县级以上的各级地方政府的档案行政管理部门主管本行政区的档案事业，并对本区内的行政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案工作实行监督和指导。因此，在新时期，我们需要顺应时代发展的要求，加强对档案业务指导工作的重视，提升档案业务水平。

一、现阶段档案指导工作中存在的问题

第一，档案管理人员素质低下。在我国，对于基本的档案管理人员的职业建设具有相对的滞后性，并且对现有的档案人员缺乏必要的培训，这使得很多的从事档案工作的人员缺乏一定的专业性，这就造成了在传统的文书档案、科技档案、会计档案，还是业务档案方面，都存在着指导不到位的问题；

第二，档案业务指导方式的领域需求无法得到满足。随着档案管理工作逐渐向信息化过度，档案部门指导的范围随之逐渐呈现出大范围的拓展，比如，小范围单一的业务指导范围已经扩大到了社区、农村养老保险、就业培训等多个领域，因此，现存的传统的档案业务指导人员在数量比例上就已经无法满足实际需求，且，对于相关的人员培养和招募在短期内无法实现，这在很大程度上影响了档案业务指导工作的效率；

第三，技术化水平较低。档案管理已经实现了技术化和科学化，而我们的业务指导方法还并不完善，相对滞后。档案指导人员必须对现代化的办公软件进行熟练的操作和一定程度的理解，要熟悉计算机软件的管理系统和办公自动化的原理，并精通电子档案的特征，才能对各单位和部门实现良好的指导。

二、做好档案业务指导工作的建议

（一）加强对档案业务重视，建立完善档案业务指导规范

当前在档案业务指导过程中的问题，有一部分是重视程度不够所引起的。针对这一情况，积极联合宣传部门和培训教育机构，对档案管理在本单位和社会中的历史意义和现实需求进行宣导，增强档案管理人员的工作意识和责任感，帮助立档单位了解国家相关法律和地方法规对档案管理在管理硬件和软件上的要求，促进有关领导对档案工作的重视与规划，并纳入有关人员的岗位职责。提升档案工作人员职业素养，督促立档单位从国家发展的实际需求出发，建立健全相关的机构和组织，制定完善策各项工作的业务规范，使得档案业务指导工作做到有规可循，实现档案管理统一制度化和标准化。

（二）创新档案工作思路

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。档案工作要创新，就要改变既无动力，又无目标的状况，努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。只有日日思变、天天求新，坚持贴近社会，贴近群众，贴近现实，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意，才能让档案工作在社会上“热”起来。

（三）提高人员素质，推进档案业务工作的专业化

我国正在建设服务型政府，从本质上来说，档案的业务指导也是一种服务，专门为档案管理工作提供专业的知识和技能方面的指导服务。在人员素质方面，我们先要提高我们的服务意识，深入了解自己的工作本质，积极进行专业技能的提高，加强学习，提高法制政策水平和专业水准。随着经济形势日新月异，科技水平不断提高，新事物、新方法、新领域不断产生，针对这些情况，需要加强自身建设，不断在知识储备、实践经验、专业技能上加强，对档案业务进行专业性的管理。例如：针对各基层单位性质不同，在指导工作中也应该抓住重点，如对于城建部门指导应重点放在基建档案上，宣传部门重点应放在照片和音像档案上。

（四）推进档案业务职能转变

1.强化服务职能

档案工作人员要树立高度服务意识，站在全方位服务的高度位置上，对档案的来源、使用、保管进行调查研究，加强信息反馈工作，提高档案资源合理利用率，对用户要起到参谋和咨询作用。

2.强化综合协调职能

综合协调就是档案工作者把档案合理有序地满足每个用户的需要，提高档案的利用率。在实际工作中，协调好各种关系，积极主动地为用户服务，做到不推、不挡，合理快捷地安排好用户对档案的利用。

3.提高档案工作者的业务水平

档案工作者业务水平的高低，直接影响着档案的利用效果，档案工作者必须努力学习专业知识，提高服务本领。每个档案工作者都要成为多面手，而且业务技术要精，这样才能扩展服务面，提高服务质量。

4.强化联络职能

档案是一种信息资源，一经利用，将转化为巨大的精神财富和物质财富，因此，档案工作者应走出办公室，进入社会，进入市场，加强联络，了解社会和市场需档情况，主动地为用户服务。变过去用户走进档案室借用，为主动服务上门，不断提高档案的利用率，充分发挥档案的作用。

结束语

路漫漫其修远兮，档案业务指导工作任重而道远。新时期，档案业务指导工作是一项非常细致的工作，不但需要业务指导人员熟悉档案方针、政策及业务知识，还要有高度的社会任心，档案工作人员要更新观念，与时俱进，自觉提升自身能力，大胆创新，不断探索，使档案业务指导工作在档案管理工作中发挥自身更大的作用。

参考文献：