关于加强机构改革期间档案管理与处置工作的实践与探索

屈立凡

【摘要】：本次分析了在机构改革过程中做好档案管理工作的重要性以及存在的问题，并探究有效的解决措施。

【关键词】：机构改革 档案管理 处置

1引言

档案管理工作是很多单位的重点管理工作之一，对于其他工作的开展有十分重要的意义。对于党政机关也是如此，档案管理工作对于党政机关工作的顺利开展有较大的辅助意义。在2018年，十三届人大批准了国务院关于机构改革的方案，这意味着我国的行政机构面临“大部制”改革，给档案管理工作提出了难题。如何做好机构改革期间的档案管理工作，成为档案管理部门需要思考和解决的关键问题。

2改革过程中做好档案管理工作的重要性

本次机构改革基本涉及到全国范围内的所有机关事业单位，以及许多大型的国有企业。这其中撤并建的很多机构是进行改革的关键，专业性和保密性要求都较高，在改革要求下，单位需要进行职能重组，政企分开等一系列工作，在这个过程中，如何准确讲档案分类、筛选和移交等，对于档案管理工作十分重要。档案管理工作的有序和高效开展，关系到历史凭证查询、工作绩效考察等问题，可以推动单位的良好发展，反之则可能导致无法查明数据和工作进展，无法持续开展工作等问题。

3改革期间档案管理工作存在问题分析

3.1档案的收集整理问题

档案管理工作的开展是依据《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》进行的。但在机构改革过程中，单位产生的文件材料相比过去要多，而且十分复杂，很容易出现错误，特别是对于撤并机构的档案管理来说。机构改革一般会带来人员结构的调整，而这会影响档案管理人员的构成，进而影响档案管理工作的开展。单位中兼职进行档案管理的人员较多，影响了档案工作的连续性，而且这些人员本身素质不高，专业性不强，会导致出现档案资料收集不到位，整理标准不规范等问题，有个别甚至将应当留档的档案资料私自存留，不归档。

3.2档案的交接问题

档案资料存在交接不规范、交接不详细，没有准备交接单，或者没有落实具体的责任人、交接人、监督人等，清单记录不详细，核对不及时等，没有严格按照法律法规中关于撤并或合并单位档案交接的规定进行交接。对那些撤并特别是那些职责被拆分的单位，档案交接问题尤为明显，比如物价局撤掉了，其职能被分成三份分出去，以前的档案处置就成问题，老单位不在了，接收单位又不熟悉老单位的业务，难以顺利进行交接，导致档案资料的实物、影像图片等出现损坏甚至丢失等，影响档案工作的开展。

3.3档案的安全问题

目前来说，单位进行档案管理基本实现信息化，而信息化管理模式下大部分档案资料都实现电子化，带来一定的网络不安全问题。在改革过程中，档案管理人员缺乏保密意识，对于档案管理不严格，出现损毁、丢失、发潮、信息泄露等;没有按照规定进行安全防护，不能有效设置防火墙等，难以保证电子档案信息的安全性;不能定期优化信息管理系统，导致系统存在漏洞，容易被攻击出现安全问题。

3.4档案人员结构问题

档案管理工作涉及到的内容比较复杂，对于工作人员的专业性和能力有较高的要求。但实际上，单位缺乏专业的档案管理人员，现有管理人员的素质水平不高，大都没有接受过专业的培训，因此工作效率较低，也容易出现失误，对于档案管理的准确性和真实性有很大影响。单位不重视档案管理工作的开展，因此不注意培养专业的管理人员。档案管理人员的信息化素养不高，不能熟练应用计算机软件等，无法实现对档案管理的信息化操作。

4加强机构改革期间档案管理与处置工作

4.1健全完善档案管理制度

單位要从实际出发，按照现代档案管理的相关标准，严格执行《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，提升档案管理的安全性、完整性和时效性。尤其是要按照机构改革的要求，对撤并和合并机构的档案管理工作进行规定，详细说明交接工作的进行。单位需要加强信息技术的应用，建立完善的档案管理网络体系，实现信息化管理，建立适用于本单位的档案信息化管理系统，实现线上线下综合管理。在信息化管理模式下，单位将所有档案资料都进行电子备份，这样可以避免纸质资料出现的丢失损毁等问题，而且电子资料的交接和转移比较便捷;同时建立有效的电子查询途径，方便用户查询相应的档案信息。

4.2制定科学档案管理方案

在机构改革过程中，对于撤并建机构的档案管理，需要结合本单位实际，建立科学的档案处置方案。单位需要制定符合本单位实际的档案管理方案以及具体的实施细则，将管理的步骤、流程、方法等进行具体落实，并实施岗位责任制，将责任明确到个人。在这里，单位需要建立档案处置小组，明确各自的权责关系和业务范围;掌握档案处置的原则和标准;根据机构改革方式的不同，对档案资料进行区分，明确归属方向和具体的处置方法;新成立的机构、部门要明确对档案管理的要求。

4.3强化档案管理责任追究

在机构改革过程中，要强化档案管理工作的责任追究。首先要积极与档案管理部门进行联系和协作，让其履行相应的职责，发挥档案管理监督、管理和指导的职能，对改革期间出现的问题及时进行追责。其次，成立档案处置监管小组，对档案处置的各个环节进行监督，安排阶段性检查目标，规定好时间节点、质量要求，如果发现问题要求单位限期整改，如果再次检查扔不达标就需要追究责任。最后在进行档案处置过程中，要做好详细的记录，整理好编目，并制定好手册，按照规定要求经办人签字，任何环节出现问题就找这个环节的负责人。

4.4推进档案管理规范化建设

机关事业单位要充分认识到档案管理的重要性，树立档案管理意识，强化管理人员的责任心，从思想上入手，打造全新的开放式管理模式，树立档案管理信息化理念，加大对信息化建设的投入力度，营造档案管理的建设氛围。同时还要抓好档案管理的标准化、规范化建设，制定统一的管理标准，改变传统的思想观念，创新管理模式，引进先进的技术和方法，应用先进的软件，构建信息化档案管理模式。还要注意提升档案管理人员的信息化素养，强化信息化操作能力。

5结语

机构改革期间，对于新单位来说，怎么优化档案管理机制，保证档案的完整、安全、延续以及后期处置工作成为单位档案管理工作的关键。

【参考文献】：

【1】张莹.机构改革背景下的档案管理工作研究[J].兰台世界，2018，（9）：100-101.