事业单位档案保存与利用管理措施

单丽娜

摘 要：随着事业单位的转型改革的深入进行，事业单位的竞争力不断提高，现如今应当更好的发挥事业单位的档案价值，提高档案的保存与利用工作水平，以创新性的思维研究我国档案管理的新出路，运用信息化的技术手段达到提高档案工作质量，消除档案管理风险隐患的目标。现阶段应当明确事业单位档案保存与利用工作的改革重点，确定档案管理的改革期限，限时加大信息技术设备的引进工作，从而达到提高档案管理质量，降低档案管理风险隐患的目标。

关键词：事业单位;档案管理;工作机制

本文深入分析事业单位档案管理工作的方式方法，围绕着事业单位档案的保管与利用需要构建专业的档案管理工作体系，明确档案管理工作的重点，在科学化、系统化与智能化的理念下提高档案管理的效率，消除传统档案管理保存与使用带来的风险，达到提高档案保存与使用有效性目标。

一、事业单位档案保存与利用的问题

（一）重要性认识不足

不少事业单位没能认识到档案管理工作的重要价值，不能建立健全档案管理的保存与开发利用工作机制。不少事业单位的档案保存与利用还局限传统的思维，没能创新档案工作的方式方法，档案信息资源的整体质量有待提高。事业单位档案管理存在一系列的弊端，例如有些事业单位不注重根据大数据与云存储档案的理念更新设施设备，更有的软硬件设备较为陈旧，不满足新时代档案管理工作的条件需要。还有的事业单位档案管理的随意性大，事业单位上下没能认识到档案管理的重要意义，现有的数据档案资源经济性的存在问题，难以实现档案的共享目标。

（二）缺乏有效管理制度

事业单位当前还缺乏针对档案工作的有效管理机制，现有的管理制度较为陈旧，档案管理的方式限制了档案管理的创新的性。一些传统的纸质时代的档案管理方式严重的制约了档案的安全性，不少档案没能进一步实现信息化，纸质档案的存储环境有待优化。传统的档案管理方式严重的制约了档案的作用，不少事业单位还缺额专门的档案管理机制，因此影响档案管理的有效性。一些事业单位不能把信息技术与现有的档案管理工作任务结合，档案管理处置不当容易缩短档案的应用周期，不利于达到高效管理的目标，极大的影响了档案管理工作的质量。

（三）档案管理人员问题

事业单位档案的保存与利用一方面要按照上级部门的要求进行精准化的执行，另一方面还要兼顾档案管理工作的层次性，注重形成完善的档案管理体系，明确档案管理的重点，达到提高档案管理的质量目标。目前，事业单位还要建立精准化的档案管理工作体系，由于档案管理工作的目标不明确，不能根据现有的档案管理任务实现档案管理人才的合理配置，因此影响了档案管理的整体质量。由于缺乏专专兼职人员搭配的档案管理工作队伍，因此制约了档案管理的有效性和精准性。其次，事业单位档案管理人员面临着长期得不到必要培训的问题，现有的档案管理方法不能促进档案管理人员掌握正确工作方式，不能提高档案管理技术培训效率。第三，事业单位的档案管理人员数量较少，档案管理人员的总量有限，现有的事业单位的专业技术人员无法开展专业化的档案管理工作，不能适应信息化、大数据与云背景下的档案保存需要。

二、事业单位档案保存与利用管理的有效策略

（一）.強化档案开发利用

现代事业单位档案管理应当具有创新思维，能够根据新技术的发展趋势有效的体现档案的使用价值。首先，提高档案管理工作的效率，把效率提升作为档案管理的重点，优化档案开发的技术空间，明确档案管理工作的优势与重点，保证事业单位档案管理的整体有效性和科学性。其次，体现事业单位档案的共享价值，建立档案的有效共享平台，基于专业优势满足各方面的档案使用需要。针对事业单位的转型发展需要，公益事业涉及的公共信息，上下级单位传统信息的需要开展档案管理。第三，事业单位还要整合档案管理技术，提高档案的整体利用工作效率，加大软件的开发力度，提高软件的开发整体效率，从而解决事业单位档案管理工作存在的具体问题。

（二）加强管理队伍建设

事业单位为了更好的做好档案的保存工作，提高档案的利用效率，还要形成专业化的档案管理工作队伍，明确档案管理工作的重点，着力依靠专业技术人员做好档案的处置与开发利用工作。首先，应当在信息技术的引导下创新档案管理工作方式，明确档案管理重点，找准档案管理改革的发展方向，重点形成信息化、标准化、专业化的档案管理机制，解决档案应用的现实问题。其次，加强档案管理人员的培训工作，促进档案管理人员在信息化背景下实现纸质档案管理向信息化档案管理的改革。在优化纸质档案管理环境的基础上不断使用数字化的档案管理技术。第三，定期加强档案管理人员的业务考核，促进档案管理人员掌握专业的档案操作方法，能够以先进的方式方法提高档案的效率，解决档案管理工作隐患，提升档案的整体质量。

（三）优化档案设施设备

事业单位为了达到高效开展档案管理工作的目标，解决档案管理的现实问题，还要建立专业的档案管理工作机制，明确档案管理工作的重点，采用科学化的档案管理设施设备，提高档案管理的整体工作效率。首先，应当引进专业的档案管理设施设备，明确档案管理工作的重点任务，基于档案管理战略目标配置必要的软硬件设备，围绕着纸质档案数字化，档案的数字化共享服务、档案的分类有效存储，大数据技术的应用，不断进行信息化设备设施的更新工作。其次，还要提高档案管理设施配置的标准经水平，基于人事、财务、业务与行政档案现实需要，根据上级部门的要求安装专业的档案管理系统，实现档案数据信息的有效互动和传递。

结论

我国事业单位档案管的保证与利用应当具有信息化思维，强调基于信息技术的快速发展采用专业化的管理手段。事业单位应当提高档案的管理效率，重视形成综合性的档案管理工作体系，着力提高档案事业的服务水平，基于信息技术提升档案保存质量，达到高效利用档案的目标。现阶段事业单位还要分析档案的应用价值，注重采用综合性的管理手段，达到提升档案质量目标。

参考文献

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