有效解决档案管理工作中存在的问题的思考

于薇

摘 要：档案是由文件转化而来的。随着人们对信息量的要求越来越大，为了满足当前的需要，档案管理就显得尤为重要了。在实践中，档案管理具有一定的专业性和复杂性。同时由于档案的数量庞大，种类繁多，所以想要做好档案管理工作并不是一件容易的事，它需要工作人员有一定的专业知识和工作经验，同时也要有足够的耐心。笔者结合自己的工作经验对档案管理中所存在的问题进行了思考，并提出了相应的解决办法。

关键词：档案管理;问题;解决办法

引言

依据《档案法》有关规定，企业应结合实际来编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道运行。

一、档案管理工作的重要性

档案管理工作看似枯燥、乏味、对社会发展没有显著作用，但是从深层次上看，实施档案管理工作不仅可以使人们了解国内外的发展态势，明确我国处于何种发展境态之下，以此为基础人们可以快速、准确的选取相关档案，为各个行业发展提供依据。档案馆以及档案室只有紧跟时代步伐，最大限度处理不断发生变化的信息，并且不断提高档案管理水平才能促进档案管理工作规范化、制度化、科学化发展，满足国家以及档案事业本身的发展，达到服务社会的目的。

人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和

反映人员经历、德才能绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。人事档案是反映个人成长历史的凭证和依据，是企业历史地、全面地考察了解和正确选拔人才的重要凭证，是企业合理配置人力资源的重要依据。

若想进一步提高档案管理水平，必须贯彻集中统一管理的原则，既要注意所藏档案门类齐全，又要注意档案的重要程度，使那些反映本部门主要职能活动的业务档案，以及反映重要活动的照片、录音带不同载体的档案，也能向本部门归档，实现集中统一管理;强化服务意识，档案的收集、整理、抢救、保存这些基础工作是必要的，但目的是用档案为现代化建设服务，这也是档案工作的一项重要任务。

二、档案管理工作中存在的问题

（一）整理不规范

档案整理是档案管理工作中重要的环节，只有确保档案整理的规范性，才能够为档案信息资料的高效利用提供有利的依据。而档案工作涉及到办理退休，查询父子母子关系证明，参军证明等诸多方面，劳动量较大，工作对象较多，内容比较繁琐，所以需要非常的认真细致。但是在实际操作的过程中，由于单位的重视程度不高以及工作人员的综合素质参差不齐，所以档案整理不规范，出现分类不清、资料不全、编目不明等现象，直接影响到档案管理质量。

（二）重视程度不够

一些企业把精力集中在业务的拓展、利益的扩大、客户的培养，缺乏对档案管理部门技术的重视。致使档案工作出现杂乱、零散、导致一些有利用价值的档案却不为人知，遇到需要时又要重新收集新档案，这样不光费时费力，在一些人事信息方面也有搜集不到的可能。非常不利于档案管理工作发展。所以不健全的档案管理制度会阻碍着单位的健康发展，弱化的档案管理意识则会严重延误单位的命运。

（三）信息化程度不高

在科学技术快速发展的形势下，档案信息化建设已经在很多单位中实施，并且取得了较好的效果，工作效率有所提升。但是在大多数单位中实行的档案信息化管理仅仅局限于对档案资料的处理这一方面，工作面较窄，还没有真正意义上的发挥出档案信息化的本质意义。档案信息化管理应该是在单位内部实行的具有广泛意义的信息化网络建设，但是实际操作中却没有发挥出信息化的内涵。所以档案信息化管理程度不高，制约了档案管理水平的提升。

三、档案管理工作中问题的解决对策

（一）规范档案整理

主要领导要高度重视档案管理工作。把它放在单位建设发展的高度来对待，并将其纳人到年度工作计划。建立档案管理领导小组、完善档案管理制度。加强对档案管理工作重要性的宣传教育工作，定期对档案管理工作进行督导检查，及时发现问题，及时解决，加快推进档案工作制度化、规范化建设。档案管理部门也要积极争取主要领导的支持。做好档案管理设施的更新。要采用专业设施，制定相应安全措施，加大资金投人，配备先进管理设备、以及相应的管理软件，以此提高工作效率和延长档案寿命。

（二）形成现代管理理念

要想形成现代管理理念需要实现两个转变，管理观念的转变，管理理念的转变。管理观念是档案管理工作现代化的精髓，实现档案管理工作现代化必须实现管理观念与思想的现代化。在实际工作中，相关的档案管理工作人員要紧跟时代步伐，形成现代管理理念，树立科学管理、高效率管理的观念，改变过去重视管理、忽视档案利用的观念，改变过去等客上门的观念。将档案管理工作推向时代发展的大潮中，由被动服务转变为主动服务，由消极服务转变为积极服务，促进档案管理工作面向世界、面向未来、面向现代化。

（三）完善档案管理信息化建设

档案信息化管理应该是一个广泛意义上的信息化网络建设，不仅仅是局限于对档案资料的处理、而应该更加充分的发挥出档案信息的潜在价值，为单位的发展创造更加有利的条件。所以在进行档案信息化建设工作中，要在单位内部创建--个局域网，将整个单位的运行状况都囊括进来，而从档案资料的收集、录入、整理、传输以及开发利用等形成一个系统性的网络覆盖面。各个部门在开展工作的过程中，对于具有利用价值的资料可以传送给档案管理部门，这样一方面可以确保档案收集的及时性，另一方面可以在各部门与档案部门之间形成互动。创建档案信息共享平台，提高档案资料的开发利用水平，通过信息共享平台的创建，可以有效的提高档案信息资料的利用程度，从真正意义上挖掘档案信息资料的内在价值。

结束语

综上所述，档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，企业应重视这项工作，使档案管理工作再上新的台阶。

参考文献

[1]毛英女.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].传播力研究，2018，v.2;No.030（18）：226.