提升事业单位档案服务效率的策略

张瑞

摘 要：事业单位档案管理应当具备服务意识，做到在信息化档案技术快速发展的背景下提高档案管理工作的服务水平，进一步挖掘和使用档案信息，更好的发挥档案信息为事业单位发展和社会服务的作用。本文要探讨提高事业单位档案资源服务水平的策略，找出事业单位档案管理优化改革的方法。

关键词：事业单位;档案服务;质量提升

事业单位提供档案服务履职能力，应当加强专业技术人才的培养，促进事业单位档案管理更好的适应新形势的需要，着力在信息技术改革的背景下提高事业单位档案管理工作的质量和总体水平。

1.事业单位档案管理现状分析

1.1档案收集信息不足

在新一轮事业单位改革过程中，事业单位的职能定位越来越清晰，事业单位涉及的社会服务项目越发的明确，由于事业单位档案管理改革速度不同，因此部分事业单位档案数据信息的收集能力还有待提高，还要形成一个涵盖范围广，时间持续性长，保证档案服务连续性，防止出现档案管理真空的机制。

1.2档案管理技术待提高

事业单位还要完善档案管理技术，注重提高档案管理工作的效率，强调形成综合化和实时化的档案管理工作机制。重点应当提高档案信息的利用效率，优化档案管理工作模式，进一步解决档案管理设备不足的问题。当前事业单位的档案管理经费有限，一些单位缺乏长远的档案管理事业发展规划，没有在全面调配的基础上抓住档案管理改革的重点，不能根据实际情况引进专业的档案管理设备，造成设备的匹配性不足，档案管理设备、技术人才与档案实际需要脱节问题。

1.3档案管理人员的问题

事业单位的档案管理工作人员数量不足，事业单位档案管理人员的专业技术水平和操作能力有限。当前事业单位档案管理加强档案管理技术人员的培养工作，促进事业单位档案管理人员掌握先进的档案管理工作方法。要求档案管理人员明确管理方法，解决以往重管理与轻服务的问题。由于事业单位缺乏高素质的档案管理人才，因此不少事业单位还不智能信息化、大数据、云存储时代档案管理工作需要。

2.事业单位档案管理主要特点

2.1数字技术快速发展

数字化档案管理是近年来事业单位档案管理改革的方向，采用数字化技术可以提高档案管理工作的效率，但是数字化档案管理的前期投入高，成本费用相对较大，后期需要不断的进行技术更新。采用信息化的方式可以提高档案管理的效率，解决传统档案管理工作存在的现实问题。数字化技术主要采用计算机进行联接，强调以科学的方式进行信息录入，从而达到提高档案服务效率目标。

2.2开发智能管理系统

提高事业单位档案管理效率的关键在于开发智能档案管理系统，要求在统一的管理平台满足全社会的档案使用需要。当前事业单位普遍的在上级部门主的要求下按照了专业项目的档案管理系统，人事与财务档案的智能化管理系统发展速度较快，有条件的事业单位正在筹备和发展以业务档案为核心的智能化管理系统与共享平台。

2.3管理应用的便捷化

以往事业单位的档案管理较为繁琐，档案管理的操作程序多，档案管理的难度大，存在着数据信息易疏漏和错误的问题。事业单位档案管理与服务效率提升的关键在于优化档案使用程序，简便不必要的档案管理手续，从而达到节省档案应用的时间，满足用户的个性化使用需要，全面提高档案服务效能的目标。

3.事业单位提升档案服务效率的策略

3.1引进自动化的模式

事业单位为了达到提高档案信息服务质量的目标，还要引进自动化的管理模式，注重在信息技术的辅助下提高档案管理工作水平。例如，事业单位档案管理应当形成数字化的管理模式，注重以数字技术、身份认证、扫描技术与智能管理技术提高档案管理的水平。重点运用数字查询技术提高档案管理效率，基于数据信息技术达到批量化档案管理的目标。还要优化档案管理工作体系，保证各种数据信息的兼容性，基于主流的档案管理技术发展趋势，切实做好档案高层次应用的准备，围绕着数字化技术，不断引进先进的自动化、智能化的档案管理设备与管理平台。强调合理的分配专业技术人员，在做好传统纸制档案管理的基础上更好的加强信息化档案管理，从而明確档案管理体系，解决档案管理的现实困境。

3.2采用互动管理模式

为了提高事业单位档案管理的科学性，应当采用互动化的档案管理方式，注重加强档案数据信息的管理工作，有效的减少互动性数据信息的使用，互动化管理模式可以提高事业单位档案管理的整体质量。首先，应当围绕着事业单位的内部数据信息互动开展档案管理具体工作，应当明显确数据信息的传递方法，修订建立统一的数据类型、格式、报送时间与修订校对机制。其次，还要形成良好的职责分工，在事业单位档案管理人员不足的情况下，有效发挥专业技术部门在档案管理中的辅助作用。第三，应对社会对事业单位档案资源的使用需要。进一步在上级主管部门，国家档案管理机关的要求下进行档案管理改革，引进统一的档案管理系统，进一步保证涉及业务工作的行政、人事、财务数据档案与对口机关有效进行数据信息的传递。还要提高档案的开放性，定期组织开展档案成果展，从而满足社会群众对事业单位档案的使用需要。

3.3提高档案管理服务水平

事业单位应当组建优质的档案管理团队，提高管理团队的服务能力，从以往的以档案管理人才培养向档案服务人才培养转型，全面提高档案管理人员的服务意识。一方面，加强档案管理人员的信息化水平，提高档案管理人员运用计算机与用户进行档案共享和沟通互动的技术能力。另一方面加强档案管理人员的职业意识，促进档案管理人员大数据、智能化、共享化档案管理的理念下转型工作方式，创新工作方法，提高档案数据信息挖掘与个性化推送服务的能力。

事业单位的档案信息是社会的宝贵财务，事业单位应当提高档案数据信息利用率，注重优化档案管理工作方式，加大数据信息的收集工作力度，保证档案数据信息完整性，解决档案技术不过关的问题，事业单位应当档案数字化信息管理机制，有效降低运行成本，推动档案信息的充分共享，在良好的开放机制下满足全社会的应用需要，进一步提升事业单位档案的服务水平。

参考文献

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