企业档案信息资源建设的原则和对策

马孙萍

摘要：随着信息技术的不断发展，信息技术在各行各业中都得到了广泛的应用，尤其是在企业档案管理工作中，信息技术发挥着重要的作用。本文针对企业档案信息资源建设的原则和对策进行分析，希望通过本文的分析能够进一步提高企业档案信息管理水平和效率，促进企业不断发展。

关键词：企业档案;信息资源建设;原则;对策

现阶段信息技术在企业档案管理中发挥着重要的作用，促进了企业档案信息资源建设的不断发展，但是企业档案信息资源建设中还存在很多问题，不利于企业档案管理工作的顺利开展。本文首先针对企业档案信息资源建设的现状进行分析，然后针对现代企业档案信息资源建设中的问题提出几点有效的解决对策。

一、企业档案信息资源建设中存在的问题

随着信息技术在企业档案管理中的不断应用，企业档案信息资源建设水平不断提高，但是在建设的过程中还存在一定的问题，下面我们就对这些问题进行分析。

首先企业档案信息资源建设中没有充分利用数据库的功能，现在企业的档案管理工作中大多都使用数据库来对各项信息进行管理，但是在建立数据库的过程中，由于没有按照国家统一的建设标准来进行，导致企业数据库在功能方面不够完善，因此无法保证信息档案资源的完善性，由于档案资源的不完善，不能为企业发展提供有利的信息支持，从而影响企业的顺利发展。

其次企业档案信息采集和利用方面存在很大的欠缺。以往企业在搜集保存资料时大多采用纸质材料来对信息进行保存，随着信息技术的不断发展，现代的档案信息不仅有文字资料，还有视频、音频、图片等资料，因此需要用计算机系统来进行储存，但是计算机系统在使用的过程中会因为自身故障或者认为等原则造成计算机系统出现问题，从而不利于档案信息保存的安全性，不利于企业档案资源信息管理工作的顺利进行。

二、企业档案信息资源建设的原则

（一）遵循国家档案信息资源建设相关规定的原则

对于企业而言，档案资源信息建设是一个非常系统严密的工作，对数据的质量有很高的要求，因此在建设企业档案信息资源库时需要按照国家统一的标准和要求来建设，只有这样才能保证企业档案信息资源建设工作的顺利开展。

（二）保证档案信息真实、准确、完整的原则

企业档案信息对企业的发展有着十分重要的作用，如果企业档案信息出现缺失、错误、遗漏等问题，会影响企业做出正确的决策，因此企业档案信息资源建设中需要保证信息资源的真实、准确和完整，只有这样才能为企业的发展提供有力的数据支持，促进企业不断发展。

（三）坚持档案资源信息可以长期保存的原则

随着社会经济的不断发展，企业产生的信息也越来越多，因此传统的信息储存方法已经无法使用于现代企业的发展，企业可以利用现代信息技术建立信息数据库来对企业档案信息资源进行保存，在保存的过程中，还需要对计算机系统进行维护和保养，从而有效保障数据信息的安全性。

三、企业档案信息资源建设的有效对策

（一）加强档案资源的信息化建设水平

随着信息技术的不断发展，企业应该加强对档案资源信息建设的重视，充分认识到档案信息化建设对企业发展的重要性，从而对企业档案资源信息化建设提供必要的支持，促进企业档案资源信息化建设水平的提升。首先企业需要利用计算机技术建立档案信息资源库，利用手动输入或者电子扫描的方式将数据信息记录到数据库中，并对这些信息进行分类，方便后期的查找。在记录信息的过程中需要注意信息的储存方式，因为信息包含文字、图片、音频、视频等信息，不同的信息需要使用不同的记录标准来记录。其次工作人员需要针对数据库建立搜索引擎，对信息搜索的流程进行简化，从而提高信息检测的效率，方便工作人员对企业档案信息的使用。最后企业需要建立一个完善的数据网络系统，通过网络平台将这些数据都联系起来，从而促进企业各个部门、各个环节之间的信息共享和数据交流，满足企业对信息资源的需求。

（二）建立科学完善的数据信息保障系统

企业档案信息资源建设中需要保证档案信息的质量，保证数据信息的安全性、准确性和完整性，因此需要建立科学完善的数据信息保障系统，从而对企业的发展提供有效的帮助。首先需要完善的档案管理规章制度，对档案管理的各项工作内容、工作標准、工作范围和工作职责等进行详细规定，这样工作人员在开展档案管理工作时就可以按照统一的制度来进行，保证档案管理工作的顺利开展。其次是建立档案信息管理责任制，将档案信息管理工作职责落实到个人，一旦发现问题，可以第一时间找到负责人，提高对信息数据的质量管理。最后是需要按照统一的规范和标准来开展档案信息管理工作，每个企业在信息管理、信息技术等方面存在很大的不同，如果按照国家统一的规范体系来进行信息管理工作会存在很大的问题，因此企业需要根据自身档案信息工作管理的要求以及企业信息技术水平的发展程度来制定符合企业实际档案信息管理工作的规范体系，从而更好的开展企业的档案信息管理工作。

企业档案信息管理工作中，工作人员发挥着重要的作用，因此需要不断提高企业档案管理人员的业务素质，从而促进企业档案信息管理工作的有效开展。首先企业需要加大对工作人员进行技术培训，使每个工作人员都能够熟练操作计算机，了解数据库的使用方法，按照正确的操作方法来进行档案信息数据管理工作。其次企业需要不断提高企业员工的安全意识，在档案信息管理工作中能够认真工作，按照相关制度来进行档案管理工作，并掌握一定的计算机系统维修和保养技术，及时对计算机系统进行检查，安装计算机系统防护体系，对数据信息进行备份，从而保证数据信息的安全性和准确性。

总 结：

随着信息技术的不断发展，企业的档案信息资源建设水平也在不断提高，不仅提高了企业资源信息管理水平和效率，同时也节省了企业大量的人力、物力，因此企业需要加大对档案资源信息化建设的重视，保证企业档案信息的安全性、准确性和完整性，为企业的发展提供必要的数据支持。

参考文献：

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