提升办公室工作水平的建议及对策

孙晋

摘要：办公室在每个单位的行政管理运行体系中都担负着非常重要的作用，并且已经成为每一个企业都必不可少的重要部门。为了使单位内部更加协调，办公室的所有工作一定要结合实际情况，加强综合管理措施的落实，促进机构内部的所有的事务都顺利进行，从而获取预期的经济效益与社会效益。

关键词：办公室;综合管理;提升

引言

办公室是为机关提供管理服务等多项职能的综合性部门，在单位各项工作中发挥着纽带的作用，是整个组织的润滑剂。办公室工作的高效与否，对于实现整体工作的全面落实，以及各部门的协调和长远发展有重要作用。随着社会经济的发展，办公室综合管理工作已经逐渐形成了相应的管理模式，只有准确把握当前办公室工作的总体要求，自觉服务工作大局，积极为领导、 机关和基层服务，抓好落实，科学管理，才能使得管理水平得到整体的提升，实现社会经济的可持续发展。

1办公室的定义

所谓的办公室，指的是政府机关、团体或者单位内部所设立的办事机构，它是由不同级别的工作人员所组成的，在对外方面要处理协调宣传工作，以树立良好形象，同时也是为管理者服务、沟通上级和下级、完成事务的主要地方，如明确办公室管理工作职责、权限，制定相应的系列管理办法等等，促进内部工作的进行。办公室是具体的办事结构，和机构的各个部门紧密相连，如果没有办公室，单位和机构内部的工作将很难进行。办公室管理工作的主要内容包括对机关各部门和下属各单位进行综合协调;负责单位印章的管理;承担机关内部应急管理的日常工作;负责机关公文处理、政务信息、电子政务、机要保密工作，负责组织单位大型活动和重要的接待工作;承担机关内部应急管理的日常工作等等。

2新形势下办公室管理工作面临的挑战

2.1思想观念发生改变

办公室需要处理的事务非常复杂，涉及的面也广，需要整体工作总体目标和规划。很多的工作人员认为办公室所处理的事务和机构的效益无关，认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行，不会积极主动去思考，所以不清楚办公室工作应该做到什么程度，缺乏自己工作规划和目标。这种观点是错误的，办公室所处理的繁杂事务关系到机构的发展，还有全队干部职工和整个单位形象。如果不处理好这些细小繁杂的事，职责定位不准，很可能对单位或者机构產生不良的影响。

2.2人员的素质发生改变

随着经济水平的提高和社会的不断进步，机构以及单位面临激烈的市场竞争，如果办公室人员的素质和服务质量不高，那么就不能进行合理的内部控制，也不能适应社会竞争的要求，并且还会出现更大的问题。有些单位办公室人员精神面貌萎靡不振，没有进取之心，办公室的服务质量都非常低，不积极主动为领导建言献策，部分人觉得工作创新思路提得越多就是自己给自己增加更多麻烦，仅仅停留在接电话、传文件、写材料的基础上，在一定程度上影响了办公室工作的有效开展。

2.3管理思想偏激

现代化的办公室管理模式目前还无法取代过去很长一段时间以来已经逐渐形成的办公室综合管理模式，无法全面开展现代化的综合管理工作。在开展具体工作的时候，部分单位为了彰显自我，经常存在着一些偏激管理思想。在实际工作中一些单位经常脱离实际情况，制定一些盲目、不可实现的目标，这样的情况无法有效调动工作人员的积极性，很多目标往往制定太高，致使其无法完成，对工作人员的热情也是一种极大的打击。

2.4管理体制落后

要保证办公室工作的全面落实，应在办公室综合管理工作开展的时候，要制定相应的管理体制。同时，管理体制作为综合管理的一种指导思想与准绳应当是不断改变的，并随着综合管理水平的提高而创新。然而，很多单位中只是循规蹈矩落实管理体制，没有与时俱进，无法有效处理一些新生事务，致使工作人员无法全面开展工作，对综合管理效率产生了严重的影响。

3提升办公室管理工作水平的建议

3.1树立以人为本的意识

在新的时期，国家提出了构建和谐社会的决定，一定要强调人力资源管理工作的重要性，同时为了构建和谐办公室，单位也必须加强人性化管理思想的落实。要构建和谐办公室，一定要加强对办公室工作人员的人文关怀，就必须达到工作人员之间和谐相处、部门和部门之间相互协调的目标，通过改善办公室的工作环境与氛围，使工作人员一直处在轻松、和谐、愉快的工作环境当中，逐渐调动工作人员的工作积极性，使工作人员发挥出自身的潜能，主动承担自己的责任和义务，实现办公室工作的全面落实。

3.2加强办公室工作的计划性

由于办公室工作比较繁琐凌乱，办公室工作人员在工作中要保持脚踏实地的工作态度，既要做好内部工作，保证单位内部的协调运行，又要做好外部的宣传和协调工作，树立和保持良好的单位形象。要求办事人员能够理清思路，要求办公室管理人员对工作能够合理安排，分清轻重缓急、井井有条地处理必须当时进行处理或者在晚上进行加班处理的工作，制定周密的计划，提前思考，注重工作效率合理安排，确保各项工作的顺利进行。

3.3加强对工作人员的培训

要对办公室的工作人员进行综合能力的相关培训，只有加强了对工作人员的培训，才能提高办公室的人员的专业化技能水平以及职业道德素质，才能够促进办公室事务的合理进行。因此，机构和单位必须为他们提供学习和培训的机会，积极鼓励工作人员参加各类培训，丰富的知识与工作经验的积累，决不能让培训工作只是流于形式，必须要让培训工作产生实际的意义。比如在培训的时候还要对其进行考核，让所有人员的考核结果和薪资、 晋升、 奖金等挂钩[3]。

3.4建立完善的管理体制

管理人员要建立一套完善而合理的办公室管理方法，加强对日常工作的规范，做到以制度管理，按制度办事，实现办公室工作的全面落实，将每一项工作进行严格的规范。另外还要将责任落实到工作人员头上，让工作人员明白他们自身的职责范围，认识到每一项细小而繁杂的工作都关系到办公室整体功能的发挥。首先，在办公室日常工作中，不定期与定期会议的召开，充分反映办公室的工作状况与工作内容的布置情况。并且加强对会议内容的完善，提高办公室综合管理水平与效率，就一定要加强对会议内容的完善，并且保证会议精神的有效传达。其次，构建有效的沟通体制。在一定程度上而言，办公室综合管理效率就是信息传递效率，要加强对信息传递系统的建立与完善，提高信息传递的效率，同时保证信息传递的准确性，实现各层次之间信息的有效传递，促进办公室综合管理水平与效率的提高[4]。

4 结束语

综上所述，要重视工作人员在办公室工作中发挥的作用，提高办公室管理工作人员业务能力，提高自身工作效率，促进办公室工作的全面落实。同时，对内协调、对外联络等事务中，找到突破的制高点和创新点，加强监督工作的落实，勤于思考，勇于实践才能做好办公室管理的工作。

参考文献

[1]张旺.浅谈新形势下独立学院系办公室的管理工作[J].时代报告，2013（10）：89.

[2]林安胜.浅谈国有企业办公室管理工作的重要性[J].技术与市场，2013（9）：13.

[3]孙茜波.浅谈怎样做好办公室的综合管理工作[J].新闻天地，2010（8）：24.

[4]刘育光.新形势下办公室管理的创新研究.办公室业务，2014（2）：79-80.