信息化助力查档服务提档升级

刘宁

南京市栖霞区档案局（馆）借鉴“互联网+传统行业”成功转型的经验，运用新理念、新技术创新档案服务机制，打造“小栖e站通”远程便民查档终端和“小栖e档通”手机移动查档终端，推进档案工作数字化、信息化发展，并将其纳入全区“放管服”改革大局和服务体系，有效激发了档案服务工作的动力与活力，成为“不见面审批”和全科政务服务新模式的有力支撑。2018年，此项工作得到《中国档案报》《南京日报》等媒体专题报道，并获得2017年度栖霞区工作创新奖二等奖，省、市档案局（馆）主要领导带队来调研，对这一创新举措给予了充分肯定，评价其“打破了传统的查档模式，利用信息化手段，开创了档案服务新机制的先河，在‘为民服务’上打了一记响拳”。2019年6月，长三角地区首张在社区办理的线上跨省异地民生查档证明在栖霞区尧化街道金尧花园社区“诞生”，在全省开创了档案跨省域利用的先河，将为民服务又向前推进了一大步。

聚焦提质增效让查档服务插上信息化翅膀

运用现代科学技术，提升档案管理水平，提高档案利用效能，保障档案信息安全，这是新时代档案事业发展的必由之路，也是栖霞区档案局（馆）打造档案管理与利用服务升级版平台的首选之路。2014年5月始，栖霞区档案局（馆）率先在全省启动了“小栖e站通”远程查档终端系统的研发，之后又升级进行了“小栖e档通”的研发。

“小栖e站通”和“小栖e档通”系统借三网合力助推档案服务到家，即依托互联网渠道，借助政务网平台远程传输档案局（馆）内局域网上的档案资源，从而将档案馆查档大厅搬到了街道、社区便民服务中心、手机客户端。以局域网为核，突出档案局（馆）内部局域网系统的核心作用，加强档案局（馆）本身档案资源的信息化、数字化和档案资料库的创建和优化，建好远程便民查档服务的资源中心。以政务网为体，借助政务网平台，实现政府各部门电子公文资料及时上传归档和档案信息数据开放共享，打破了以往政务服务中的信息“堵点”，形成信息传送的“高速路”，使档案信息更充实、共享利用更迅捷。以互联网为用，落实“互联网+公共服务”的工作思路，通过现代信息技术将以往“群众跑腿”的业务流程转化为政府部门内部“数据跑路”的服务过程，依托互联网，面向群众构建起查档服务的“接入口”，实现服务需求的信息收集全覆盖。通过三网合力，“小栖e站通”只需借助“政务一张网、一台电脑、一个高拍仪、一人接待”，就可满足辖区居民就近到任一街道、社区（村）便民服务中心查档窗口查阅与本人有关的各类民生档案信息的需求，同时全区各街道、部门和园区平台也可通过区数字档案综合管理平台查阅相关档案。“小栖e档通”更是实现了老百姓由就近到社区查檔变为足不出户利用手机掌上查询档案，在查档的便捷、快速性上再次有了质的飞跃。目前，全区各街道及所辖社区（村）的便民服务中心共111个站点全面铺设运行“小栖e站通”远程便民查档终端，实现了全覆盖。

“小栖e站通”和“小栖e档通”系统可查询出证涉及群众切身利益的计生、婚姻、招工、人事任免、退伍军人、下放人员、知青、残疾评定等8大类13项民生档案。在系统功能上也更加完善，新增了查档顺序显示号码、查档结果反馈、曾用名验证、实时统计等功能，查档服务更便捷、更智能、更人性化。截至2018年，通过“小栖e站通”远程终端查档3663人次，出证1887件，通过“小栖e档通”不见面服务97件次，异地查档15人次。为群众节省了大量时间和精力，帮助很多居民解决了需要档案的“急事”“难事”，更颠覆了大众对传统查档耗时繁琐的印象，群众的获得感显著增强，产生了良好的社会效应。例如，有居民急需办理购房贷款，但必备资料结婚证留在了安徽老家，摆在以前，不是跑一趟老家，就是等几天邮寄，而现在只需通过我区远程便民查档系统，几分钟就拿到了其婚姻登记档案材料，既解了燃眉之急，又免了奔波之苦。

先行先试搭建长三角一体化“快速路”

2018年3月，沪、苏、浙、皖三省一市就民生档案“异地查档、便民服务”工作达成合作协议，探索开展国家综合档案馆馆藏民生档案跨省市异地查询联动服务模式。栖霞区着力打造长三角地区民生档案“异地查档”示范区，在馆内实现线上线下、异地同步查档，鼓楼、江宁、浦口等地查档百姓闻讯而来，查询后得到了来自上海、浙江等地的数十份档案证明材料。在查档服务过程中，逐步解决技术瓶颈，搭建便捷、安全、智能的区域民生档案利用平台，将服务终端向基层村居延伸。上海的陈女士在南京栖霞打拼多年，想在栖霞购置住房，因工作原因不方便拿到自己的结婚证明材料，购房一直拖延下来，很是着急。当听说长三角三省一市可异地查档出证，她特意跑来栖霞区金尧花园社区碰碰运气。社区服务人员了解情况后，核实其身份信息，让其填写长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”申请表，通过“e档通”将其相关信息传给区档案馆。区档案馆收到查档申请，借助三省一市异地查询平台查到所需档案，立即通过江苏省共享平台把相关查档信息推送给省馆。不久，所需档案通过“e站通”下发到社区打印出证，陈女士非常开心。

创新思路回答好“时代新命题”

新时代，新征程。栖霞区档案部门将不断丰富和挖掘馆藏民生档案资源，提升数字化水平，扩大可查范围，让群众在长三角地区享受一体化的档案查询服务。同时，加快民生档案信息资源、信息平台、设施设备的相互衔接，充分发挥线下窗口、档案网站、手机APP等服务渠道作用，特别是发挥栖霞区政务平台“我的南京”APP功能，逐步从线下走到线上，从PC端走向移动端，更好满足分散在全国各地的“栖霞人”在线查阅利用档案的需求，实现“一地认证、一次认证、全网通办”，真正做到让群众少跑路，数据多跑腿。