商务英语写作用语的主要特点探究

石朋朋 韩雨

摘要：本文介绍了商务英语写作的概念、主要形式，分析了商务英语写作时应遵循的几个原则，并对商务英语写作用于的主要特点进行了深入探讨。期望本文的研究能够对提高商务英语写作效果和质量有所帮助。

关键词：写作;商务英语;特点;分析

一、商务英语写作的概念、形式、用语原则

（一）什么是商务英语写作

商务英语写作是从事经济活动的人员的得利助手，也是企业开展对外贸易活动的重要文字沟通交流工具。商务英语写作需要写作者不仅要具有扎实的英语语言基础，还是拥有充实的商务知识储备。在商务英语写作中，往往还需要写作者结合相关的经济学知识，运用统计数据和经济表格来体现文章的科学性和专业性。此外，对于不同的文章体裁和内容，写作者还需要运用不同的写作方法。例如，在写经济评论性的文章时，要采用议论文的体裁，而在写作说明书时，则应当采用说明文的体裁。

（二）商务英语写作的主要形式

第一，备忘录。它是种用于记录备忘事件的公文，主要在公司内部使用，很少将其用于企业之间的沟通和交流。其功能在于传递信息和说明工作程序，内容也大多是需要迅速处理的事务。备忘录往往随用随写，并不是正式的文函。因此，备忘录的用语应当简洁清楚、口语化，接受人、发出人和主题等应当加以明确。

第二，便签，即我们常讲的留言条。便签主要在亲朋好友、同事等之间使用，因此在写作格式和用词方面都具有较大的随意性，句式结构接较为简单，具有简明扼要的语言特点。便签只需要将事情说明清楚，因而市场出现省略现象。便签一般由称呼、主要内容，签名及日期等构成。

第三，商务信函。这是商务英语写作中最常见的形式之一，其格式基本上与一般英文书信相同，但比一般书信正式。主要由信头、地址及称呼正文等构成，一般来说用语较为正式。

第四，商务报告。这是商务交流和商务活动中的一种重要的交流形式，适用范围是向上级机关报告工作等，主要包括工作报告、建议、报送文件等。用语特点是准确、清楚以及有效陈述。

（三）商务英语写作应该遵循的原则

第一是礼貌原则。也就是要从对方的角度来考虑问题，理解客户的要求，不可使用命令语气，不能使用容易产生误会的轻视或者冒犯的词语。例如，We regret to learn your letter of June 3 that goods you ordered on January 6 have not yet arrived.这样的表述就是符合礼貌原则的，客户也会感到被尊重。

第二是准确具体原则。例如The film is one of our big buyers.这句话如果用来回复对于这家企业的资信情况的调查结果的话就显得不够具体，因为大到什么程度并没有表述出来，而如果用We regret to learn your letter of June 3 that goods you ordered on January 6 have not yet arrived.就显得具体多了。

第三是完整性原则。在商务英语的写作中要求内容全面完整，文章越是重要就越要完整，写作人要使自己在文章中表达的内容详尽完整，例如，写一份装船的通知就要将船的名字、装运日期以及合同号、港口、件数、等信息全面包含进去，保证文章的完整性。

二、商务英语写作用语的主要特点分析

（一）用词应当准确，专业性突出

在商务英语写作中，往往会因为某一个句子，甚至某一个词语出现差错而给企业带来不可估量的损失，特别是许多写作文件具有合同性质，这种危害性愈发的大。因此，进行商务英语写作时，所用到的词语要力求准确、具体，不断突出专业化。这就要求写作者在选取专业词汇前，要对词汇的涵义进行全面掌握，这样才能准确地为客户提供信息。

例如，在表达买家具时，不能简单笼统的使用“furniture”来代表家具，而是应该选取准确、具体的 “chair”、“table”等来表述。同时，在选取词汇的过程中，应当避免选取那些意义模糊或者是具有象征意义的词语，以免引起不同文化背景的客户的误解。此外，选取合适的词汇后，还要确保词汇在传递信息时，要保持始终如一的词义方，避免传输误差和理解偏差。例如，在广告文案中不会使用cheap来表示价格，而是使用inexpensive或者sales representative。又如，在对别人的职位称呼时，sales person和representative在感情色彩上是有着一定的差别的，虽然这两个职位是一样的，但是后者则会给人一种较高位置的感觉，让人听起来更觉得心情舒畅。

（二）造句秉持简洁原则，段落完整清晰

与日常记叙文不同，商务英语写作在用词方面具有简洁易懂的特点，因此，在写作时应当删除一切多余的修饰性词语，努力使写出的句子在结构和内容上都达到简明清晰，能用句组的就不要用从句，能用单词表达的就尽量不要使用词汇来表达。例如import和attach importance to的意思是一样的，但是为了表达的简洁一些，就选择单词而不是词组。而段落的清晰完整就是要使文章的结构完整，包括手段、发展段以及结尾等，且文章的段落之间和句子之间要连贯，有逻辑，正确使用连接词及词组。

（三）用语要简单明了，行文果断

所谓简单明了，指的是在写作的过程中要把那些原本就知道的词汇或者显得多余的词汇尽量删除掉，例如，The company was founded in the year of 1899.在这个句子中，1899指的是年份，而句中的the year of则成为了不必要的词组，应当删去，这样句子就变得更加简明。

所谓行文果断，指的是语言坦率、态度清晰，不应当出现模棱两可的情况。商务英语写作只有在行文上坚决果断，才能让阅读者感受到写作者的意图，以及所想表达的态度和情感，因此，在写作时，应当避免像It seems that you have forgotten to这样的句子出现。

（四）选用积极词汇，突出积极因素

在进行商务英语写作时，应遵循积极原则，多选用积极的词汇，从而突出文章的积极因素。从心理学角度上讲，积极因素更能激发阅读者的兴趣，进而使其获得对文章内容的认同感。所以，商务英语写作要避免使用消极色彩的表达方式。在选用词汇的过程中，要尽量避免使用诸如disapprove、careless等等否定副词和带有否定意思的前后缀的派生词汇，而应当使用If you have further questions，feel free to call me.这些能够让人感到积极色彩的词汇，从而提高文章的阅读效果。

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作者简介：石朋朋（1997--），男，汉族，籍贯：山西省长治市，山西农业大学信息学院，经贸英语专业，在读本科生。韩雨，华北理工大学艺术学院，河北省唐山市曹妃甸区，油画专业，在读本科生。

（作者单位：山西农业大学信息学院;华北理工大学艺术学院）