新时期农业科研档案信息化建设工作探讨

仇秀丽

摘 要：从新时期农业科研档案信息化建设的必要性出发，以福建省农业科学院为例，分析了农业科研档案信息化建设现状和存在问题，提出加强领导、完善系统、健全制度、严格防控、业务培训等解决对策，以期为其他农业科研单位实现科研档案信息化建设，提高农业科研档案管理水平提供参考。

关键词：新时期;农业科研档案;信息化建设;对策

Abstract：Based on the necessity of the informationization construction of agricultural scientific research archives in the new period， by taking Fujian Academy of Agricultural Sciences as an example， the present situation and existing problems of the informationization construction of agricultural scientific research archives were analyzed， and then some countermeasures were put forward including strengthening the leadership， improving the system， perfecting the system， imposing strict prevention and control， and conducting business training， so as to provide reference for other agricultural scientific research institutions to realize the informationization construction of scientific research archives and improve the management level of agricultural scientific research archives.

Key words：New period;Archives of agricultural scientific research;informationization construction;Countermeasures

“互聯网+”时代，我国档案工作实施“存量数字化、增量电子化”的发展战略，逐步实现档案从传统管理向现代管理发展目标，实现档案信息化向更高层次发展要求，实现档案信息共建共享与协同发展蓝图[1]。2017年11月28日，福建省政府通过《福建省数字档案共享管理办法》[2]，开启了福建数字档案共享新时代。福建省农业科学院作为全省唯一的、学科门类较为齐全的省属农业科研单位，如何顺应时代发展要求，实现科研档案管理的现代化、科学化、信息化建设，对提高农业科研单位科研管理效能和提升科技创新能力具有重要的现实意义。笔者结合工作实践，分析福建省农业科学院档案信息化建设现状，并提出推进新时期农业科研档案信息化建设思路与对策，以期为其他农业科研单位档案信息化建设提供参考。

1 推进新时期农业科研档案信息化建设的重要意义

1.1 顺应信息时代发展的必然趋势

随着农业供给侧结构性改革的深入推进，农业经济的发展离不开信息的支持，农业科研档案作为一项信息资源，一份经验传承，一种历史凭证，在农业科研工作和乡村振兴战略过程中起着重要的作用。农业科研档案是科研人员在农业科学研究以及农业技术活动过程的真实记录，其中蕴藏着大量的成果、经验、技术、思想和数据等科研信息。加强农业科研档案信息化建设，将这些科研信息进行管理、开发、利用，实现信息资源的共建共享，更好地服务社会，推动各行各业发展，是信息时代发展的必然趋势。

1.2 提高工作效率的必然要求

随着科学研究项目的增多，各单位科研档案随之增多。以福建省农业科学院为例，每年新增科研档案近400卷。1978-2018年，取得国家、部省级科技奖励成果508项，其中省部级二等奖以上重大成果167项。2018年，新增立项省级以上科研项目271项，合同经费达1.2亿元;11项科研成果获得省科技进步奖，其中一等奖1项，二等奖5项，三等奖5项;3项获得福建省地方标准贡献奖;2项申报国家科技进步奖;成果评审与登记32项;24个农作物新品种通过福建省农作物品种审（认）定（第一完成单位17个），2个品种通过国家审定，8个品种通过国家品种登记，11个新品种通过现场鉴评;3个地方标准获准发布，3项农业行业标准获得立项。通过加强农业科研档案信息化建设，利用现代计算机和网络技术实现对档案资料的收集、整理、保管和利用，是提高工作效率的必然要求。

1.3 实现档案创新管理的必然选择

科研档案是科技人员开展科研工作的基础，是考核晋升的重要依据，是提升科技创新能力的保障。科研单位要紧密结合本单位农业科技创新工作实际情况，认真贯彻落实与科研档案有关的法律法规，不断加强科研档案的基础业务管理和信息化建设，高度重视科研档案开发利用，为本单位各项科研工作顺利开展提供有力保障。以福建省农业科学院为例，科研档案主要由科研处负责收集、整理、立卷、归档、管理、利用等。目前，档案室库存科研档案4000多卷，其中，课题档案3000多卷20000多件，评审成果档案近300卷800多件，成果申请奖励档案近900卷4000多件。

1.4 打造科研档案基础平台的重要作用

通过加强农业科研档案信息化建设，建立与科技计划项目和业务管理流程相结合的全文件生命期动态管理系统，为科研管理人员、科技人员和档案管理人员提供一个良好的平台，充分开发利用农业科研档案信息资源，不断促进本单位科研可持续发展和科技成果转化，这是档案创新管理的重要作用，也是打造这个基础平台的意义所在。

2 福建省农业科学院档案信息化建设现状

在当前信息化环境下，很多档案部门、科研机构已开始档案信息化建设。福建省农业科学院通过构建系统、配齐设备、搭建平台等开展档案信息化建设，但在信息化建设过程中还存在一些问题。

2.1 档案信息化建设成效

2.1.1 构建系统，注重提升管理水平 2009年，福建省农业科学院立项开展本单位数字档案管理系统研究，以档案文件网络化收集和管理为基础、以建设规范的档案以及科技信息数据库为核心、以档案信息资源共享为目的，项目研究人员通过分析影响本单位科研档案信息化建设的主要原因，通过招投标的方式，选定一家软件公司共同开发适合本单位使用的管理标准化、服务网络化、安全可靠的数字档案管理系统，该科技项目成果在2011年12月通过专家评审（闽农科评字〔2011〕41号）。该系统对科技信息进行采集、浏览、发布、检索，拥有科研条件、科技数据、科研成果三大科技信息数据库，体现了共建共享的特点。同时，形成院综合档案室、各研究所档案室网上档案“收、管、用”的综合一体化互动平台，确保科研管理人员及时掌握科研进展动态，科技人员获得实时、完整、准确的科研数据信息，档案管理人员及时将电子文件材料归档。

科研课题档案具有成套性、多样性、阶段性、专业性、使用性等特点[3]，内容涉及粮食、园艺、土肥、植保、牧医、加工等。为解决科研项目从申报、立项审批到结题验收过程中存在周期长、环节多、人员多等问题，在实现院管项目申请书、任务书、验收表、验收材料、评审材料、评奖材料等信息在线填报、审核的同时，实现科研文件即时归档。2014年在原有系统基础上，进行功能扩展和延伸，开发了“福建省农业科学院科研信息综合业务系统”软件，不仅实现了院管科研项目纸质档案建档工作和科研工作“四同步”管理，而且实现了电子科研档案建档工作和科研工作“四同步”管理，从源头上把握科研电子文件质量及其归档，为纸质档案与电子档案“双轨制”管理奠定基础，有效提高了科研档案管理水平和利用效率。

2.1.2 配齐设备，注重档案保管安全 通过多种措施保证纸质和电子科研档案的安全，印发《福建省农业科学院档案库房应对灾害紧急处置预案》《福建省农业科学院档案数字化工作安全保密管理规定》和《院科研信息综合业务系统操作规则》。档案管理系统配有专用服务器和电脑，由院网络中心和软件公司托管和维护;档案室配有电脑、扫描仪以及专门的档案阅览室等。科研档案库房建筑面积90多m2，装有防盗窗、防盗门等，确保库房防盗安全;配有中央空调、抽湿机1台、温湿度记录仪1台，保证库房内温湿度符合档案保护条件;安装防火灭火消防设备，确保库房安全;定期更换库房内防霉防虫药剂，防止档案霉变和虫蛀;专门定制专用无酸纸档案盒，严格执行档案的存放标准。

2.1.3 搭建平台，注重档案宣传工作 通过网络、图片、竞赛、QQ群等多种途径在全院开展档案法律法规的宣传教育活动，进一步加强档案法制建设，不断提高科技人员档案意识和法制的水平，不断提高档案人员依法开展档案工作的意识，不断提高领导干部依法决策和管理的水平，努力开创福建省农业科学院院依法治档工作新局面。如：在水稻研究所、亚热带作物研究所、茶叶研究所等科研所张贴宣传挂图、组织观看档案法录像等活动;组织档案专兼职人员以及科研人员认真学习《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等活动;组织档案专兼職人员参加福建省档案局举办的“国际档案日”宣传周活动以及专业知识和技能培训、档案法律法规知识有奖竞赛试题等;利用院部大楼电子显示屏进行档案法制知识宣传。

2.1.4 盘活资源，注重提高利用价值 通过建院史馆，利用图片、电子翻书、实物、学术论著、视频等方式展现福建省农业科学院走过的50年风雨历程、重大科技成果、为农业科技事业做出重大贡献的科技人员等历史;通过科技借阅，为课题研究、科研管理、职称评聘、科研借鉴、编史修志、维护权益提供凭证等弘扬农科人精神;通过档案编研，不断根据实际工作和管理需要，对科技信息进行科学加工和提炼，将相关材料汇编成册，以便查阅、宣传、推广、统计等传播农科正能量。

2.2 档案信息化建设存在的问题

2.2.1 目前使用的系统可实现院管科研项目电子文件网络自动归档，但每年新增大部分科研项目来源于国家部委、省级各部门以及与企业、国际合作等20多个不同单位或部门，因系统未与国家级或省级科技项目管理系统对接，所以大部分档案还未实现电子档案与纸质档案的同步管理，只能依靠档案管理人员人工录入系统，虽可以实现档案信息化管理，但耗时费力。

2.2.2 系统采用局域网（院内网），在一定程度上虽然可以保证信息安全，但也在使用上存在空间限制，不能在外网环境下随时随地进行档案信息查阅。

2.2.3 在未使用系统之前形成的非涉密科研档案纸质材料，在系统建成之后，只实现档案目录数据的数字化，至今未开展全文数字化扫描工作，未形成相应的纸质档案数字化副本。

3 推进新时期农业科研档案信息化建设思路与对策

现阶段，针对档案信息化建设存在的问题，农业科研单位通过加强领导、完善系统、健全制度、业务培训等措施推进农业科研档案信息化建设，更好地利用档案信息资源，发挥档案为农业生产、科研活动、技术推广的服务功能。

3.1 加强领导，提高档案管理成效

科研单位要充分认识科研档案归档工作的重要性，认真贯彻落实《档案法》等有关档案的法律法规，以高度的责任感和使命感，强化对科研档案归档工作的领导，加强统筹协调，层层抓管理、级级抓落实，将归档工作纳入科研管理过程，同步部署，同步实施。分管领导要关心档案室发展和档案工作者，在人力、物力和财力上给予支持，及时解决科研档案管理工作中出现的问题，使档案工作和各项工作协调发展、相互促进。

3.2 完善系统，拓展档案信息应用

随着信息时代的发展，现有的档案管理系统不能满足时代发展要求，要根据实际需要，及时更新完善系统，符合《纸质档案数字化技术规范》等有关标准和规定。有条件的单位可以建立农业科研档案信息服务中心，在保证信息安全的情况下，与其他农业科研单位或是兄弟院所联合形成网络，既可以保证档案信息规范，又可把有价值的非密信息及时准确的传递给科研人员[4]。

3.3 健全制度，规范档案业务管理

建立健全档案管理制度是实现档案管理现代化重要的保障，例如福建省农业科学院在科研档案管理方面不断建立健全各项规章管理制度，印发《档案管理制度汇编》。2014年4月，重新修订了《福建省农业科学院科研档案管理暂行办法》，明确了科研档案管理人员的职责和档案立卷、管理、检查和开发利用的要求。根据《福建省农业科学院档案管理办法》和《福建省农业科学院电子文件归档与电子档案管理暂行办法》等管理规章制度，确立了各研究所、各处室在档案管理中的角色，明确了科研档案管理人员的责任与义务，明确规定了科技人员和科研档案管理人员之间有关档案的移交与接收、管理与利用等内容，确保立卷和归档有标准、管理有制度、借阅有规定，确保科研档案管理工作落到实处，确保科研档案资料不流失、不泄密[5]。为进一步用好科研档案信息资源，编制了《科研档案院内开放与科技信息院内公开利用制度》，更好地发挥为农业生产、科研活动、技术推广的服务功能。

3.4 严格防控，确保档案信息安全

随着档案信息化建设的逐步深入，在保障计算机、扫描仪、投影机、移动硬盘、数码相机等硬件设备配齐配足外，还要保证软件及时更新升级，确保档案信息安全。对系统中归档的电子文件进行“只读”设置，禁止用戶对文件信息进行篡改，保证数字档案的原始性;对借阅用户采取身份鉴别和权限控制的措施，保障共享档案信息不流失、不泄密;对科研档案原件转化为数字化副本时，做好一切安防措施，保障档案数字化过程的安全性;对档案管理人员使用的电脑，用好网络防火墙技术，严防病毒对电脑系统攻击。

3.5 业务培训，提高管理人员素质

科研档案分类多，工作任务相对烦琐，这就要求科研档案工作者要有较强的专业性和责任心，要紧跟新时期要求，对科研档案管理人员进行专业知识、网络知识、业务技能进行培训和学习，使档案管理人员能胜任新时期所赋予的数字化管理要求，具备保密意识和信息安全意识[6]。

4 结语

随着新时期科技信息网络的快速发展，全国数字化档案资源达2243万GB，28家副省级以上档案部门接入运行全国档案业务管理系统[7]。福建省农业科学院在科研档案收集、组卷、统计、检索、利用、编研等方面已取得一些成效，研发的系统已成为信息发布、交流和推送的平台，更为科技人员查找档案创造了便利条件，该系统也适用于全国不同领域和层级科研单位的档案管理。随着信息时代的发展，本着“以创新引领档案事业发展，以科技改变档案工作面貌”的理念[8]，加快农业科研档案信息化建设工作探索，不断寻求新的科研档案管理方法，不断创新资源共享方式，促进农业科研档案管理事业的科技创新和可持续发展，以期为科技人员提供更有效的资源信息，为农业和农民创造更多的经济效益和社会效益。

参考文献：

[1]向立文，李培杰.“互联网+”时代档案利用创新的几点思路[J].档案学通讯，2017（5）：54-57.

[2]福建省档案局.福建省政府审议通过数字档案共享管理办法草案[J].中国档案，2018（1）：11.

[3]宋晓丽，周淑琴.科研院所科研课题档案管理探析[J].机电兵船档案，2017（2）：54-56.

[4]李静，左清清，刘实忠.农业科研机构科研档案管理存在的问题与建议[J].管理观察，2015（23）：31-32.

[5]梁威.关于加强科研档案信息化建设的思考[J].决策与信息，2015（23）：170.

[6]安娟，吕晓男.信息化时代对农业科研档案管理工作的认识与思考[J].农业科技管理，2015，3（34）：48-50.

[7]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[J].中国档案，2018（1）：18-25.

[8]赵瑞红.以科研为动力，促进档案事业科学发展：北京市“十二五”期间档案科研工作情况与对策分析[J].中国档案，2017（4）：64-66.

（责任编辑：柯文辉）