医院文书档案管理现存问题及创新分析

汤晓晨 武燕 徐富波

摘要：随着科技化、智能化的高速发展，医院文书档案的管理要求与时俱进，满足当下文书档案管理灵活存取的要求，智能化的医院文书档案管理不仅能够方便快捷，更能够减少医用资源和成本，是医院智能化改革中的有一项新的里程碑。但在医院文书档案的实际管理操作中仍存在许多细小的问题，一直干扰着正常的文书档案管理系统，阻碍医院的创新化、智能化、高速化发展。文书档案管理工作就如同人体的“基因库”，协调着医院整体的运行和未来的发展。故而，本文将针对当前形势下，医院文书档案管理的实际情况，以及在文书档案管理过程中所面临的实际问题，作出深入、细致的分析，并提出相关档案文书管理的创新性见解。

关键词：医院档案;文书管理;创新策略

一、当前医院中文书档案管理的现状

当前环境中医院文书档案的管理工作看似井然有序，但在内部的具体操作上仍然有些手忙脚乱，最直观的表现在医院文书档案的管理制度上、专业文书档案管理人才的配备上、吸收借鉴新型档案管理的能力上，与当前高速发展的社会需求不匹配，相较于国外陷阱的医疗档案管理仍然较为落后。

1.文书档案制度的不规范情况

文书档案管理是极为细致的工作，在开展过程中要把控每一个环节的正确性、有效性，确保文书档案与实际情况相符，避免遗漏或者丢失。但在实际操作中，经常存在旧制度不符合实际要求的现象，例如办公表格的填写内容没有实质性的意义;所需要的资料过于繁杂，程序过多，经常性的出现同一内容表格不统一，缺少内容补充等，导致这一现象产生的因素主管文书档案的领导科室繁杂，相关科室存在业务交叉或是业务遗漏，各个科室存在对档案的现实要求界限模糊，对文书档案保存不完整等现象。

2.文书档案管理人才的失职情况

社会市场资源竞争加剧，医院也深陷其中，文书档案管理招聘工作变成了只要求数量，而忽略质量的畸形局面。尤其是文书档案管理对专职人员的素质要求相对较高，对工作的了解程度和负责态度也相对较为细致，但在实际操作中，文书档案工作人员思想上普遍认为文书档案管理是特别轻松的任务，导致工作开展松散。其次，太过于繁杂的手续，使得文书档案的办理人员也十分不明确具体要求内容。

3.对新标准、严要求的懈怠情况

文书档案管理系统的更新不但能够有效解决历史档案遗留问题，还能够加快未来医院档案管理的建设，所以文书档案的逐步更新是势在必行的。新的文书档案管理制度要求更贴近于医院工作的实际，能够有效地代替传统文书档案管理效率低、存储资源浪费、成本居高不下等问题。但实际情况是老辈文书档案管理人员，早已习惯了原有的档案管理模式，对更新的文书档案管理体系存在诸多不适应，故而就出现了俩及分化，看似学习着相关的文书档案更新体系，实则在操作上仍然按照原有的模式来工作，思想和行为上的懈怠导致新型文书档案管理系统的推进举步维艰。

二、医院文书档案管理存在的问题

1.文书档案规范制度有待完善

文书档案管理系统的缺失，对医院运行造成了结构上的混乱，主要混乱的方面有：

（1）文书档案管理职责划界不清。

划界不清导致许多档案分配工作开展效率极为缓慢，甚至是无法开展，造成了医院文书档案管理体系的空白项，其损失是无法估量的。并且划界不清就容易引发职责的推诿，对员工组织构架的团结性建设，造成了非常不利的因素，影响医院工作的整体环境氛围。

（2）文书档案系统疏于管理、漏洞百出。

许多医院还没有真正的认识到文书档案管理的重要性，仍然延续之前的战略部署，对文书档案工作随意布置，实则为今后医院建设性、统筹性工作的开展埋下巨大隐患。遇到漏洞问题不能够及时修补，导致文书档案管理工作的恶劣影响急剧扩大，发生问题时才引起重视，为时晚矣。

2.文书档案管理人才专业素质参差不齐

优秀文书档案管理人才的培养，是医院革新发展有力注入的新鲜血液，也是推成出新、加强建设的必经之路，随着社会优秀人才资源的丰富，以及医院文书管理体系的革新，文书档案管理对专业人才的要求也将会越来越严格。

（1）文书档案管理人才的专业素质低

多而不专、多而不精的“打酱油”型人才，是文书档案的革新最大的阻力。其次这些文书档案管理人员均缺乏相关知识技能的培训，导致其自身专业素养不能得到及时的补充。而在人才培养的顶层设计中，缺失了文书档案管理人才多样化的发展提升，例如个别工作人员工作死板，对待工作不能做到灵活应变，缺乏管理能力和实操能力的综合培养

（2）文书档案管理人才培养计划中基本素质的缺失。

通常在文书档案管理人才的培养优化过程中，都较为注重实际操作能力，但忽视了本质上的软实力，例如自我学习能力的培养、管理能力的优化、思想本质的厚植，这些都是人才未来培养必须重点培养的方向。轻实践、重理论，则无法应对医院文书档案管理中的实际性问题;轻理论、重实践，则像一个不会思考的机器一样重复工作，没有发展性可谈。故而，理论与实践要统筹兼顾，协调发展。

3.与新型文书档案管理更新效率低

新型文书档案管理系统的创建，就是为了更好的保证医院文书档案管理工作的开展，是聚焦信息化、服务化、智能化多项智能为一体的文档办公体系。新型文书档案管理机械化的使用逐步代替了人工操作，也极大地避免了错误管理的产生，如今基本的打印机、电脑、扫描仪等都走进了各大医院，但也不免有经济相对落后的医院，在设备的链接中拖慢进度，造成資源的空位，更没办法优化档案管理。

三、医院文书档案管理的具体创新策略

1.加强开展医院文书档案管理体制监管帮扶工作

要想用创新的思维来解决文档管理制度混乱问题，就必须要从结合资源自身的实际情况入手，相关机制要配套统一。尤其是文书档案经常涉及内部存档问题，在档案越来越规范的要求中，存档的内在体系逐步优化，主要是管理模式制度的革新较为缓慢，跟不上标准要求的体系更新速度。开展技术上的创新，保证相关体系的有效契合。

2.加大专业文书管理人才综合素质培养计划

在医院文书档案管理工作，必须要重视人员的工作素能，即使综合素质的体现，又是管理能力、学习能力的提高。文书档案的人才队伍建设必须要有科学合理的规划，第一步要从人才的招聘入手，严格按照有关规定加强参职人员的笔试、面试考核，提高准入门槛;第二步要注重人才的后续培植，包括精神上的思想教育和实际操作中的制度教育，加强现代化融入;第三步，可采取奖惩机制，促进工作人员对待工作的积极性。

3.加速创新文书档案工作体系更替旧工作体系

创新型文书档案工作的开展，必须要从科技层面入手，要加到现代化管理设备的投入，并且定期组织相关人员学习使用，在实际工作环境中加强现代化应用，充分让工作人员体会到现代化、智能化、信息化工作的乐趣，从而倒逼文书档案管理的改革。

结束语

医院文书档案管理看似无足轻重，实则掌握着医院的重要信息，对医院内部的工作明细内容有着详尽的记录。除此之外，文书档案的记录管理，具有现代化信息的整合、数据的收集、大数据前景分析等多项功能，更有利于医院信息的收集，对医院内在问题一目了然，希望通过本文对文书档案的详细分析，对后续医院的创新改革起到积极作用。

参考文献：

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