关于提高基层城建档案管理水平的探索

颜世军　郭泳位

摘 要：城建档案管理是现代城市发展过程中的一项重要内容，人们也逐渐意识到了其的重要性。但是，从实际情况来看，该项工作在具体开展过程中，因为存在付出多，回报少，经常得不到重视。而基层单位对忽视城建档案管理工作现象更是屡见不鲜，这将会对城市的发展造成不良影响，因此，应当做好相应的分析工作，從而促进我国城市的健康发展。

关键词：城建档案;管理水平;基层单位

近几年，我国城市进入了快速发展阶段，城建档案管理工作在具体开展过程中也面临着更高的要求。但是，从实际情况来看，我国基层城建档案管理工作始终存在一定问题，难以跟上城市的发展脚步，因此需要相关工作人员在充分意识档案管理问题存在的基础上，提出提升基层城建档案管理水平的有效措施。

1 城建档案特征

1.1 内容丰富，综合性强

从轨道角度对城建档案进行分析，档案的形成涵盖了形成于前期准备环节过程中涉及到的各项资料内容，其中主要包括的内容有可行性研究报告、勘察设计报告等各项内容。形成于基本建设环节的各项资料内容包括施工技术、监理工作的各项资料内容[1]。而工程竣工后，则包括各种工程的验收资料，主要包括图片、录像等。

1.2 周期长，连贯性

城市建设工程从立项到规划再到决策等准备工作，施工后，直接到工程竣工，这是一个相对比较漫长的过程，通常会经历数年，在具体工程建设过程中，每一阶段的归档资料都具有明确的类别，并且各个环节都有着紧密联系。

1.3 资料广，部门多

城建档案管理设计到的内容角度，这要造成资料的来源相对比广泛，而不同的资料可能来自不同的管理系统，在具体管理工作进行过程中，需要不同的部门相互协作，这在一定程度上也增加了城建档案管理工作的难度。

2 提升基层城建档案管理水平的有效措施

2.1 加强培训，主动服务

加强对业务人员的培训，这是强化基建档案管理工作正常开展人力了资源保障的一项重要措施，同时也对最大程度对档案进行合理应用的基础所在。对档案人员业务技能进行培训，可以从以下三方面入手：

（1）培养员工爱岗敬业精神，要使工作人员能够在平凡的工作岗位上，乐于奉献，并且在实际工作中不断提升自身的道德素质，使其能够良好的品质。

（2）使工作人员能够不断的建档案管理的业务技能和知识进行学习，并且接受系统档案整理、收集、编目等各项理论知识培训，从实际入手，不断提高工作人员在具体工作过程中的动手能力[2]。

（3）主动服务，通过为相关工作单位提供优质档案服务，加快基层城建档案的发展速度。明确城建档案的人员就是在实际工作中的主要服务对象，同时可以通过查询、复制等方式不断对基层城建档案信息进行推广，从而使相应的利用者，能够获取更加高效、便捷的服务。主动服务是一新型理念，是强化基层城建档案管理的一条必经之路[3]。近几年，基层城建档案管理工作在具体进行过程中，要对服务理念进行更新，提升档案工作人员在具体工作中的主动服务意识，在工作中，能够将传统的档案管理转变为档案信息系统管理，从而提高档案服务水平，使基层城建档案的利用率能够得到进一步提升。

2.2 收集重要档案，保证档案完整性

城建档案中的很多数据和资料都是在工程建设、施工、监理等各个单位中形成的，涉及到的内容多，涵盖范围广泛，并且这些数据和资料都十分重要，对这些内容进行归档时，必须要确保内容的清晰性和完整性。由此可见，要加强提高城建档案管理水平，要确保对重要数据和信息的收集，确保归档资料的完整，具体做法如下：

（1）强化落实防洪工程、地下管线等重要资料的收集，并且要确保各项资料内容的准确性。

（2）加强与政府公共安全以及应对突发事件机构的交流，对重要档案内容给进行备份，并且要做好相应的安全管理工作，针对出现的突发情况，应当制定相应档案利用机制，一旦档案受到损坏，应当采取相应的恢复机制，恢复档案信息，以免问题出现时，无法解决。

（3）加强对档案袋分析与研究，并且要做好相应的记录工作，要制定应预案，或者相应抢救方案，做好相应的查询工作。

2.3 不断更新服务手段

（1）拓宽服务领域

基层城建档案部门要面向社会，通过不同的方式，开展丰富多彩、形式多样的宣传活动，尽可能的向社会服务的角度提供基层城建档案信息，用档案信息刺激社会对基层城建档案的具体需求，从而向社会提供更加优质的供基层城建档案服务[4]。

（2）加强信息化建设，提高服务手段

过去一段时间，基层城建档案利用是通过手工直接查询为主，在对外查询方主要为上门利用者对需要查询档案进行利用，对原件进行合理查询、复制，主要以提供原始信息为主。

第一，加强对各项信息技术的合理应用，将其与基层城建档案利用的具体特点、国家标准、规范等各项内容进行结合，从而通过系统方式，开发出一套完整的，与实际情况相符的基层城建档案管理信息系统，同时应当构建基层建设档案管理内部局域网。

第二，加强信息化基础和自身技术设施建设，通过科学的技术手段，不断缩小数据库建设与实际信息需求的实际差距，克服档案资源共享观念淡薄，实现对档案的科学管理。

第三，基层城建档案馆需要尽量走出“封闭状态”，并且要将档案资源开发纳入议事日程，信息化水平尽量与城市发展保持平衡，从而为基层档案更加快捷、方便的为城市的具体规划、建设、管理服务创造有利的条件，从而适应社会发展和城市化建设过程中，对基层城建档案的利用要求，为管理提供更加高质量的服务。

3 结束语

基层城建档案管理对于与城市的建设与发展会造成重要影响，其不仅是城市经济发展需求，而且是信息化发展需求。在实际工作中，相应的工作人员和部门需要意识到基层城建档案特点以及管理工作的重要性，同时结合城市的实际发展情况，提高基层城建档案管理水平。

参考文献

[1]杨一，张燕.新形势下城建档案工作如何弯道超越——以湖北省当阳市城建档案馆五年发展历程为例[J].城建档案，2016（01）：69-72.

[2]安红.谈基层单位城建档案的管理和利用[J].档案天地，2014（07）：55-56.

[3]刁仁丽.新时期城建档案管理工作者的综合素质[J].赤子（上中旬），2014（11）：256.

[4]朱玉琳.关于基层城建档案数字化建设工作的几点思考[J].黑龙江档案，2013（01）：125.