信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析

刘行 王威威

摘要：随着时代的不断发展，我国档案管理面临的问题越来越多，传统的档案管理效率低，管理体系不完善，很难完全保证档案的质量。在信息时代下，档案管理人员要掌握先进的信息技术开展档案管理，解决现阶段存在的问题，方可提高档案管理水平。随着信息技术的不断发展，我国档案管理体系也需要得到进一步完善，本文主要就档案管理中存在的问题进行探讨，再提出相应的改进对策。

关键词：信息时代;档案管理;问题;对策

随着时代的不断发展，我国档案管理所面临的挑战日益增多。一方面是因为档案管理工作的内容越来越复杂，另一方面是因为档案管理方法已经逐渐不再与时俱进，迫切需要更新和完善，这样才能让满足新时代档案管理工作的需求。在档案管理中，要逐渐摆脱传统的手工管理模式，积极采用先进的信息技术开展档案管理。为完善档案管理机构的职能，提高档案的价值，就需要加强档案管理信息化建设，改进现阶段存在的问题，使档案管理工作更上一层楼。

一、信息时代档案管理工作存在的问题

（一）档案管理软件不够完善

随着信息技术的不断发展，档案管理开始逐渐迈向信息化建设，各种档案管理软件开始走进市场，也得到一部分档案管理人员的认可。不过，尽管这些软件能够满足档案管理的基本要求，但却不能将档案管理与办公自动化系统有机结合。还有一些档案管理软件的种类不一，各自独立，很难实现彼此协调，这样就会导致信息不能在第一时间得到共享，影响档案管理信息化建设。

（二）档案管理人员的素质有待提升

目前，档案管理人员往往不重视档案管理工作，认为档案管理工作可有可无，这样就会影响其工作态度，导致档案管理工作难以顺利进行。由于档案管理工作没有得到充分重视，因此，档案管理工作时常处于一个比较混乱的状态，不能充分发挥作用。档案管理人员的专业水平不足，档案管理工作通常是由其他部门员工兼职担任，这些人员不仅缺乏专业的档案管理知识，在开展档案管理时还会由于缺乏经验而影响档案管理工作效率与质量提升。档案管理人员缺乏专业的培训，这样也会影响档案管理工作水平提升。

（三）档案管理手段单一且缺乏统一标准

目前，档案管理的方法不够多元化，尽管有信息技术的大力支持，但我国档案管理工作体制比较落后，使得档案管理信息化与数字化建设无法真正落到实处，甚至会流于形式，这样就会影响档案管理效率的提升，档案管理的标准化与规范化不够完善。由于档案信息系统不能得到统一，加之网络建设形势多种多样，这就会影响档案管理规范开展，甚至不能实现资源的有效共享。迄今为止，档案管理始终缺乏统一的标准，这就会影响到档案管理信息化建设的进程。

二、信息时代档案管理工作的解决对策

（一）开展档案信息化建设

在信息时代下，必须要高度重视信息技术的应用，不断提高档案管理质量，使档案能够得到充分利用，使资源得到共享。要利用信息技术对档案信息进行自动化处理，确保不同类型的档案得到统一管理，使相关人员能够及时查询所需档案和信息。要对不同载体和形式的档案进行数字化存储，利用先进的多媒体技术和计算机技术整合资源，使档案的表现形式更加丰富。要确保档案能够及时得到共享，不会受到空间和时间的阻碍。只有这样才能确保档案管理信息化建设落到实处，使各种档案得到安全存储。

（二）提高档案管理人员的素质

要保证档案管理人员能够充分认识到档案管理工作的重要性和意义。要加大宣传力度，使其能够充分配合相关于要求开展档案管理，确保档案管理人员掌握先进单位计算机技术和档案管理知识，具有丰富的档案管理经验。要引进综合能力强的人员担任这项工作，加强对档案管理人员的培训。提高档案人员的安全保意识，使其能够按照要求和制度进行操作，并严格对信息守口如瓶。针对纸质档案要进行备份，使档案管理安全系数不断提升。

（三）建立完善的数据库并统一标准

要建立完善的档案数据库，这样才能确保档案得到有效存储。在建设数据库时，要确保其符合网络传输的标准，满足人们的在线阅读需求。要考虑到档案的发展，确保数据库的数据得到及时更新和维护。当数据库建设完毕后，相关人员必须要全面进行管理。建立完善的档案管理制度，使档案管理工作更加规范。要结合信息时代对档案管理工作的要求对现有制度进行改进，确保各项操作符合要求。要将档案的搜集工作作为重点，确保信息准确，具有很强的时效性。

（四）建立完善的安全管理体系

要将建立完善的档案管理安全体系，全面保证档案信息的安全。首先，要加强档案信息存储安全，确保档案不会遭到泄露和丢失。第二，要保证档案信息的使用安全，确保档案信息完整，及时。在信息技术不断发展的今天，网络日益发达，这给档案管理带来多元化的影响。档案管理信息化建设可以提高档案管理水平，但同时也对档案安全形成较大的威胁。如果信息技术应用不够全面，就会导致系统存在一些安全漏洞，为转变现状，就必须要提高安全管理意识，采取有效的技术手段进行防范，避免病毒和黑客的攻击。要提高用户身份认证技术，使相关保密技术更加完善，加强密钥管理。要利用最新版本的杀毒软件实现对网络的监控，及时更新数据库，并加强对数据的备份。

三、结束语

综上所述，为了有效提高档案管理水平，就要积极结合信息时代的要求，采用先进的计算机技术对档案开展管理，使档案管理迈向科学化、现代化、规范化方向。由于我国档案管理工作中还存在一些问题，因此，有必要仔细分析问题所在，方可采取有效的解决对策。由于信息技术影响范围比较广泛，因此，采用这一技术就可以使档案管理工作摆脱传统模式，相应的问题也可以得到进一步改进。在应用信息技術的过程中，要确保资源得到充分共享，采取有效的安全技术和措施保护档案安全，才能为信息化时代下的档案管理工作保驾护航。

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