试论基层档案管理工作机制

单长江

前言：档案管理工作有着基础性的特点，所以就要求相关部门要做好档案管理工作。在时代的快速发展下，深化改革已经全面开展，基层档案管理工作必须要做好创新与完善工作，建立出完善的管理工作机制，在保证内容丰富的基础上实现高效管理。

一、基层档案管理中存在的问题

（一）管理意识不足

在现阶段发展中，一些档案管理人员依靠自身的专业素养与责任态度进行档案管理工作，并能够按照相关要求对档案进行归档处理等。但是如果单纯依靠档案管理人员的工作能力来进行长期管理是难以满足时代发展要求。其次由于一些档案人员在退休后难以找出适合的人来继续开展档案管理工作，造成了档案管理混乱问题不断出现。

（二）档案管理信息化不足

在现阶段的一些基层档案管理中存在着文书管理与档案管理分属不同系统，文书人员在文书管理系统中进行信息输入，而档案管理人员却难以实现信息共享，则需要再次进行信息输入工作。在科学技术的快速发展下，文书人员借助扫描的方式将文件存储到文书管理系统中，而档案管理却难以进行调阅，这样也就加大了工作的重复率，降低了档案输入与利用效果。

二、基层档案管理工作机制

（一）成立专门管理小组

基层档案作为行业发展的一种记录方式，已经成为了社会发展中的重要支持力量，同时也能够为国家级档案管理提供支持。在现阶段发展中基层档案管理已经被划入到了国家档案管理中，并形成了相关的规定与标准。因此在这一背景下就要做好基层档案管理工作，促进社会经济发展。通过成立专门的档案管理小组，不仅可以提升各级对档案管理的重视度，同时也可以形成有效的管理机制。因此在发展中就要从建立档案管理工作领导小组出发，制定出有效的档案管理工作制度。通过指定管理者担任小组组长，在各组员相互配合中来完善管理工作。当人员发生变动时管理者就要及时进行调整，确保领导力量的持续性，避免对管理工作产生不利影响。只有保证档案管理工作的順利开展，才能促进其他工作的进行。其次，要做好责任落实工作，及时将档案管理工作纳入到总工作计划中，制定出有针对性的工作管理目标，在落实工作责任制度的基础上做好工作部署与检查。对于管理者来讲也要充分认识到进行档案管理的意义所在，通过定期开展专题会议等来进行管理汇报，并组织专业人员进行指导检查，解决档案管理中存在的问题，实现人力、物力与财力上的支持。在具体工作中就要加强各个方面的协调，通过承担各自的责任，以此来确保档案管理工作的顺利开展。只有真正将档案管理工作纳入到发展计划中去，才能真正将档案管理工作落实到具体中去。因此就要制定出完善的管理制度，在做好新时代档案管理的基础上来满足工作发展要求。对于管理成员来讲，也要定期开展培训教育，在学习我国现行档案法的基础上来保证思想上的统一，落实具体工作要求，找出工作中存在的不足，在明确造成这一现象原因的基础上来调整工作计划。只有管理者清楚认识到进行档案管理的意义所在，才能将档案管理工作纳入到具体工作环节中，才能在保证目标准确的开出上来落实各个环节，确保考核工作的顺利开展。

（二）确保各个环节的顺利进行

随着网络技术的不断发展，在现阶段发展中就要从完善基层档案管理网络结构出发，确保各个环节工作的顺利进行，保证工作的全面开展。因此在工作中就要求各相关部门要承担起自身的管理责任，确保管理人员能够承担自己的工作职责，形成良好的管理氛围，在完善各个工作环节的基础上来形成高效的管理模式。档案室要承担起统筹管理工作职责，协调整个环节的管理，各部门也要负责本部门的材料整理。在实践中就要从完善责任制度出发，形成有效管理机制，结合档案管理具体要求，在保证人员配备合理性的基础上来提高管理水平。最后，要求全部人员参与到档案管理培训中，在掌握先进知识的同时来实现专业化管理。

（三）制定长效运行机制

通过对现阶段档案管理制度进行分析，以此来找准发展方向，确保档案管理制度化与规范化，形成有效管理机制，保证各项工作顺利开展。因此在档案管理中就要从相关机构出发，管理人员也要积极参与到管理中去，形成有效的管理体系，制定出完善管理制度。在具体工作中就要从我国现行档案法出发，结合具体标准与要求，在综合学校实际情况的同时制定出有效的工作制度。管理责任制度作为一项有效的制度，能够确保各成员能够明确自身的工作职责，在贯彻我国现行管理方针与政策的基础上来督促档案管理工作开展。其次，要加强对相关人员的管理，真正将档案管理工作纳入到工作计划中，在听取相关报告的同时来掌握现阶段档案管理实际情况，在完善档案管理条件的基础上来解决工作中存在的问题，确保档案的安全性。所以管理人员就要严格按照相关制度来开展本职工作，及时对相关档案进行收集，在做好防火防潮等工作的同时来提高管理效果。

结语：综上所述，基层档案管理工作对发展有着重要的意义，所以在开展档案管理工作时就要从具体管理环节出发，结合相关政策与措施来完善管理内容，保证各项工作的完整性，最大限度提高基层档案管理制度，促进我国社会的快速发展。