文书档案管理及其信息化应用

孙梅霞

摘  要：文书档案管理是档案管理中的重要部分，各机关事业单位文书档案管理记载了各项管理活动的信息，有文字信息、图片信息等。随着信息化技术的快速发展与广泛应用，文书档案管理引入信息化技术，使得文书档案整理更加方便快捷，文书档案信息化管理，能够有效提高档案管理效率，本文对大数据环境下文书档案管理信息化应用进行了探讨，为文书档案信息化管理提供参考。

关键词：文书;档案;管理

大数据时代要求文书档案管理必须加强数字化管理，文书档案信息化管理有利于提升档案管理工作效率，为单位教学、生产经营管理决策提供科学的参考信息。我们必须大力推进单位的文书档案管理信息化建设，提供有力的技术设备支撑，促进单位教学、生产管理体系的高效运作。

一、文书档案信息化建设的意义

首先，文书档案信息化管理有利于提高单位的文书档案管理水平，如何利用信息技术提高文书档案管理工作效率，是各单位档案管理工作者面临的问题，建设单位文书档案信息化管理体系，有利于提高文书档案管理水平。其次，文书档案信息化管理有利于实现档案数字化管理，现代信息技术拥有强大的数据计算、数字资源存储、不同语言文字自动翻译等功能。为实现文书档案数字化管理提供了可靠保障。文书档案通过数字化技术处理，变得更加规范高效，为信息化建设提供了基础。再次，文书档案信息化管理有利于文书档案管理工作适应时代发展需求。现代化计算机技术，信息技术等科技水平迅速进步，只有实现文书档案信息化管理，才能为生产管理工作的健康发展，提供档案资源保障，适应时代的发展与科技进步的需要。最后，文书档案信息化管理有利于单位文书档案的利用共享。文书档案配合单位档案管理信息化系统，能充分地满足为各类单位用户、不同层次群体间的用户提供文书档案的检索、存储等多种需求服务。用户可通过网络系统进行有效的利用，使文书档案在各种网络范围与地域范围内实现资源共享。

二、提升档案管理先进技术程度，提高档案利用效率

我校档案馆在档案管理工作中，创新理念，引进先进技术，培养了一批高素质档案管理人才，完善了档案队伍建设，组织馆员参加了档案专业继续教育学习，学习并掌握了科学管理档案的技能，对馆藏档案实行数字化管理录入及查询工作，对学校历届毕业生的学历学位认证工作提供了方便，满足了在校生就业以及升学等方面的需求。我们还与教务处协商教学平台共建等业务工作，在网上可以自主打印学生成绩单的工作，节省档案成绩单查阅的时间和流程，节省后的时间全部用于档案编研和科技开发等工作，结合新时期工作需要，跟据我馆馆藏情况，提出编研课题，让全馆人员积极参与科研项目立项课题工作，在研究中不断提高自身业务能力，提升编研效率，增强研究精神，掌握档案研究工作的技能，努力促进档案编研工作质量的提升。在满足科研工作的前提下合理提供全校师生档案利用工作，真正建立健全高校自己的档案信息数字化管理平台，利用网络技术平台，展现档案信息的输入、传递、利用的快捷性，实现先进管理档案技术的基础，真正开展高校档案管理的信息化工作，并有强有力的运行机制，做到真正的档案信息校内校外的资源共享。

三、履职尽责，不断推进档案工作进入新时代

思想决定行动，理论指导实践，发展是解决我国一切问题的基础和关键，发展必须是科学发展。新时代，档案工作如何在新时代中国特色社会主义思想指引下发展？如何补齐档案方面的短板和弱项？如何推动档案工作更出彩进入新时代？党的十九大报告中的新时代中国特色社会主义思想和基本方略中指出：坚持新发展理念，引领档案事业科学发展，那就是要把创新作为引领档案事业的第一动力;要把协调作为档案持续发展的内在要求;要把开放作为档案事业永远繁荣的必由之路;要把共享作为档案工作服务社会民生的最终目标。我馆结合档案工作实际情况，开展了档案信息系统软件录入工作，实现数字化档案馆，标志着我馆档案工作进入新时代。

四、着力构建特色档案馆藏数据库建设

随着社会的发展和科学技术的不断进步，档案的利用者也出现了不同程度需求，虽然档案馆藏数据库建设取得了一定的成绩，但还存在着一定的不足，还需要进一步完善和提高。我馆近年来通过全馆人员的共同努力，建立了自己的档案网站，在网站上展示了我馆的全馆面貌、档案馆藏介绍、查档流程、服务方式等，宣传档案，让利用者了解档案，了解馆藏情况，发挥档案作用。我馆從2010年开始对1953年建校以来的全部档案，进行目录级录入，校内文件实现全文录入等，实现了数字化查阅档案，减轻了工作人员劳动强度，提高档案利用率，在整理统计台帐工作中方便快捷准确，同时也实现网上查阅档案，节省人力物力，提高了工作效率，实现了网络资源共享。我们档案馆近期拓宽工作业务，组织人员学习数据库建库工作，如：名人信息数据库、毕业生查询数据库、全校教职工科研成果数据库等，全校省级以上的获奖证书收录，收到了一定的效果，全校师生反映很好，为档案信息资源用户提供特色信息服务。为档案工作继续有效发展贡献出应有的贡献。

五、结语

总之加强高校文书档案管理是档案工作发展重要组成部分，在新形势下档案工作做好规范化、制度化、标准化建设，是档案工作的一项系统工程，它需要档案工作者要有扎实的工作作风，具有高度的敬业精神，吃苦耐劳的主人翁精神，只有不断开拓创新，尽职尽责的完成本职工作，加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，为利用者提供优质高效的服务，促进档案事业更尽一步发展。

参考文献

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