高校档案采用数字化管理的优势及弊端探讨

摘 要：随着社会经济快速发展，科学技术不断完善和创新，数字化管理成为各个行业发展必然趋势。而高校档案是记录高校开展教育教学活动的原始记录，记载着高校的发展历史和文化传承，其重要性不言而喻。高校档案纷繁复杂、类别众多，传统管理方法已经无法满足时代进步所需，因此采用数字化管理是高校发展所需。但是高校档案采用数字化管理，其优势与弊端体现在什么地方？是相关人士探究的重要课题。本文阐述了高校档案数字化管理的意义，对数字化管理的优势及弊端进行探讨，以期为相关人士提供借鉴与启示。

关键词：高校档案;数字化管理;优势及弊端

随着信息化进程不断深入，计算机网络技术、多媒体技术等各种现代化手段运用越来越广泛，逐渐成为档案管理的重要手段和工具。在高校数字化建设中，档案数字化管理是重要的组成部分，更是提高档案管理的重要手段。

一、高校档案管理数字化建设的意义

1.传统管理极难适应社会发展。由于高校档案的种类繁多，复杂多样，在以往的管理中一般都是以纸为档案的载体，对信息的归纳与搜集都是分阶段的进行，通过人工操作对档案材料进行整理、加工，需要标准化的空间或场地对其进行存放，才能实现在工作需要是提供最大的便利。然而，随着高等教育呈业的快速发展，学校的档案材料越来越多样化，种类与数量都大幅增长，纯手工操作模式已严重的影响档案调度、查阅、利用和效率。需要存放的空间也越来越大，造成了极大的资源浪费，信息的单独存放对平常工作的开展，带来诸多困扰。由此可见，传统的管理方法已经无法满足社会发展所需，现阶段我国高校的信息化建设，不能适应无纸化的办公需求。

2.能满足高校档案海量数据管理。高等院校是科技文化的研发者和传播者，一直走在学术的前沿。现阶段信息技术在各高等院校中，无论是在教学还是学校管理都得到广泛应用。比如，教务处运用信息管理系统对师生的教学档案及活动实施了自动化管理。在总的系统中分别设置了教师管理子系统、学生管理子系统、教学评估子系统、课程管理子系统、学习信息管理子系统、教学资源子系统等;在学生处也建立专属学生管理的系统：其中包括了招生管理、学生日常、奖罚管理、毕业走向等信息;行政人事处也建立了教职员工的信息系统，主要分为教职员工档案信息和业务信息两个方面;财务部建立了财务管理体系，其中包括财务计划管理、财务预算管理、工资结算以及会计核算等子系统。建立这些信息系统之后，学校对各部门信息进行登录、查询、使用、更新以及存贮将更加快捷和方便。大量系统的建立，就会产生大量的数字文件，对处于海量数据状态的高校档案采用数字化管理，运用现代多媒体技术和计算机，才能确保高校各方面工作正常开展，更好的服务于各部门，确保教学体系的正常运转。

3.数字化档案优势非常明显。数字档案的建立与运用与传统的档案管理储存相比，数字化档案是运用计算机、网络对纸质档案信息，通过数字化的处理与存储，改变了存储的方式和阅读方式，不仅仅是有效减少存储空间，节约保管的费用，同时还大量的节约了人力成本。运用互联网等先进技术，推广数字化档案建设，大大的突破了档案使用的区域化限制，实现了信息多元化的结构与使用，不仅把档案资料有效的整合，同时还实现了资源共享。同时不仅实现了信息的汇总和价值，还能使信息更加完整，进而提高其利用价值。以计算机终端检索的数字化档案，没有时间与空间限制，推动了档案检索的智能化发展。在使用的过程中，通過网络搜查，能够迅速定位所需信息，节约查找时间，提高检索效率，同时也节约了信息查找成本，有效的提高办公效率。

二、档案数字化管理的优势

1.利于高校立卷制度的落实。现阶段，关于各高等院校的立卷问题，一直与档案管理相结合，许多高校把立卷工作归属于档案室管理工作的一部份，自然高校方案管理就必须要朝着立卷管理方向发展，进而代替了立卷单位的工作。但是档案管理人员并未跟上发展所需，专业知识不高，对档案的立卷管理了解不足，对档案的完整性不能确认，导致档案管理质量不高。但是，通过档案管理的数字化应用，当把档案录入网络系统之后，管理人员就能够对相关信息进行管理及保存，这样就能全面了解档案的情况，增加了管理范围，确保其完整性和使用性。

2.数字化管理不受时间、空间限制。传统的纸制档案有一定的时间性、地域性，同时还有空间限制，导致档案管理、使用、查询等诸多不便。然而数字化档案模式的出现，有效打破时间、地域等各方面限制。在以往的档案得理过程中，如需调阅资料就必须到档案室，通过学校相关部门的流程审批，档案员亲自查找才能进行使用。然而，档案采用数字化管理后，通过网络平台就能够对数据库中的资料进行管理和查阅，同时有效的节约了查找时间，查找对象更加精准。减少档案管理工作者的工作量，有效的降低了工作难度。采用数字化管理模式能够对档案信息进行分类、排序等整理，然后再保存到相应的载体上，使档案更方便保存与查找。通过数字化管理高校档案，使档案管理更具保密性，查找更便利，更具精准性。数字化的档案管理，可使档案分类更明确，排列更有序，保存更完整。在这种环境中，需要相关数据信息者只要获取身份验证，就可通过网络从中非常快捷查询出档案信息，使用非常方便，而且还省时省力，极大提高利用效率;档案资料的更新更具有效性，档案管理工作者只需要通过电脑对管理系统进行完善，而且操作时节省许多人力、物力及财力，操作流程更加简捷，工作效率有效的提高，推动各高校档案管理事业的迅猛发展。

3.有利于档案内容信息的开发。通过纸制介质的档案管理，确保了档案资源的完整性和原始性，占用了大量的空间。因而所有高校档案室的要求都比较高，不仅空间要大，而且还要防潮，查找费力费时。运用数字化的档案管理之后，所有的档案通过局域网都能进行有效的、统一的管理，使分类更加精细化，保存不受空间限制，档案变得更具及时性，查找更加精准，实现了档案管理的完整性、适用性、便捷性。通过一条线，可以查找出所有相关的档案内容，这样有效提高了档案信息的使用率，同时对档案在各个时期的不同状况一目了然，有利于满足档案信息的多层次需求。

三、档案数字化管理存在的弊端

1.数字化管理人员选择受限。现阶段信息化的快速发展，有效改变人们的生活方式。高校档案在开展数字化管理时，必然为管理提供许多便利。但是作为高档档案管理的工作人员对信息网络知识严重缺乏，专业技术水平不高，适合档案数字化的管理人员不多。现阶段，我国高校的档案管理人员必须提高对信息网络的认识，熟练的掌所致数字化档案管理的专业知识，只有具备了这两种专业能力，才能实现数字化档案管理需求。要做好档案管理，管理人员自身必须要熟悉管理相关的政策法规，要具有极高的理解力及敏感性，同时还要具备数字化管理的专业技能。所以，管理人员就要提高自身的管理能力，提高操作网络技术的能力，才能适应现阶段高校档案的数字化发展需求。因目前我国许多管理人员身兼多职，管理过程还必须要投入大量的精力及时间，缺乏专业精神和素养，导致高校档案管理缺乏稳定性、持续性，工作的疏忽使得档案分类不够精准，导致档案资料的整理及收集不够完整，使得档案管理的数字信息化发展滞后。

要发展数字化信息自然对管理人员提出高要求。针对这种局势，我国高校档案管理者必须对网络操控能力强，档案专业知识、学术理论水平更高才能担当起高校档案管理的数字化发展。

2.数字化管理存在安全隐患。随着网络信息的快速发展，推动档案管理发展和提高，同时也存在许多不安全因素，在档案的管理过程中，信息安全得不到保证。首先，查找使用过程存在很大的风险;其次，一些不法分子可以利用网络盗取档案资料，使档案信息存在很大的安全隐患。在数字档案中，一项重要环节就是使用信息，在查找的过程中，使用权限的设置非常关键，信息的公开化不是所有人都可以对其查询，使用查询必须符合完整的审批流程。总而言之，档案管理流程必须严格把关，必须要重视档案保密性，建立完善的管理制度，并将制度落到实处，严禁不相干人员随意登录查询。最后，档案储存鉴定非常关键。档案管理原则，就是从档案相关内容进行鉴定和分析，确保信息真实性，按照档案价值为分类基础，对档案进行分类，方便今后查询使用。同时还要根据档案的重要性设置保密等级，分类管理，将机密档案文件进行加密管理，保密级别的设置是根据国家安全、学校利益、社会影响力等因素进行介定，才能受到国家法律保护。

3.数字化档案利用率不高。虽然数字化管理是档案管理的必然趋势，但是从我国高校档案管理现状来看，其利用率并不高，许多高校依然采用传统管理模式，缺数对数字化档案管理认识，缺乏对数字化管理的科学性认识，未能深入分析在物力、人力、财力方面的节省，不能对其带来的便捷性进行分析，也未能好好的利用网格资源。总而言之是观念的缺乏，思想落后，不能接受新的事物，保守的思想观念阻碍了档案管理的发展与创新。陈旧的观念认为，作为具有保密性质的档案资料只有通过人工操作，才能确保其安全性，忽视了网络的便捷性、时效性、地域性。导致数字化的档案管理在高校的利用率不高，人为的制约高档案管理发展及进步。档案资料得不到共享，造成人力、财力、物力的浪费，最终造成网络资料的浪费。

随着网络技术快速发展，高校档案管理必然要不断创新，与时俱进，才能让档案信息为高校发展提供启示和借鑒。作为高校档案管理者，必须要彻底认清数字化管理的优势及弊端，要针对高校档案实际情况采取优化措施，防范弊端。采用科学便捷的措施促进档案管理，解决管理过程暴露的各种问题，总结数字化管理经验，让档案管理过程更安全和便捷;同时需要管理人员不断深入研究，充分利用现代科技手段实科学化档案管理，提高高校档案管理水平。

参考文献：

[1]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报（ 社科版），2014，（2）.

[2]刘克勤.高校档案信息数字化[J].中国档案，2011（4）.

[3]汪瑾.对高校数字化档案若干问题的思考[J].连云港职业技术学院学报，2010（1）.

[4]郭崇兰.高校档案数字化建设方案实现研究[J].内蒙古科技与经济，2012（9）.

作者简介：安娜，女，山西运城人，晋中师范高等专科学校职员，档案馆员，大学本科学历。