房产档案保密和利用工作存在的问题及对策

李莉

摘 要：房产档案的保密工作是一项十分重要的任务，但是目前还存在一定的问题，不仅容易引发房产信息的泄露，对利用信息也有很大的坏处。因此，必须要采取合理的对策，解决当前存在的问题。本文研究了房产档案的保密和开发，首先研究房产档案具有哪些特点，然后分析目前房产档案在保密和开发上存在的问题，最后研究如何做好相关工作。

关键词：房产档案;保密;利用;问题和对策

一、房产档案的特点

（一）真实性

房产档案最大的特点就是真实性，房产档案是对房产登记过程中的记录，有着一定的法律效益，所以在归档之后任何部门都是不能更改的。是这种真实性也保证了房产档案的价值，尤其是在法律纠纷上有着重要的作用。

（二） 法律性

房产档案是房产所有人的证明材料，并且是房产所有人在法律上的证明，这就让房产档案具有了法律性的特点[1]。并且，房产档案的制作中，无论是格式还是保存方式都有法律上的明确规定，必须要根据法律的要求来登记。因此，房产档案是对房屋的客观物理状况的记录，法院也会使用房产档案作为审理工作的证据。

（三） 动态性

房产的产权状态是在变化的，尤其是在目前房产交易比较发达的情况下。房产在完成初始登记之后，还需要对房屋在产权上的变更过进行处理，这就导致房产档案发生了变化，会有新资料加入进去，体现了房产的动态性[2]。

二、房产档案在保密和利用方面的问题

（一） 开发方式单一

国内对于房产档案的利用是比较少的，知识在房屋产权出现变更或者需要抵押、查封时会发挥作用，并没有对房产档案进行充分的开发。一定程度上而言，房产档案在国内的作用只是法律上的证明，或者说仅仅在产权管理是工作中会发挥作用，导致房产档案的价值并没有被完全的挖掘和发现，降低了房产档案的利用率。

（二） 管理工作的规范化不足

房产档案的管理工作需要符合法律上的需求，比如需要根据法律要求来进行储存，在库房等硬件设施上都是有明确规定的。但是由于目前很多房产在保存管理上并没有符合要求，导致保密工作很难实现。比如由于办公条件的限制，造成库房和办公的区域之间缺少明确的划分，于是管理人员很难限制人流，造成难以对房产档案进行有效的控制[3]。并且，由于很多档案储存环境并没有控制好湿度、温度和酸碱度等等，于是档案出现老化和损坏。一些档案档案架也出现了老化的情况，并不能满足在档案数量上的要求，难以保证档案不会受到虫嗑等方面的破坏，在档案受到破坏之后，档案的保密工作就很难进行了。

（三） 档案的管理人员素质不足

在带花的档案管理工作当中，档案管理工作人员的要求很高，但是目前很多档案管理人员并不能滿足实际需求。比如，目前要求档案管理人员需要具备专业的档案管理知识，而且在计算机被大量使用的背景下，档案管理人员还需要能够使用计算机知识，房产的档案也是具备一定专业性的，房产档案的管理人员也需要了解房产相面的知识。由于知识具有很大的综合性，所以目前很多房产管理人员并不能满足这方面的需求。很多管理人员只是根据单一的知识来进行管理，导致房产档案的管理工作难以实现现代化，对于档案的开发也有很大的阻碍。目前，很多档案管理人员对于学习新知识的渴望也很低，在知识结构不断更新的情况下，依然只是使用陈旧的思想开展工作，并没有提升他们的文化素质，所以很难为现代化的房产档案管理工作服务。

三、加强对房产档案的保密和开发的对策

（一） 做好库房的建设工作

为了能够提升档案的保密水平，就需要加强库房的建设，让档案能够得到更为妥善的保存。为此，要正确处理档案的保密和利用之间的联系，完善保密工作的职能，并且方便需要使用档案的人员的查阅，让档案能够得到合理的利用。为此，必须要根据法律的要求，房地产档案修建专门的建筑进行档案管理工作，在建筑内必须要有做好不同档案的分类，分别储存在不同的库房当中，完善库房的技术设施，遵守相关的技术指标规定来进行库房的建设[4]。利用控制好库房内的温度、湿度，避免档案受到破坏，以及做好除虫方面的工作。

（二） 加强房产档案的管理工作

为了提升房产档案的保密工作效果，方便房产档案的利用，就需要以合理的方式进行房产档案的管理。在日常管理工作当中，针对可能存在的档案查阅、移出等等，必须要做好限制工作，明确档案的使用要求，在满足不同要求的情况下才允许进行查阅。同时，要做好审批工作，对档案的使用情况、使用人员做好记录。而且要定期对档案进行排查，如果发现出现泄密的情况，需要及时处理问题，并且做好补救。

（三） 提高管理人员的素质

房产档案的管理效果和管理人员的素质水平有着密切的关系，为此必须要提升管理人员的整体素质。在招聘管理人员时，必须要对人员的综合水平进行考核，同时衡量人员是否具有足够的责任感。在管理人员入职之前，还需要专门针对管理人员进行相关的业务培训工作，让管理人员能够对房产、档案管理、保密、计算机等方面具备综合性的了解。还需要通过加强学习和宣传，提升管理人员的保密思想，不断更新管理人员的知识，使其能够更好地为房产档案管理工作服务。

（四） 建立安全管理系统

在构建房产档案的安全管理系统时，需要根据国家在保密上的相关法律，构建系统的管理系统方案。而且，管理工作必须要保证设施齐全，保证数据库的安全性，避免档案信息出现泄露的问题。随着档案信息的建设速度加快，还需要注重档案管理系统在软硬件上的配合，通过建立数据库来提高安全水平。系统需要定期杀毒，建立防火墙，避免档案受到破坏和窃取。

四、结语

房产档案对于我国房地产行业的发展十分重要，为了保证房地产档案的保密和应用，就需要做好档案的管理工作，通过提高管理人员水平、加强硬件方面的建设、监理专门的安全系统，避免档案的泄露，并且通过合理的管理制度，帮助房产档案在利用上的开发。

参考文献：

[1]冯晓蕾.房产档案保密和利用工作存在的问题及具体对策[J].办公室业务，2017（13）：134.

[2]冯雪鸿.房产档案保密和利用工作存在的问题及具体对策[J].黑龙江史志，2014（15）：121.

[3]刘红兵.房产档案信息化管理存在问题及对策[J].档案管理，2016（02）：89.

[4]鲍玲莉.房地产档案开发利用研究[D].安徽大学，2015.