浅析新形势下如何加强事业单位物资管理内部控制

胡妤

摘要：随着改革开放进一步深入，社会主义市场经济体制的改革也随之进入快速发展，事业单位的各项经济管理活动也同时进行了各类变革，尤其在物资管理方面。但是，由于传统观念的制约，要进一步提高事业单位的物资管理水平，合理保障事业单位经营活动的规范运作，确保各类资产、各种材料的安全和有效使用以提升事业单位尤其是公益类事业单位服务效率，必须加强并完善物资管理方面的内部控制制度。

关键词：事业单位：物资管理：内部控制

一、事业单位物资管理的重要性

各单位或部门在开展正常的经营活动过程中，都需要具备一定的物质资源作为基础。事业单位的财产物资，是开展各项业务和经济活动的物资条件和物资基础，是保证完成行政任务和实现事业方针目标所必需的物质条件。作为事业单位尤其是为港口经济建设和服务的事业单位，不仅有种类繁多、数量较大的一般房屋、车辆、家具、器材，而且有价值昂贵的大型船舶、精密测绘仪器、电子通信设备等，还有各种材料、辅料和低值易耗品。这些属于单位的资产虽根植于单位的财务报表上，但更是真正的国有资产。

东海航海保障中心为交通运输部直属公益事业单位，为了管理各项物资在经营活动中可能流失的风险，必须要制定系列措施和制度来予以风控及管理，通过采取相关措施和实施必要程序，不仅可以减轻国家的财政负担，而且更能促进事业单位经济物资管理制度与市场机制的融合，为创造良好的社会效益及更高的社会价值奠定了扎实基础。

二、目前经济状态下事业单位物资管理存在的问题

1.管理机制不健全，岗位职责不清晰。当前很多事业单位机构改革已在逐步的推进中并采取实质性步骤完成职能转移。而东保中心还将在机构改革缓冲期内进一步深化改革。特别是本级机关，除航保主要业务管理职能以外的其他综合管理职能还存在界定不清晰现象，例如负责后勤物资的部门较分散，涉及办公室、信息处、计划处等多个规模性处室，且功能定位较模糊，工作内容有重叠并由此造成效率滞后。最重要的是，管理层重视航保业务，而忽视了必要的后勤物资管理。部分管理层，缺少对物资管理的正确认识，甚至出现后勤管理岗位职责里没有物资管理和采购，而综合秘书却承担起办公用品和低值易耗品采购的职责。这种状态直接导致了工作责任不明确、各项监督不到位以及资产使用效率偏低。

2.物资采购过于随意，导致被购物资质量难以把控。一是在配额标准下，许多材料是随意购买的。这使得采购人员在采购过程中，偶尔会根据领导的意愿进行采购，或是在未经授权的情况下进行采购。二是机构没有统一规范的物资采购计划和流程，没有把被采购物资其使用部门的认可度置于首位，这使得采购过程存在著不必要的隐性和显性风险。三是物资预算编制方法不准确，预算仅参照上年度发生的金额，缺乏一定的预见性，导致预算编制质量很低，物资预算采购的实施相互脱节。四是对于物资供应商选择较随意，例如某宝上以价格相对较低而成交。这样，事业单位对物资供应商的基本信息如企业状况、业内口碑以及其商誉缺乏了解，供应商的内部财务状况、产品质量、信誉、生产能力和售后服务更是茫然。严重影响物资的采购、使用、管理和开发。

3.管理设施系统陈旧导致物资管理手段落后。事业单位由于不够重视物资管理工作，将会在这项工作的投入力度不足，设施陈旧而导致物资管理手段过于落后。从物资申请、购置、领用、保存、消耗和报废的整个环节来看，特别是本级机关仅涉及购置和消耗两个环节，严重背离了规范管理的发展方向。缺乏先进的管理设备，不仅会降低管理者的工作效率，还会造成一些数据错误和偏差。据调查，东保中心部分基层单位物资管理部门购买进销存软件，主要从事物流经济活动的跟踪管理，如物资采购、仓储、采购等。由于人员素质参差不齐、单位内部推广度不高，未能有效发挥其辅助单位解决物资管理问题。陈旧而落后的系统将直接影响本单位的物资管理水平，因此加大投入并更新数据库管理软件尤为重要。

三、策略性的加强建立健全事业单位物资管理内部控制制度

1.推行规范化物资管理机制，尽力做好岗位标准化。抓住契机，以“规范管理提升年”为切入点，完善制度，规范流程，履行责任。以突出实效为目标，使物资管理在优化工作流程和提高效率上发挥更大的作用。根据东保中心体制机制改革的任务，进一步明确各单位、各部门和全体员工的职责，进一步明确岗位的任务、要求、权限、职责和绩效考核办法。制度和各项流程的完善不仅是事业单位可持续发展的重要保障，也是提高工作质量和效率、降低经济活动风险的重要手段。

2.提高物资管理意识，深化内部风控。事业单位物资管理内部风控意识淡薄，因此需建立内部控制制度，改变其控制理念，同时更要提高领导层面对物资管理内部风控意识。例如单位的《内部控制手册（试行）》是根据《行政事业单位内部控制标准》的规定编制的，有效实施是一个关键问题。将加强预算控制、报告控制、风险控制等各方面的控制意识，实现物资管理部门的内部控制，有效保护机构财产安全落在实处，切不可造成知易行难的局面。

3.把控管理关键点，建立物资运行管理机制。物资管理作为事业单位的基本管理，在后续的稳步发展中发挥着重要作用。目前，粗放的管理阶段已不能满足东保中心“革命化、标准化、现代化”建设的要求。科学的运行管理机制和流程是物资管理部门有序运转的关键。为此，一是必须要有完善的预算决策，后勤物资管理部门根据预算必须要强大的执行力予以配合，严格执行预算方案，保证物资的消耗和使用都在预算的规定范围之内。二是要更加完善后勤物资管理部门与其他处室的平行运营机制，强化各处室对于物资管理的风控意识，最大限度上降低物资的不必要消耗和单位运行成本。三是建立一套适合后勤物资管理的内部科学运行机制。在实施过程中，找出节点和关键点并加强对物资管理过程中关键点的管理，打开缺口降低运行成本，提高内控效率真正做到节流。具体来说，后勤物资管理部门应首先在流通部门加强物资利用的重要性。在物料流转中，要区分不同类别，将每种物料分类，建立物料库存。对物资验收、储存、盘点等物资管理流程进行梳理。为了提高物资材料管理过程的准确性，防止出现漏洞，必须形成一个闭合过程，使每个环节都公开透明。此外，在物资管理过程中，还要加强内控制度的执行力度，如涉及计划、财审、纪检等规定的，要根据规定执行，形成惯常意识将内部控制工作充分融人物资管理的日常生活中去，从而循序渐进的推进事业单位的管理水平。

4.推动物资管理信息化，提升管理人员素质。在推进信息化管理的前提下物资管理人员也亟须提升，其相关人员必须具备良好的专业素养、法律知识、职业道德和计算机技术水平。因此，在人员选择上，要严格选拔、择优录用。加强对物资管理人员的定期培训和再教育，宣传学习现代物资管理知识和最新法律法规。在知识和信息时代，为适应经济网络化和信息化的发展，事业单位应加大对物资管理的投入，采用最先进的管理手段和设施，建立网上物资信息应用系统，以节约物资材料资源，减少纸质材料的使用行为。利用计算机系统存储材料、管理信息，从而建立一个完整的系统。良好的信息平台，能提高物资管理的信息水平，提高物资利用效率。

总之，为了提高内部管理水平，提高公共服务的效率和效益，防范经济活动中的风险，事业单位必须做好物资管理工作，针对物资管理中存在的问题，制定有效的改进措施，以促进社会经济发展和航保事业的长足发展。