企业智慧档案服务模式研究

张荣亮

摘 要：本文首先描述当前大数据和智慧档案的背景下，给企业档案的服务模式带来具大的挑战，结合嘉兴发电厂研究实际情况，提出企业档案智慧服务的必要性，并结合具体应用提出了企业智慧档案服务模式的实践方法。

关键词：智慧档案;服务模式

随着知识经济时代的到来和网络技术的快速发展，档案工作逐步走向电子化、信息化、网络化，传统的档案管理正面临着前所未有的变革，特别是大数据和智慧档案的到来，给企业档案的服务模式带来具大的挑战。嘉兴发电厂在智慧电厂建设过程中，结合实际情况，在发电企业档案信息化管理基础上，对企业智慧档案服务模式进行研究，旨在突破数字档案室档案信息收管存用的观念、范围、模式，建立“档案数字化管理与智慧服务一体”的智慧管理平台。在传统档案服务基础上建立更加智能化的服务方式，推动企业智慧档案室的应用模式的改变和管理模式创新。

一、智慧档案服务模式研究背景

嘉兴发电厂是浙江省档案系统的优秀企业和浙能集团系统档案工作先进集体，经过多年档案信息化建设，整合数字化档案信息资源，着眼于档案资源收集、档案数据库的建设、档案信息资源开发利用，充分发挥档案的经济效益。以档案信息服务创新和流程管理创新为重点，全面实施规范化、可共享的档案基础数据库项目建设，以及生产运行过程中科技档案中图纸的动态管理。实现档案的信息化管理，已满足全公司员工对档案需求的及时实时要求，最大程度地实现档案利用价值，适应公司现代化管理要求。

1.为满足智慧电厂建设的档案信息需求。嘉兴发电厂从2017年开始已着手智慧电厂建设，努力打造智慧管理平台。开展智慧档案研发，可以更好地与智慧管理平台进行融合，为实现档案目标提供保障。

2.为满足智慧电厂持续发展的档案信息需求。智慧电厂创新发展过程中，档案以其知识属性成为知识创新和科技创新的必要条件，成为科学决策的依据、知识共享的承载以及科技创新的基础。档案作为智慧电厂战略目标实现的重要保障，是智慧电厂基础架构的重要组成部分。

二、企业档案智慧服务必要性

1.智慧电厂建设推动档案信息服务理念变革

服务理念是智慧档案信息服务的灵魂。在当今智慧企业建设的大背景下，档案服务角色的改变无可避免，对档案而言，需要对档案信息资源进行收集、挖掘开发，经综合分析与提取形成企业的智慧信息，并将其应用于企业的领导决策、生产经营管理和各项生产服务中，同时需要为企业职工提供全方位、便捷的服务，档案室要根据企业职工的利用档案的情况，及时推送服务。嘉兴发电厂随着档案数据的越来越丰富，企业内的档案数据资源也越来越多，这些数据资源的有效管理和充分利用，对于企业的未来發展决策将提供数据支撑，对于企业的未来人才培养将提供有力的支持，因此如何主动提供这些数据资源，让企业职工感受档案信息带来的新的服务方式，也是作为智慧电厂建设一个重要内容。

2.基于大数据的数字化档案室促进档案服务模式创新

在企业档案信息逐步实现档案数字化之后，企业档案到通过建立档案信息数字库和档案信息管理系统实现了档案的信息化管理和数字化管理，在档案信息资源数据库中的每一份档案它们不再是“孤岛”，档案信息资源之间具有关联性，企业职工可以随时随地获取他们所需要的档案信息。同时用户对档案使用的便捷性要求更高，特别在大数据的数字化档案的背景下，在海量数据中如何查询档案信息，如何准确地在海量数据中找到所需信息，是档案利用服务首先需要解决的问题。

3.知识化管理推动档案信息服务策略调整

嘉兴发电厂自成立至今已20多年，所拥有的馆藏资源如今已经非常丰富，科技档案案卷达4万多卷，文书档案、特种载体等档案达10多万件，档案室所面临的最主要问题不再是保存档案和单纯的利用，而是要满足用户知识性和专业性的信息需求，知识服务为企业职工提供的不再是简单的诸如档案查询、借阅等基础服务和简易的信息获取方式，而是从海量的室藏档案信息中提取有用信息并进行整合归类，实现档案信息资源的增值利用。知识创新服务要求在为用户提供服务时，不必拘泥于传统的信息服务程序和方式，而应结合新的互联网技术和移动网络设备，针对企业内不同用户的需求，为其提供科学的、新颖的信息，实现服务内容和服务模式的策略调整。

三、企业智慧档案服务模式的实践方法

1.构建多元档案资源智慧收集平台。一是建设基于文档一体化的电子文件接收、管理，加强电子档案的接收和管理;二是从档案信息需求出发，建设数据采集管理平台，同时采集各种企业内部业务信息共建共享平台数据，实现对档案资料以及各种媒体信息的智能采集和自动归档。

首先，档案管理标准化，一方面加强了档案制度建设，实现档案管理的规范化、标准化和科学化管理，通过规范档案著录工作以及元数据的规范性，保证输入计算机数据与信息的准确性，统一分类号保证检索查全率，规范题名保证检索查准率。另一方面通过加强对规程和系统图等技术标准受控文件统一管理，强化了标准的唯一性、严肃性。

在保证原有业务数据收集同时，通过对业务流程的嵌入式管理，运用业务流程的前端控制，针对设备技术改造异动采集有效档案数据，保证档案资源的有效利用，提高利用率。在应用系统中，定义了所有的办理步骤及办理顺序，每一办理步骤并不分配给所有参与者，而是分配给某一特定的角色。不同专业的图纸，分别由不同的部门主管负责图纸的最后批准。图纸最后批准也就是在流转库流程最后环节进行确认，完毕后归入预归档库由档案人员进行相应档案处理。通过这些程序的执行后，可确保生产技术人员及档案室归档保存的档案资料始终保持同步一致，从而达到“最新版本的”标准竣工图，消灭不同版本图纸在专业技术人员中流传而带来的危害性。

2.以档案数据库建设为切入点，设计保管理期限自动鉴定的元数据库，提出符合企业档案实际的鉴定规则对自动鉴定进行规约，最大限度实现鉴定准确性和自动化。

在系统实现中，档案业务管理员需要先设定好归档范围与保管期限，系统提供归档范围和保管期限对应表的管理维护功能，保管期限自动鉴定功能是为了方便档案人员对已整理好的档案进行鉴定保管。系统通过不同分类号与保管期限做对应，使档案人员只需要点击一次就能批量鉴定档案，不需要人工判别手动修改，这大大加快了档案的鉴定速度。

3.通过各种方式向用户提供需要的档案，提供档案信息推送和相似性搜素，同时通过移动终端和智慧平台进行档案智能检索，实现档案信息服务移动化和智慧化。

档案移动服务是通过智能移动设备以APP形式提供档案信息服务的应用系统，是适应移动互联网社会化广泛应用背景下新的档案信息资源共享服务形式，是数字档案室利用服务的创新手段。立足本单位的特色，结合实际情况推出有鲜明特征的服务内容，为企业档案利用提供新的智慧利用模式。同时加快推进各种智慧技术在档案管理中的应用，将档案管理系统与综合业务管理系统做接口，实现档案信息一体化管理、智能化管理。

4.建立岗位档案知识服务专题数据库，主动为相关岗位提供档案知识，实现为生产部门专业人员档案知识的定期推送，进行档案知识化管理。

嘉兴发电厂结合实际情况，根据各部门岗位的性质以及与岗位相对应的专业知识，对档案管理系统进行智慧化升级改造，优化完善档案查阅平台;同时通过建立档案知识库模型，岗位知识信息库能将收集到的科技档案按分类号与对应的岗位进行自动匹配，从而让用户只需要点击各自的岗位就能学习对应的岗位知识，而不需要大范围查找，同时内容更新进行定期推送，完成档案知识化管理。

综上，解决新问题需新理念、新思路、新技术，借助现代高科技的技术手段和设备，提高档案工作的现代化水平。档案管理部门和人员，要根据新时代的要求，跟上新时代的步伐，找准档案工作新的切入点，牢固树立档案服务意识，突破传统的档案服务模式，真正做到企业的中心工作延伸到哪里，档案工作就服务方向到哪里，为企业真正带来经济效益。因此企业在巩固智慧档案建设基础上，积极开发智慧档案的新功能，将档案信息化建设推向新阶段，也是今后需要努力的方向。