浅析有效提升医院档案管理效率的策略

仲维玮

摘 要：医院档案是医院在医疗、科研、教学、行政事务管理工作中形成的，它从不同角度客观反映了医院发展过程中的各类工作、事件和人物，是医院发展历史的见证。深化医疗改革工作的持续推进，对医院管理工作的提出了更高的要求，因而，医院的档案管理工作也面临着新的挑战。目前，医院档案管理的效率还不够高，在档案管理工作意识、管理人员业务水平、管理制度建设及管理手段等方面还存在一定的问题，准确把握现代医院管理目标和特点，加强医院檔案管理，提升医院档案管理效率，是医院档案实现全面现代化管理的重要途径。本文立足医院档案管理现状，对医院档案管理中存在的问题进行剖析，并提出有效提高医院档案管理效率的策略。

关键词：医院档案;档案管理;档案管理策略

在新时代背景下，国家加快推进分级诊疗制度建设、建立健全现代医院管理制度、持续推进全民医保制度等政策的出台，既为医院的发展提供了新的方向，也为医院管理带来的更大的挑战。档案管理是医院管理的基础工作之一，档案资料为医院医疗及行政管理等工作的开展提供了准确的信息参考，提高医院档案管理水平，充分发挥档案管理作用，对医院管理水平的提升有着十分重要的意义。为进一步发挥医院档案在医院职能活动和日常管理中的作用，必须要提升医院档案管理工作的效率，实现档案管理工作的规范化、科学化、现代化。

一、医院档案管理的重要性

1.为医院现代化管理的开展提供信息参考

医院档案是医院建设和发展的重要资料见证，记录了医院自建设以来所有发展活动和医疗活动的重要资料。医疗档案的内容范围广，涵盖了医院各项业务的过程性文件，不仅包括医疗活动、可研活动、设备质量管理、医院基础建设、行政管理等内容，还包括医院在发展过程中所取得的管理经验、成绩成果、改进策略等，通过医院档案资料可以了解医院一段时间内的发展情况，从而更切合实际的制定发展目标，是管理决策更加的科学化。因此说，做好医院档案管理工作对医院现代化管理工作的开展有着十分重要的意义。

2.为医院科研工作的开展奠定基础

医院科研活动是基于医疗水平现状和历史成果的基础上开展的，已经取得的临床医疗数据以及资料是进一步开展科研探索的基础。医疗档案汇总了医院管理、科研、建设、资产设备等多方面工作的资料，能够为可研工作的开展提供大量的临床医学数据作为参考，为医院医疗科研活动提供重要的数据支持。

3.为处理医疗矛盾提供直接证明

医疗档案能够对医生开展诊疗活动的全过程进行记录，客观、准确的反映了医护工作人员和患者在治疗过程中的具体内容，一旦出现了医患之间的矛盾，可以通过查阅现相关的医疗档案对产生矛盾的问题进行核实确认，还原事实真相。此外，开展医疗档案管理能够督促医护人员强化医疗规范，履行岗位职责，从而减少医患矛盾发生的概率。

4.促进医院综合管理能力的提升

医院档案管理工作是医院管理工作的基础，它能对医院开展的各项工作进行详细记录，包括人事管理、财务管理、医疗活动等多方面的内容，通过档案资料能够反映出医院在一定时期内各类管理工作开展的情况，提醒管理者和参与者必要的反思和改进，从而促进医院综合管理能力的提升。

二、当前医院档案管理中存在的问题

1.医院对档案管理工作重视程度不足

医院对档案管理重视程度不足是当前医院档案管理中的主要问题之一，大部分医院将工作的重心放在了医疗和科研方面，不重视档案管理这类基础工作，导致医院档案管理工作不规范、医院档案的利用率不高，一些医院甚至出现了档案丢失等情况，对医院造成了不同程度的损失。此外，由于对档案管理的重视程度不足，容易导致医院档案管理工作人员缺乏工作积极性，久而久之，管理意识逐渐模糊，严重影响了档案管理工作的开展。

2.医院档案管理人员综合素质偏低

档案管理人员的素质和能力在一定程度上决定了档案管理的水平，然而，在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，此外还存在档案管理人员数量不足的情况，上述问题直接导致了档案管理工作效率过低、工作质量较差的结果。造成这一情况的原因主要有三个方面：

一是部分医院的档案管理工作人员不具备专业的档案管理知识背景和操作能力，无法按照要求开展档案整理、档案分类、档案存储、档案台账更新等业务工作，甚至频繁在管理过程中出现档案数据错误，严重的可能还会对医院的经济效益和未来的发展造成影响。

二是部分医院缺少专职的档案管理人员，档案管理由其他管理人员兼任，其日常工作量较大，事务繁杂，工作精力不足，进而也导致了处理事务不能及时有效，相关工作不能有序开展实施。

三是缺少对于档案管理人员的培训考核机制，档案管理人员局限于现状，不能与现代化管理理念接轨，业务水平停滞不前。同时，由于缺乏竞争考核机制，档案管理人员逐渐形成“干多干少一个样，干好干坏一个样”的心里，严重影响档案管理水平的提升。

3.缺乏系统的档案管理机制和必要的档案管理制度

档案管理格局混乱、管理机构不健全、管理职能不明确是缺乏系统档案管理机制的突出表现，这些问题严重制约了档案管理工作的开展，同时，部分医院重视病案记录，轻视其他档案管理方面的制度，导致档案管理行为不够规范。

4.信息管理系统和手段的现代化程度不足

随着信息技术的飞速发展，当今社会开始进入全面信息化的时代，大量的电子信息生成，逐渐取代了传统的纸质媒介，加快医院档案管理工作的信息化转变是不能忽视的发展问题。然而，当前医院档案管理的信息化技术水平还比较低，档案管理的手段还比较落后，大量的纸质档案还没有转化为电子信息档案，对于电子信息数据的处理效率还比较低。未来的发展趋势已经十分清晰，档案人员必须集中精力搞清楚开发什么样的程序和技术来长期保存数字格式的馆藏，逐渐减少不必要的纸质档案，实现档案管理的全面现代化。

三、提升医院档案管理效率的策略

1.强化医院档案管理意识

强化医院档案管理意识是医院档案管理工作开展的前提，要想有效的提升医院档案管理效率，就需要加强医院档案管理人员的管理意识，从医院管理角度，将档案管理这项工作列為重点，积极宣传其意义及必要性，在医院内形成良好的环境，让医院领导与员工对这项工作的意义产生共识，得到了更多的支持。

2.提升医院档案管理人员的综合素质

优秀的管理人员可以有效的提升档案工作的专业性以及后续工作的落实程度、工作效率、工作成果，因此，要通过多种渠道和手段对医院档案管理人员的综合素质进行提升，以高素质的人员来促进医院档案管理工作的有效开展。

一是对档案管理工作人员定期进行专业知识培训，针对培训内容开展培训后考核，将考核结果与工作人员绩效薪酬联挂，督促档案管理工作人员业务提升。

二是树立工作人员的档案服务意识，让工作人员在工作过程中端正自己的态度，认真负责的进行医院档案的收集整理，通过鼓励先进的方式，带动团队服务水平的提升。

三是并让档案管理工作人员和同行之间进行业务交流，促进档案管理工作人员管理意识的提升和管理方法的改进，使医院档案管理工作的质量和效率得到全面提升。

3.完善的医院档案管理机制及管理制度

明确档案管理的职能主体，明确各类档案工作职责，通过完善医院档案管理制度来规范医院档案管理工作，约束工作人员在管理工作中的行为。首先要建立专门的医院档案管理机构，由专业人员对档案进行管理;其次要对档案管理工作进行细化分析，结合国家、地方及医院自身的要求，制定并完善档案管理工作制度;最后还要建立相应的档案管理监督系统和考核系统，通过不定期的考核和监督来加强医院档案管理工作的建设力度，提升医院档案管理工作的管理效率。

4.加快医院档案管理现代化建设

根据时代的变化加快医院档案管理现代化的建设，引进信息设备，让具有一定信息技术知识和档案管理专业知识的复合型人才进行管理工作，以有效的信息网络系统建设来让医院档案工作进行科学有序的分工，促进医院档案管理效率的提升。当然，医院档案管理信息化建设是一项较为复杂的工程，在加快建设脚步的同时也要注意信息建设的质量，保证医院档案管理工作能有效进行。

四、结语

综上所述，医院档案管理对于医院的发展和经济效益的提升具有积极的意义。在医院档案管理工作开展的过程中，积极应对现有问题，破除管理效率低下的瓶颈，制定一系列切实有效的解决办法及保障措施，推动医院档案管理效率的提升，从而逐步实现医院档案管理信息化、智能化、现代化、规范化。

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