浅析互联网背景下档案管理信息化的建设方法

白素娟

摘 要：基于互联网背景下，传统档案管理方法存在诸多不足，难以顺应互联网时代档案管理的发展需要。与传统档案管理模式相比较，档案信息化建设顺应了互联网时代档案管理发展的趋势。基于此情况下，本文主要对其信息化建设的重要性作出阐述，并简单的指明了档案管理信息化建设存在的问题，以此为立足点提出了几点信息化建设的建议。

关键词：互联网;档案管理;信息化;重要性;建设方法

一、 档案管理信息化建设的重要性分析

1.有效提高档案管理的效率

基于传统档案管理来讲，例如档案的录入、档案查找、档案分类等都需要人工操作方式进行。当前这种操作方式，不但管理效率较为低下，而且存在较高的错误率。基于当前这些问题，相关管理部门运用信息技术解决这些问题，将现代信息技术与档案管理工作进行有机结合，建立新型的信息化档案管理模式，进而实现以计算为载体的信息化、电子化档案管理。而信息化档案管理能够提供快捷的档案查询，浏览、及传输等操作，在一定程度上提高了工作效率。此外，信息化档案管理目标的实现，还有助于节约人力、财力、以及物力等，这在很大程度上保证了档案管理的规范性。

2.增强档案资源的共享性

基于互联网技术的信息化档案管理模式，能够增强档案信息管理的共享性。在实际的档案管理过程中，由于档案具有不可复制性特征，因此要想实现档案的异地查阅，则其难度系数相对较高。基于此情况下，通过实现档案的信息化建设，成功的解决了上述存在的问题，弥补了其存在的缺陷，对于实现异地查阅发挥着重要的作用。此外，将有价值的可共享档案信息实现网络共享，有助于提高档案资源的利用率，尽最大程度化发挥出档案管理的作用。

3.提升檔案的安全性

档案的安全性主要体现在两个方面的内容，即物理安全与内容安全。由于传统档案主要以纸质存档为主，因此这些纸质档案极容易受到温度与湿度所影响，而存储时间面临着较大的挑战。而电子档案的出现，成功的解决了传统纸质档案存在的问题，同时也解决了档案存储期限问题。在电子档案的实施过程中，可通过安全备份实现档案长时期的存储。此外，传统纸质档案在异地传输，或者异地搬运过程中，极容易受到外界因素所干扰，例如自然因素与人为因素，这就增加了纸质档案被破坏的程度。但是，随着互联网技术的不断发展，电子档案传输成功的取代了传统纸质档案传输方式，解决了传统档案传输存在的问题，有效的避免了纸质档案传输过程中对档案的损害，极大的提高了档案的安全性。

二、档案管理信息化建设面临的问题分析

1.重视程度不够，工作趋于形式化

由于国内区域经济发展不均衡所影响，东西部经济发展具有一定的差异性，致使人才面临着双向的选择机会。基于当前这种形式下，为档案管理工作带来全新的挑战。同时，档案的数量会随着新增人才数量的增加而得到相应的增加，这在一定程度上增加了档案管理工作的难度系数，同时对于档案管理工作也提出了更高的要求。但是，在人才市场的档案管理中，并没有给予档案信息化建设足够的重视，也没有意识到其信息化建设对于档案管理的重要性。由于人才市场这种错误的管理观念，致使信息化档案管理趋于形式化，没有最大程度化发挥档案资料的效能，导致档案管理信息化建设的遥遥无期。

2.传统管理方法为主，投入力度不高

基于互联网时代背景下，先进的互联网技术逐渐走入人们的生产生活中，在一定程度上改变了人们的生活方式，促使计算机信息管理在人们的生活中扮演着重要的角色。对于档案管理工作而言，实现档案信息化建设，不但可以对当前档案管理工作进行合理优化，降低人为主观因素影响，而且还能够提高档案管理的效率，减少档案管理工作强度，促使档案管理向着数字化、信息化方向发展。基于当前人才市场档案管理现状分析，仍然以传统档案管理为主，并没有随着时代的变化而对档案管理工作作出实质性的突破。同时，整个信息化建设的水平不高，对于档案管理科技投入不足，没有充分发挥出信息技术的优势，致使当前档案管理工作的整体效率不高，严重阻碍了档案管理的信息化建设。

3.档案管理人员能力有待提高

在互联网背景下，档案信息化建设除了以上介绍的问题以外，还包括以下方面问题。其一，在档案信息化建设过程中，档案管理人员作为档案管理工作的主体，档案管理人员素质的高低，在很大程度上影响着档案信息化建设步伐。但是在实际的档案信息化建设过程中，绝大部分档案管理人员缺乏专业的信息技术处理能力，整体业务水平有待提高，导致其无法致力于档案信息化建设。其二，互联网时代为档案管理工作带来发展机遇的同时，也为其带来重大的挑战。而相关档案管理人员缺乏应对挑战的能力，不能够根据当前档案管理实际情况，制定出相关应对挑战的策略，致使档案管理工作存在一定的隐患，对档案信息化建设造成了严重的影响。

三、互联网背景下档案管理信息化的建设方法

1.建立高素质的档案管理队伍

提高档案管理人员的综合素质可从多方面入手。首先对于档案管理人员，根据档案信息化建设的要求，应加强专业技能培训，使其充分掌握相关行业的规范，档案管理的流程、专业技术水平、从整体上提高档案管理人员的业务能力，以满足档案信息化建设的需要。为了能够保证技术培训达到预期的效果，还需要针对实际培训的情况，强化对相关档案管理人员专业技能考核，检验其培训的成果。此外，档案管理人员的继续教育与培训也是综合素质提升的有效渠道，及时掌握档案管理发展的新动向，了解档案管理的新知识，促使档案管理人员的知识结构得到合理优化，从而提升相关档案管理人员的管理能力与服务能力，增强其档案管理信息化建设的意识。其次，面向社会公开招揽一批全能型的专业技术人员，以考试的形式进行人才选拔，通过引进一批具有高素质、高水平的管理人才，有助于充实档案管理团队整体素质，为档案信息化建设提供重要的保障。

2.重视信息化建设，建立数据库

档案管理工作作为档案信息化建设的关键环节，对于档案信息化发展具有重要的意义。因此，档案管理者在日常的工作中，要充分运用互联网技术的应用优势，树立正确的档案管理意识，提高对档案信息化建设的重视程度，为档案管理实现信息化提供重要的决策支持。此外，实现档案信息化的管理目标，不但可以提高其工作效率，而且还符合互联网背景下档案管理发展的实际需要。因此，档案管理人员要充分发挥出档案信息化建设的优势，在信息技术运用的基础上，根据当前档案管理的实际情况，建立档案目录等多种数据库，为各项工作的开展提供重要的保障。通过建立档案数据库，有助于实现对存档人员信息的进行合理规范，并且在当前的基础上，建立可以共享的各类档案目录数据库和案卷及档案数据库。尤其在数据库的作用下，确保档案名称的检索更便利化，实现档案信息资源的充分利用，进而实现档案信息化建设的目标。

3. 制定统一规范的标准体系

基于互联网背景下，档案信息化建设需要做好相关的准备工作，确保其有组织的顺利推进。因此，在档案信息化建设的过程中，需要做好以下两点工作：其一，信息化建设的最明显之处在于传统纸质档案转变为电子档案，这也是档案管理的新突破。与传统纸质档案相比较而言，电子档案存在诸多方面的优势，尤其体现在存储与管理方面。对于纸质档案的储存而言，为了提高其存储的安全性，则需要做好安全保护方面的措施，强化安全防护建设，消除纸质档案存储存在的危险因素，促进档案信息化建设。其二，合理规范档案管理的基础工作，制定统一规范的标准体系，促进档案信息化建设向着规范化、标准化方向发展。

4.强化档案信息化基础设施建设

在档案信息化建设过程中，为了保证该项工作能够顺利开展，则需要做好其基础工作，强化起基础设施建设。尤其在互联网背景下，要想实现档案信息化建设的目标，必须完善相关配套设施，才能够为档案信息化建设提供重要的保障。而档案信息基础设施涉及到诸多方面内容，其中主要包括计算机软件设备、硬件设备、各类辅助设备、以及基础网络等。在做好以上工作的前提下，还需要做好其他方面基础设施建设。根据当前档案管理的发展需要，需要加大资金投入，配备相应的信息设备，确保档案管理各项基础工作的顺利开展，例如档案信息系统管理软件，光盘刻录机、扫描仪等。只有做好基础设施建设，才能够为档案信息化建设提供重要的保障。

四、结语

综上所述，随着互联网技术不断的深入发展，先进的互联网技术在各个生产领域得到了推广，并且为各行各业的发展发挥着重要的作用。档案管理作为各行各业的重要工作领域，传统的人工管理模式已经无法满足其发展需要，并且在长期的管理过程中整体效率偏低、安全性不高等问题。基于当前这种情况下，需要创新档案管理模式，提高档案管理水平具有重要的意义。因此，必须运用先进的信息技术强化对档案管理，实现档案信息化建设的目标。档案信息化不但有助于保证档案管理工作的规范性，而且还能够提高其管理效率，成功的解决了传统档案管理存在的问题，满足了档案管理的现代化管理需要，进而推动档案管理向着数字化、信息化、智能化趋势发展。

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